Hurahtaneena Microsoftin OneNoteen

, ,

OneNoteLähes kaikki järjestelmien käyttöönotoissa mukana olleet tietävät, miten vaikeaa joskus on saada jalkautettua tietyt toimintatavat osaksi organisaation kulttuuria. Olen itse erittäin aktiivinen OneNoten käyttäjä: ohjelma on minulla jatkuvasti auki ja käytän sitä sekä työssä että vapaalla. Jopa tämän blogikirjoituksen muotoilin ensin OneNoteen. Silti välillä tuntuu, että puhun seinille, kun yritän saada kolleganikin ymmärtämään OneNoten erinomaisuuden. Toisaalta muistan omankin hitauteni, kun minulle esiteltiin OneNotea ja silti vain sitkeästi pitkään käytin Muistiota ja muita ohjelmia. Keräsin tähän joitakin omasta mielestäni korvaamattomia OneNoten ominaisuuksia siinä toivossa, että näppärä ohjelma auttaisi muidenkin elämää.

Jos jokin on pieni suuri ohjelma, niin OneNote.

Ensimmäisenä OneNoten avaavana oivalluksena tajusin, että sinne laitettavaa sisältöä ei tarvitse tallentaa erikseen, vaan kaikki tallentuu automaattisesti! Vaikka sitä kuinka yrittäisi muistaa tallentaa esim. Office-tiedostoja, niin aina tallentaminen jossain kohtaa unohtuu, Jos automaattisesta tallennuksesta ehtii kulua aikaa, niin kyllä se harmittaa kirjailla asioita uudelleen sovelluksen kaaduttua.

Toinen ehdottomasti mainitsemisen arvoinen piirre on nopeus! Enää ei tarvitse odotella jokaisen dokumentin tai muun tiedoston avautumista ja etsiä jatkuvasti, että mistä mikäkin löytyy ennen kuin etsittävää tiedostoa voi edes harkita avaavansa sovellusohjelmassa. OneNotessa kaikki muistikirjat voivat olla osioineen ja välilehtineen jatkuvasti avoinna ja sovelluksen sivussa näkyvillä, joten osiosta ja sivusta toiseen liikkuminen on todella nopeaa ja helppoa.

Kolmas erityispiirre OneNotessa on aito yhteiskäyttö. Toki esim. Officen Web Appit mahdollistavat tekstinkäsittelytiedoston käyttämisen yhtä aikaa, mutta silloin useampi käyttäjä ei voi muokata samaa kappaletta samaan aikaan. Tällöin esim. palaverimuistioiden kirjoittaminen yhtä aikaa on mahdotonta. OneNote taas sallii usean käyttäjän kirjoittaa samaan aikaan myös samaan kappaleeseen. Kaikkien käyttäjien näytöt päivittyvät automaattisesti taustalla, eikä viivettä juurikaan ole, kun voit jo nähdä toisen kirjoittaman tekstin. Mobiilikäytössä sisältö ei kuitenkaan vielä päivity automaattisesti.

OneNote on yhdistelmä helppokäyttöisyyttä ja monipuolisuutta. Aiemmin tapanani oli kirjata nopeita muistiinpanoja esim. Muistio-ohjelmaan, mutta sen muotoilumahdollisuudet ovat olemattomat. OneNoteen on yhtä helppo ja nopea kirjata muistiinpanoja ja muotoilumahdollisuuksiakin on sopivasti. Kosketusnäytölläkin sovellus toimii hienosti ja voit kirjoittaa muistiinpanot myös kosketusnäytön kynällä esim. tabletillesi. Sivun sisällön saa ankkuroitua näytön laitaan, jolloin näet tekstisi, kuvasi ja muun sisällön koko ajan, vaikka vaihtaisitkin näytössäsi muuten auki olevaa ohjelmaa. Saat jaettua Outlookin kautta tuotoksesi helposti kollegoille tai lähetettyä sähköpostilla muistiinpanot asiakkaalle. Integraatio etenkin Outlookin suuntaan toimii jouhevasti ja järkevästi.

Sivun asetteluominaisuuksia OneNotessa ei juuri ole, joten mitään kovin virallisia pöytäkirjoja tai riippuvaa sisennystä vaativaa tekstiä sillä on hankalampi tuottaa. Mutta kunhan rajoitukset pitää mielessä, on se loistava työkalu muistiinpanoille, muistioille, tehtävälistoille, nettisivujen tallennukselle, luetteloille jne. Jos jokin on pieni suuri ohjelma, niin OneNote. Ja miten huonosti tunnettu ja vähälle huomiolle se on jäänyt! Se on helppo, nopea ja tallentaa tiedot automaattisesti. Voiko sovellukselta enempää toivoa?