Artikkelit

Onko innovointi ylikulutettu hypesana?

Ilosanomaa innovoinnin ihanuudesta ja tarpeellisuudesta on toitotettu jo pitkään. Ihmiset ovat alkaneet jopa hieman ärsyyntyä koko ’innovointi’-sanasta. On otettu kiertoilmaisuja käyttöön, kuten ’ideointi’ tai ’avoin ajatustenvaihto’. Oikeastaan aivan sama mitä ilmaisua käytetään, tarve on edelleen olemassa. Kuinka moni teistä ’innovointi’-sanalle nenäänsä nyrpistelevistä on oikeasti tehnyt jotain sen eteen, että organisaatiossanne todella hyödynnetään koko henkilöstön luovaa potentiaalia kasvattamaan liiketoimintaa?

Yrityskulttuurien yleisimmät haasteet tänä päivänä liittyvät yrityskulttuurin menneisyyteen jämähtämiseen ja vaikeuteen sopeutua muuttuvaan markkinaan. Muutos ei ole uutta, vaan sitä on aina ollut. Muutoksen nopeus on vain kiihtynyt niin kovaksi, että yritysten ja yrityskulttuurien on vaikea pysyä mukana. Kilpailu kovista osaajista on kuitenkin niin kovaa, että houkuttelevan yrityskulttuurin rakentaminen on monesti välttämätöntä, jos yritys haluaa pysyä kiinnostavana.

Ideointia tukevassa yrityskulttuurissa toteutuvat seuraavat perusajatukset:

  • Usko työntekijöiden kykyyn luoda hienoja ideoita, jotka mahdollistavat yrityksen kasvun
  • Kannusta ajattelun monimuotoisuuteen ja ideoiden jakamiseen
  • Mahdollista työntekijöille aika luovuudelle ja ideoinnille
  • Koettele liiketoimintaa rohkeasti. Kilpailijat tekevät sen joka tapauksessa

Yleisimmät virheet ideointia tukevan yrityskulttuurin rakentamisessa ovat huonot palkitsemismallit ja ideoiden siiloutuminen. Ideointiin liittyvien palkitsemismallien tulisi kannustaa ideoiden synnyttämiseen, koska lopputuloksiin keskittyvät mallit johtavat helposti siihen, että kynnys ideointiin nousee. Ideoiden siiloutuminen on taas ideoiden monimuotoisuuden este ja vie yritykseltä pois ajatustenvaihdon potentiaalia. Organisaation yhteistyö ideoiden ympärillä tuottaa rikkaampia ideoita, kun eri taustaiset ihmiset ovat mukana ideoiden kehittämisessä.

On myös tärkeää pohtia, minkälaista ideoiden keräämistä, arviointia sekä hallitsemista tukevia prosesseja ja työkaluja yritys tarvitsee. Prosessit antavat sovitun tavan viedä idea ajatuksesta markkinoille. Työkalut taas mahdollistavat prosessin systemaattisen ja tehokkaan toteutuksen. Office 365 tarjoaa paljon palveluita, joiden avulla ideoita voidaan kerätä, arvioida ja hallita. Yritykselle sopiva ratkaisu suunnitellaan ja Office 365-palvelut valitaan ideointiprosessien pohjalta. Tässä muutamia esimerkkejä miten Office 365-palveluita voidaan hyödyntää osana ideointiprosesseja:

  • PowerApps: ideoiden keräys ja listaaminen, äänestäminen, lisätietojen keräys
  • Flow: ideointiprosessien vaiheiden automaattinen tiedottaminen, tiedonkulun ohjaus
  • Teams: ideoiden ympärillä tapahtuva keskustelu, ideoihin liittyvien tiedostojen kanssa tehtävä yhteistyö
  • Yammer: ideoiden ympärillä tapahtuva keskustelu
  • SharePoint: ideoihin liittyvien tiedostojen kanssa tehtävä yhteistyö, hallinnointinäkymät
  • Power BI: ideointiprosessien KPI:n visualisointi
  • Planner: ideointiprosessien tehtäväsuunnittelu
  • Forms: äänestys, lisätietojen keräys

Nyt kannattaa unohtaa se ’innovointi’-sanan parjaaminen ja tarttua mahdollisuuteen, jonka teidän oma henkilöstönne tarjoaa. Jos ja kun haluatte kehittää avointa ja ideointiin kannustavaa yrityskulttuuria, ottakaa yhteyttä, niin mietitään miten teidän Office365 investointia hyödyntämällä voidaan mahdollistaa ideointia tukeva yrityskulttuuri.

