Älä hae, vaan löydä – Office Delve tuo tärkeimmän tiedon luoksesi

, , , , ,

Microsoft julkaisi Office 365 -pakettiin kuuluvan Office Delven syyskuussa. Kevääseen 2015 mennessä myös ne organisaatiot, jotka eivät ole ensijulkaisujen (First Release) piirissä saavat sen käyttöönsä. Nyt on siis hyvä hetki tutustua siihen, mikä oikein on Delve.

Delve selvittää Office Graphin avulla, kenen kanssa ja minkä parissa työskentelet ja näyttää sen perusteella merkityksellisimmän sisällön. Office Graph analysoi kehittyneillä koneoppimistekniikoilla työverkostosi päivittäin Office 365 -palvelussa suorittamia toimia, joita ovat esimerkiksi tiedostojen muokkaukset ja tarkastelut. Jokaiselle käyttäjälle Delve näyttää hieman erilaisen näkymän kiinnostuksen kohteiden, toimintojen ja käyttöoikeuksien mukaan. Delven tavoite ei ole auttaa sinua vain etsimään tietoa, vaan se pyrkii tarjoamaan tarvitsemasi tiedon valmiina, jolloin etsiminen ja hakujen käyttäminen on tarpeetonta. Mitä enemmän sinä ja työtoverisi teette yhteistyötä tarkastelemalla, muokkaamalla ja jakamalla toistenne tiedostoja, sitä hyödyllisempi Delve on teille kaikille.

Office Delve

Office Delve yhdistää tiedon ja ihmiset.

Tottunut haun käyttäjä saattaa ajatella, että Delve ei tarjoa mitään uutta ja haut toimivat nykyään tarpeeksi hyvin. Se on totta, mutta kuvittelepa tilanne, jossa et muista tiedoston tallennuspaikkaa tai otsikkoakaan: olit esimerkiksi palaverissa kollegasi kanssa, hän näytti sinulle tiettyä PowerPointia ja nyt haluaisit tarkastella sitä uudelleen. Et tiedä, mihin kollegasi tiedoston on tallentanut, et muista tiedoston nimeä, etkä ole edes varma, onko tiedoston tekijä kollegasi. Delve tunnistaa, että olitte samassa palaverissa ja että kollegasi tuolloin avasi ja esitti sinulle tietyn PowerPointin. Kyseinen tiedosto näkyy näin ollen Delvessä Presented to Me -kohdan alla. Tällä hetkellä Delve nostaa sisältöä vain OneDrivesta, SharePointista ja Yammerista, mutta myöhemmin mukaan otetaan myös muut Microsoftin tuotteet kuten OneNote, Lync ja sähköpostin liitteet. Office Graph hyödyntää lisäksi sähköpostien sisältöjä, vaikka sähköpostit eivät Delvessä näykään.

Delven ajatus on kytkeä tieto ihmisiin, joiden kanssa työskentelet. Ajatellaanpa, että kollegasi Liisa on näyttänyt sinulle tiedostoa, joka liittyy oppimiseen. Jos käytät mitä tahansa hakutoiminnallisuutta ja yrität etsiä hakusanalla ”oppiminen”, saat vastaukseksi valtavan määrän tiedostoja. Delvessä taas etsit tiedostoja, joiden parissa Liisa on työskennellyt: klikkaamalla Liisan nimeä näet käyttöoikeuksiesi puitteissa kaikki ne tiedostot ja henkilöt, joiden kanssa Liisa on tehnyt töitä. Sinun ei tarvitse enää muistella metatietoja, sisältöjä tai sijainteja, vaan voit yhdistää tiedostoja ihmisiin. Henkilön nimi on paljon helpompi muistaa kuin tiedoston nimi tai metatieto. Kun koko tiimi käyttää Delveä, vähenee sähköpostilla lähetettyjen liitetiedostojen ja aikaa vievien statuspalaverien määrä, eikä ihmisten tarvitse koko ajan kysellä toisiltaan tiedostojen sijainteja.

Näen jo nyt omasta Delvestäni aina nettisivujemme uusimmat blogikirjoitukset, jotka markkinointimme tallentaa OneDriveen julkaistessaan jutun. Enkä malta odottaa aikaa, kun minun ei tarvitse enää lähettää esimiehelleni asiakaspalvelun vasteaikaraportteja, vaan hän näkee aina omasta Delvestään, kun olen luonut uuden raportin. Näiden esimerkkien osalta Delve vähentää omaa raporttien lähettämistä sekä manuaalista sisäistä tiedottamista. Pysyn koko ajan automaattisesti kärryillä kaikessa itselleni relevantissa tiedossa.

Lue lisää Delvestä mm.

  • A milestone for Office Delve
  • Introducing Delve (codename Oslo) and the Office Graph
  • Office Delve mullistaa työyhteisöjen sisäisen tiedonhaun
  • Stay in the know with Office Delve
0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *