Älä lannistu SharePointin edessä

,

Loppukäyttäjien suhtautuminen SharePointiin tuntuu välillä melko huolettoman kyyniseltä. Taannoin pitämässäni SharePoint-koulutuksessa eräskin koulutettava ironisesti totesi, että ”melko vakaa järjestelmä”, kun pilviympäristössä oleva koulutusympäristö tarjosi tuon tuostakin virhesivua. Yleistunnelma tuntuu olevan se, että tietokoneet eivät suinkaan tee elämästä helpompaa vaan ehkä jopa vaikeampaa. Osa tuskaili, kun näytölle ilmestyi virheviestejä, mutta osa oli jo oppinut suhtautumaan rennosti erilaisiin kummallisuuksiin ja virheisiin: ”Eihän niille mitään kuitenkaan voi”. Järjestelmät tuntuvat elävän omaa satunnaista elämäänsä ja luottamus on koetuksella.

Silti samaan hengenvetoon, kun SharePointia, pilviympäristöä ja muitakin järjestelmiä manattiin, oli käyttäjien mielessä myös alistuminen siihen, että tämän parempaan tuo tietokonekansa nyt ei vaan pysty. Vaikka SharePoint aiheuttaakin välillä ahdistusta, on se kuitenkin markkinoilla olevista järjestelmistä kokemukseni mukaan paras ja vakain.

Kouluttajana on todella kiusallista, kun opetuksen kohteena oleva järjestelmä temppuilee ja antaa mitä ihmeellisempiä virheitä. Ja sitten yhtäkkiä taas toimiikin. Siinä saa verbaalisia lahjojaan pistää äärirajoille, kun yrittää pitää koulutettavat rauhallisina ja ehkä vähän naureskellakin tilanteelle. Milloin syyn niskaansa saavat tietoverkot, jotka eivät toimi, milloin järjestelmätoimittajat.

Pilven paras ja huonoin puoli on se, että kun asiat eivät toimi, et voi tehdä sille muuta kuin levitellä käsiä. Teknisille järjestelmien ylläpitäjille se taitaa olla huono puoli, kun taas kouluttajalle se aiheuttaa vähemmän hikisiä hetkiä. Minusta ainakin tuntuu mukavammalta manata jotain suurta ja kasvotonta kuin sitä ”Teppoa” tuolla it-tuessa. Pilviympäristöjen virheet korjataan myös nopeasti, eikä käyttäjän tarvitse olla huolissaan siitä, sattuuko ”Teppo” olemaan lomalla tai sairaana. Pilvelle luvataankin lähes poikkeuksetta 99,9 prosentin toimintavarmuus.

Toki joukkoon mahtuu aina niitä innostuneita ja jopa SharePointia ylistäviä yksilöitä. Jos sellainen sattuu organisaatiostasi löytymään, kannattaa hänen innostuksensa valjastaa hyötykäyttöön. Monen organisaation kokema ongelma – kuinka saada henkilöstö käyttämään uutta järjestelmää? – ratkeaa kummasti, kun operaatiota johtaa jo yksikin aidosti innostunut. Innostus tarttuu. Joku hurmaantuu hallitusta metatietojärjestelmästä, toinen luetteloiden mukana tulevista helposti luotavista lomakkeista. Yhdelle tärkeitä tuntuvat olevan kaikki Officen yhteiskäyttötoiminnallisuudet: miten tallennan suoraan SharePointiin, kuinka saan SharePointin kalenterin Outlookiin.

Käyttäjät ovat vuosikymmenten varrella jo niin tottuneet tietojärjestelmien ja tietokoneiden virheisiin, että yleissuhtautuminen on melko kyynistä. Jos jokin toimii moitteetta, se on pikemminkin iloinen yllätys kuin oletus, kuten sen soisi olevan. Valonpilkahduksiakin kuitenkin löytyy. Koska SharePoint on laaja ja monikäyttöinen järjestelmä, löytää jokainen siitä varmasti piirteen, josta voi sanoa pitävänsä. Paras tapa tutustua ja ihastua SharePointiin on tietysti kouluttautuminen!

4 replies
  1. Avatar
    Antti Kontiainen says:

    Minun sydän aina sykkii hiukan kovemmin, kun näen innostunutta ryhmätyöskentelyä, jossa kukin löytää oman roolinsa yhteisössä. Yksi visioi, toinen luo sisällön, kielipoliisi korjaa vihreet, graafisesti orientoitunut kuvittaa, informaatikko luo taksonomian ja joku insinööri vielä konfiguroi hakukoneen asetukset oikeaksi.
    Useamman kerran nähnyt tuollaisen innostuneen porukan työskentelevän yhteisen hyvän eteen tietojärjestelmää hyödyntäen, ja sitä on ilo ohjata ja katsoa. Siinä avainasemassa onkin mainitsemat innostuneet ihmiset, heidän koulutus, tukeminen ja vapauksien anto. Hyvä kirjoitus! Kiitos siitä.

    • Avatar
      Anu Nevalainen says:

      Aivan, vielä voisi miettiä pelillistämistä innostuneen tiimin ryhmätyön
      ohjauksessa. Mitä kaikkea sillä vielä saavutettaisiin ja miten pidetään
      innostus palkitsemisen ja motivoimisen avulla yllä.

      Ja kiitos
      palautteesta!

  2. Avatar
    KatjaS says:

    ”Vaikka SharePoint aiheuttaakin välillä ahdistusta, on se kuitenkin
    markkinoilla olevista järjestelmistä kokemukseni mukaan paras ja vakain.”
    Olisi kiinnostavaa tietää vieläkö olet tätä mieltä ja tarkentaisitko ”markkinoilla olevia järjestelmiä”, joihin SharePointia vertaat?

    • Avatar
      Anu Nevalainen says:

      Hei Katja, pahoittelen lomista johtuvaa myöhäistä vastausta! Kyllä mielestäni muun muassa SharePointin monipuolisuus, sen yhteensopivuus Office-työkalujen kanssa sekä tietoturvallisuus tekevät siitä parhaan. Helppokäyttöisyys toki jakaa mielipiteitä, mutta itselleni se on looginen. Muita vastaaviin tarkoituksiin käytettäviä järjestelmiä ovat mm. Confluence, Liferay, Tridion, Lotus Notes (ehkä enemmän jo väistymässä). Kävin vastikään kouluttamassa organisaatiota, joka siirtyi Tridionista SharePointin käyttäjiksi ja moni oli siellä(kin) sitä mieltä, että SharePoint on loogisempi ja toimii paremmin ja oli jopa innoissaan. Toki aina löytyy myös niitä, jotka ovat eri mieltä 🙂

Comments are closed.