Sisäisen viestinnän muutos

Minkälaisia kanavia pitkin sisäinen viestintä kulkee nykypäivänä eri organisaatioissa? Mitä ne ovat perinteisesti olleet? Perinteisiä kanavia sisäiseen viestintää on yleensä kolme: tiedotustilaisuudet, sähköposti ja intranet. Ovatko nämä enää nykypäivänä kurantteja tapoja viestiä? Tiedotustilaisuudet kyllä. Pelkästään sen vuoksi, että joskus on tärkeää kuulla asioista suoraan viestin lähteeltä, saada kasvot ja ääni viestille. Edes videoviestit eivät tätä korvaa täysin. Tarve sisäisille tiedotustilaisuuksille kuitenkin vähenee koko ajan, muiden viestintätapojen kehittyessä. Sen sijaan sähköpostin ja intranetin rooli viestinnässä on selkeästi isommassa muutoksessa. Sähköposti etenkin koetaan nykyään huonosti kohdistavana ja hitaana. Intranetinkin vakaa asema viestintäkanavana horjuu.

Minkälainen muutos sisäisessä viestinnässä on käytössä?

Organisaatioiden muuttuminen yhteisöllisemmiksi vaikuttaa monen muun asian ohella myös sisäiseen viestintään. Sisäisen viestinnän ei tarvitse olla enää yksisuuntaista, vaan siitä voidaan tehdä vuorovaikutteista. Ihmiset kokevat olevansa paremmin mukana yrityksen toiminnassa, kun heillä on mahdollisuus saada äänensä kuuluviin muutoinkin kuin jokavuotisessa henkilöstökyselyssä. Samalla yrityksen toiminnan kehittäminen ketteröityy, kun palautetta ja ideoita saadaan nopeasti.

Yammer ja Teams sisäisen viestinnän korvaajina?

Useat teknologiaratkaisut, kuten Microsoft Yammer ja Teams, tukevat sisäisen viestinnän yhteisöllistymistä. Viestintä on nopeaa ja helposti kohdistettavaa. Mutta korvaako Yammer ja Teams sähköpostin ja intranetin sisäisen viestinnän kanavina? Tähän ei voi vastata yleispätevästi, vaan vastaus pitää hakea kunkin organisaation toimintatavoista. Joissakin organisaatiossa kuten vaikka meillä Cloudrivenillä, sisäinen viestintä tehdään kokonaan Teamsissä. Sähköpostia meillä käytetään vain ulkoiseen viestintään ja intranetilla on edelleen oma roolinsa, mutta se on enemmän pysyvän tiedon varasto kuin viestintäkanava. Näin meillä, mutta jossain toisessa organisaatiossa voidaan sisäiseen viestintään käyttää Yammeria, Teamsin keskittyessä mahdollistamaan ryhmätyöskentelyn tarpeet. Sisäisen viestinnän muutos tehdään eri tavoilla eri organisaatioissa.

Mistä tiedät miten sinun organisaatiossasi tulisi kehittää sisäistä viestintää tai toimintatapoja? Kartoita, kysele, haastattele, selvitä miten ihmiset tekevät työtään ja mikä heitä motivoi. Osallistamalla koko henkilöstö toimintatapojen kehittämiseen, saavutetaan muutos, joka palvelee juuri sinun organisaation uniikkia yhteisöä.

Jätä yhteydenottopyyntö

Haluatko tietää lisää tuotteista tai palveluistamme? Onko sinulla tiukka kysymys, johon himoat vastausta? Jätä yhteydenottopyyntö ja olemme sinuun yhteydessä viimeistään seuraavana arkipäivänä.

Planner – unelmien pelikenttä sisällöntuotannon hallintaan

Ilija kirjoitti aiemmin blogissaan tietojen hillomisesta ja jakamisesta. Aion avata nyt oman sanaisen arkkuni, kun sain ”ahaa”-elämyksen pohtiessani oikeaa tapaa aikatauluttaa ja määrittää tehtäviä kollegoiden kesken. Uskon, että löysin Plannerista unelmien pelikentän. Vai löysinkö?

Monesti oikeaa ratkaisua tulee etsittyä liian kaukaa. Meillä, kuten monella muulla organisaatiolla on käytössä Microsoft 365 palvelut. Meillä näiden palveluiden kouluttaminen ja räätälöiminen kuuluu liiketoimintaan. Silti toisinaan ratkaisua ongelmiin tulee ensin etsittyä kolmannen osapuolen ratkaisuista. Miksi näin? Jos joku on liian lähellä, se helposti on myös näkymättömissä. Pätee myös tähän. Avasin siis silmäni ja tutkin asiaa suurennuslasilla, läheltä.


Pelikenttänä Planner


Tarpeeni oli melko yksinkertainen: Alusta, jolle voin aikatauluttaa tehtäviä, määrittää omistajat ja ylläpitää avointa keskustelua. Hetken Office 365 palveluita tutkiessani oivalsin tähän tilanteeseen oikean työkalun: Microsoft Planner. Planner on nimensä mukaisesti suunnittelu-alusta, joka kytkeytyy saumattomasti muihin Microsoftin palveluihin.

Päätin, että suunnittelen tulevat webinaarit, blogikirjoitukset ja videot omille riveilleen. Merkkasin jokaisen sisällön värikoodeilla kolmeen eri liiketoiminnan osa-alueeseen: ”Myynnin ja markkinoinnin teknologiat”, ”Sisäinen tiedonkulku” ja ”Oppiminen ja muutos”. Näin pystyn seuraamaan sisällöntuotantoa eri osa-alueittain ja näen mitä meillä on ”putkessa”.



