Mihin kaikkeen OneNotea voi käyttää?

, ,

Viime blogikirjoituksessani yritin innostaa lukijoita OneNoten käyttöön kertomalla lyhyesti ohjelman hyvistä puolista ja helppokäyttöisyydestä. Nyt ajattelin antaa konkreettisia käyttövinkkejä ja kertoa, miten itse käytän OneNotea. Itselläni on käytössä neljä eri OneNote-tiedostoa: töihin liittyvä yrityksen yhteinen (sijainti: SharePoint-intranet), töihin liittyvä henkilökohtainen OneNote (sijainti: oma SkyDrive), kotiin liittyvä perheen yhteinen (sijainti: miehen SkyDrive) sekä kotiin/vapaa-aikaan liittyvä omani (sijainti: oma SkyDrive). Valaisen kaikkien näiden mahdollisia käyttötarpeita ja toivottavasti saat poimittua ainakin joitain ideoita omaan käyttöösi!

OneNoteni on varsinainen aarreaitta.

Organisaation OneNoteen on helppo kirjata asiakaspalaverien muistiinpanot, sisäisissä viikkopalavereissa sovitut asiat sekä järjestämissämme asiakastilaisuuksissa esiin tulleet asiat. Kahden jälkimmäisen osalta kenen tahansa organisaation jäsenen on helppo etsiä ja lukea sovitut ja keskustellut asiat yhdestä paikasta, kun jokainen palaveri ja tilaisuus on omalla sivullaan. Asiakastapaamisten muistiinpanot on nopea lähettää vaikka jo ennen tapaamispaikalta poistumista myös asiakkaalle painikkeella Lähetä sivu sähköpostitse / Email Page. Muistiinpanot on selkeästi ja siististi järjestelty, ja asiakkaat harvoin vaativat erillistä, virallista pöytäkirjamaista muistiota. Ylös kirjaamiini kohtiin merkkaan aina OneNoten omilla havainnollisilla tageilla eli tunnisteilla, jäikö jokin kysymys vielä auki tai onko jokin kohta erityisen tärkeä. Projektipalaverissa sovitut seuraavat tehtävät voi myös priorisoida kätevästi tagien avulla. Palaverin jälkeen kukin organisaatiomme jäsen voi käydä itse merkkaamassa tehtävistä itselleen kuuluvat Outlookiin tehtäviksi jälleen yhtä painiketta klikkaamalla. Näin tehtävät näkyvät merkkaajan omassa Outlook-ohjelmassa.

OneNoten sivujen ja välilehtien avulla pidät muistiinpanosi järjestyksessä.

OneNoten sivujen ja välilehtien avulla pidät muistiinpanosi järjestyksessä.

Oma työ-OneNoteni on minulla työkoneessa jatkuvasti näytön laitaan kiinnitettynä. Sinne olen kirjannut mm. usein tarvitsemiani tietokoneiden nimiä, jotta näen ne nopeasti yhdellä vilkaisulla ja voin tarvittaessa kopioida koneen osoitteen. Samoin kirjaan sinne kaiken tärkeän työhön liittyvän itselleni muistiin: olen luopunut pöydälle liimattavista tarralapuista jo aikapäiviä sitten. Muotoilen mm. blogikirjoitukset aina ensin OneNoteen omiksi sivuikseen.

Perheeni kanssa yhteinen OneNote on vapaalla ahkerassa käytössä. Kirjaamme sinne mm. kauppalistan, joka on erityisen kätevä puhelimessa. Listaan voi pitkin päivää tai viikkoa kirjata kaupasta tarvittavia asioita, joita voi helposti järjestellä esim. hyllysijainnin mukaan. Kannattaa muistaa kuitenkin päivittää puhelimen näkymä ennen kassoille menoa siltä varalta, että kauppareissun aikana lista on päivittynyt. OneNoten mobiililiittymässä ei nimittäin toistaiseksi ole automaattista, reaaliaikaista päivitystä. Olemme kirjanneet OneNoteen myös ystäviemme osoitteita, jolloin matkoilla ollessamme ne löytyvät helposti. Jo ennen lomamatkaa lähetämme suoraan selaimesta OneNoteen kohdetietoja sisältäviä web-sivuja, karttoja sekä tietysti passin kopiot ja lentoliput. Kun olemme perillä matkakohteessa, voimme kätevästi lueskella offline-tilassa ”web-sivuja” tabletin tai kannettavan näytöltä, eikä meidän tarvitse käyttää internetiä ulkomailla tai tuhlata paperia ja mustetta tulostamiseen. Muuhunkin suunnitteluun OneNote sopii hienosti. Jos tulee tarve esimerkiksi isommille hankinnoille, lähetämme verkkosivuilta tiedot mahdollisista vaihtoehdoista suoraan OneNoteen omiksi sivuikseen vertailua ja selailua varten. Tämä on paljon helpompaa kuin käyttää oman koneen ja selaimen kirjanmerkkejä. Lisäksi se säästää aikaa.

Oma henkilökohtainen OneNoteni on varsinainen aarreaitta. Tallennan sinne mm. verkosta löytämiäni reseptejä sekä käsityö- ja askarteluohjeita. Pidän yhdellä sivulla kirjaa kaikkien läheisteni lahjoista: mitä olen milloinkin antanut kenellekin ja tulevia lahjaideoita. Samoin pidän kirjaa tilatuista lehdistä: ovatko ne kestotilauksia ja mihin asti tilaus kestää. Aiemmin kaikki nämä asiat olivat muistin varassa tai lapuilla, jotka oli helppo hävittää.

OneNote vapaa-ajalla

Käyttämällä värejä ja piirroksia voit korostaa tekstin tärkeimmät kohdat. Muistiinpanoihin voit liittää myös kuvia.

Kuten toivottavasti huomaat, OneNote on hyödyllinen niin työssä kuin vapaalla. Ohjelma kannattaa olla työpöydällä jatkuvasti auki, sillä muutenhan se on melkein sama, käynnistääkö muistiinpanoja tehdäkseen Muistion vai OneNoten. Puhelin kannattaa myös ilman muuta valjastaa OneNote-käyttöön, jotta tärkeät kauppalistat, muistilistat ja palaverimuistiot ovat myös mobiilisti käytettävissä.

Käyttötapauslistani ei varmasti ole täydellinen, joten jos sinulla on hyviä vinkkejä, kommentoi ihmeessä tai ota yhteyttä! Kuulen niistä erittäin mielelläni.

2 replies
  1. Avatar
    Olga says:

    Täytyypä näiden kahden kirjoituksen perusteella kokeilla One notea vielä lisää, etenkin työasioihin. Kännykässä olen käyttänyt mutta kun sieltä lähetin sähköpostiin ja avasin koneella myöhemmin, en saanut sitä enää muokattua. En vaan halua henkkoht puhelinta linkittää kovin tiiviisti työkoneeseen…tosin en ole edes tutustunut siihen kuinka se onnistuisi.

    • Avatar
      Anu Nevalainen says:

      Hienoa, jos kirjoitukseni innostivat kokeilemaan OneNotea vielä! Oletko testannut sitä, että teet yhden OneNote-tiedoston omalle SkyDrivelle/Google Docsiin tms.? Voit käyttää sitä sitten puhelimessa ja avata saman sijainnin myös työkoneella linkittämättä sitä sen kummemmin puhelimeen. Itsellänihän on jatkuvasti neljä OneNoten tiedostoa eri sijainneista auki; kaksi henk.koht. sijainneista ja kaksi työsijainneista. Tsemppiä kokeiluun!

Comments are closed.