Tiedonkantajana teams


Kun alusta oli luotu ja hommat näennäisesti paketissa, mietin: ”Miten se jengi löytää tän alustan?”. Meidän sisäinen tieto liikkuu pääosin Microsoft Teamsin sisällä, joten loogisesti tämä unelmien alusta tulisi myös saada linkitettyä Teamsiin. Omasta mielestäni numero uno sisäisen tiedonkulun hallintaan. Kuten Planner, kytkeytyy myös Teams muihin Office 365 palveluihin.

Päätin, että Teamsiin se Planner laitetaan. Ja niinhän se laitettiin, hyvinkin yksinkertaisesti. Loin Teamsiin uuden kanavan ”Blogit ja webinaarit”, jossa voidaan käydä avointa keskustelua aiheesta sekä pingailla käyttäjiä.

Teams tarjoaa kanavillaan muokattavat välilehdet, joihin saa upotettua Plannerin kuin vettä vain. Loin ylänavigaatioon ”Blogit ja webinaarit” välilehden, josta pääsen suoraan kiinni Planneriin. Done. Ongelma ratkaisu.



Yhdistäjänä flow


Kun Planner ja Teams oli hanskassa, mietin taas: ”Miten sen jengin nyt saa käymään keskustelua täällä Teamsissa?”. Vaikka Planner lähettää muistutuksen sähköpostilla suoraan henkilölle, jolle uusi tehtävä on määritetty, se ei takaa Teams -kanavan käyttöä.

Päätin hyödyntää Microsoft Flow -sovellusta ja määrittää sillä työnkulun Plannerista Teamsiin. Flow:n avulla pystyy luomaan uskomattoman määrän työnkulkuja Office 365 palveluiden sekä myös kolmannen osapuolen palveluiden, kuten vaikka Slackin välillä.

Muutamalla komennolla ja ehdolla sain luotua työnkulun, jolla Teams -kanavalle ilmestyy ilmoitus aina kun uusi tehtävä luodaan Planneriin. Helppoa ja ilman koodaamista. Flow:n avulla ei tässä tapauksessa pysty pingaamaan Teamsissa ketään dedikoitua käyttäjää, vaan pingaus täytyy tehdä manuaalisesti. Tosin Ilija totesi, että ”annas kun poika näytän” ja alkoi rakentamaan edistyneempää arkkitehtuuria. Täten sekin asia saadaan kuulemma hoidettua. Siitä lisää myöhemmin.



Oliko unelmien pelikenttä vain kuvitelmaa?


Niin kuin monesti uusien teknologioiden käyttöönotossa käy, kävi tässäkin kämmi. Eihän sitä omaksuttu. Ilman mitään pohjatietoa tai tarkempaa selostusta lähdin hehkuttamaan tätä alustaa Graalin maljana ja vuosituhannen sisällöntuotantokoneena. Unohdin kysyä kaverilta. Kysyä kaverilta apua näinkin yksinkertaiselta tuntuvan koneiston jalkauttamiseen.

Juttelin viisaan ja vanhemman konkarin kanssa, joka ihmetteli tätä paasausta ja tajusin oman kuolemattomuuteni. Intoilin liikaa ja unohdin tärkeimmät kysymykset, joihin en antanut vastausta: ”Miten tämä hyödyttää mun työntekoa?” ja ”Mitä arvoa tämä tuottaa?”.

Vaikka paasasin ja tunsin onnistuneeni tässä käyttöönotossa, muut eivät sitä kokeneet helpoksi ja siinä on ongelma. Vaikka jokainen käyttöönotto on aina prosessi ja vaatii usein muutoksia yksilötasolla, tulisi silti aina muistaa perustella ne tärkeimmät kysymykset.

Suunnitteletko Office 365 käyttöönottoa? Ota yhteyttä meihin.

Jätä yhteydenottopyyntö

Haluatko tietää lisää tuotteista tai palveluistamme? Onko sinulla tiukka kysymys, johon himoat vastausta? Jätä yhteydenottopyyntö ja olemme sinuun yhteydessä viimeistään seuraavana arkipäivänä.

Case: Peikko Group – Uusi intranet tukemaan sisäistä tiedonkulkua ja vuorovaikutusta yli 30 maassa

Cloudrivenin ja Peikon yhteistyön tavoitteena oli sisäisen tiedonkulun ja yhteistyön kehittäminen sekä yhtenäisen yrityskulttuurin vahvistaminen yrityksessä, jolla on myyntitoimistot yli 30 maassa ympäri maailmaa.

Webinaari: 30.10. Office 365 käyttöönotto – Case HAMK

Mitä mahdollisuuksia Office 365 -palvelut tuovat organisaation käyttöön? Kuinka sen käyttöönotto tehdään hallitusti ja tehokkaasti? Osallistu webinaariin ja vältä pahimmat sudenkuopat