Artikkelit

Happit nappasi voiton European SharePoint Office 365 & Azure Conference 2018 -tapahtumassa sarjassa ”Paras Office 365 -lisäosa”

Olen ärtynyt. Ai miksikö? No siksi, että Office 365 -palvelut otetaan käyttöön, pilotoidaan ja jalkautetaan uudet hienot työkalut. Nyt varmaan kysyt, että mikäs tuossa ärsyttää? Tarkennetaan, minua ärsyttää se, että ennen palveluiden käyttöönottoa ei mietitä miten palvelut tukevat organisaation toimintatapojen kehittämistä. Valitettavasti törmään jatkuvasti siihen, että Office 365 palvelut lasautetaan pystyyn ja kerrotaan jengille, että ”tässä olisi nyt uudet hienot työkalut, ala käyttämään parhaaksi katsomallasi tavalla”.

”Organisaation ulkopuolisena tehtävä on erityisen haastava. Muutos pitää lähteä sisältä.”

Miksi organisaatiot toimivat näin? Koska näin on tehty aina? Pitää varmasti monessa organisaatiossa paikkansa. Etenkin niissä missä vanhat toimintatavat ovat juurtuneet peruskallioon niin syvälle, että pitää olla aikamoinen ihmeidentekijä saadakseen konkreettisia muutoksia aikaiseksi. Organisaation ulkopuolisena tehtävä on erityisen haastava. Muutos pitää lähteä sisältä. Tarvitaan vähintään yksi henkilö, joka on vastaanottavainen digitaalisen muutoksen viestille ja ymmärtää tarpeen kehittyä ja muuttua.

”Liiketoiminta pitää kuitenkin saada mukaan ja innostumaan digitalisaation mahdollisuuksista ja välttämättömyydestä, jotta muutokset saadaan vietyä läpi koko organisaation tasolla.”

Mitä muita syitä on lisätä sinappia lautaselle, kun hernekeitto on jo syöty? Voisiko olla siksi, että Office 365 -palveluita markkinoidaan enemmän työkaluina kuin työtapojen kehittämisen mahdollistajina? Noh, näin on ainakin aiemmin ollut, mutta onneksi Office 365 tarina on kehittynyt parempaan suuntaan ja nykyään viestissä on mukana vahvasti myös toimintatavat. Mutta onko jo liian myöhäistä? Osataanko Office 365:tä nähdä toimintatapojen muutosten mahdollistajana? Ei ole myöhäistä, jos on valmis kuuntelemaan, oppimaan ja muuttumaan.

”Mihin porukkaan teidän organisaationne haluaa kuulua?”

Onneksi digitalisaation ajan hengessä eläviä yksilöitä pääsee enenemässä määrin vaikuttamaan organisaatioiden digitaaliseen muutokseen. Liiketoiminta pitää kuitenkin saada mukaan ja innostumaan digitalisaation mahdollisuuksista ja välttämättömyydestä, jotta muutokset saadaan vietyä läpi koko organisaation tasolla. Tässäpä siis viestiä joryihin: Ne jotka eivät pysty muuttumaan, jäävät jälkeen ja lopulta kuolevat pois antaen tilaa muutosvalmiille organisaatioille. Ne jotka muuttuvat – kehittävät uusia työtapoja, parantavat tuottavuutta, innovoivat ja luovat yhteisöllisiä kannustavia työympäristöjä. Mihin porukkaan teidän organisaationne haluaa kuulua?

Jäikö kysyttävää, vastaan mielelläni

Kaikille taitaa olla jo selvää että IoT on ja tulee olemaan iso business. Kaikille ei kuitenkaan ole selvää että IoT:n mukanaan tuomiin liiketoimintamallien muutoksiin pitäisi jo viimeistään nyt ryhtyä. Jos yrityksesi ei lähde muutokseen mukaan, kilpailijasi lähtee ja hoitaa sinut ulos markkinoilta. Read more

Etätyön hyödyt ja haitat ovat nousseet polttavaksi puheenaiheeksi viime aikoina sosiaalisen median otsikoissa. Miten varmistetaan työn tuottavuus, kuinka ihmisiä johdetaan ja kuinka työntekijöille tarjotaan tarvittava tuki paikka- ja aikariippumattomasti, ovat otsikoita joihin LinkedInissä törmää päivittäin. Myös työntekijältä odotetaan erilaisia valmiuksia. Siirtyessäni opiskelijana työelämään, heräsi jaettavaksi muutama mielipide etätyöhön liittyen.

Etätyö ei ole eetäopiskelusta etätyöhön - itsensä johtaminen tulevaisuuden työssänää uusi asia opiskelijan siirtyessä työelämään ja näen sekä opiskelu- että työmaailmassa paljon samoja piirteitä. Molemmissa pääpaino on siirtynyt enemmän itseään johtavaan asemaan, jossa työnteko ja oppimisympäristö eivät rajoitu vain tiettyyn aikaan ja paikkaan. Onko kuitenkin niin, että opiskelun ja etäopiskelun muutosjohtaminen on ollut hitaampaa kuin työelämässä?

Nuorilta odotetaan työelämään siirtyessä etenkin kattavia digitaitoja ja jo opintojen alussa olenkin kokenut hyötyä digitaalisista työympäristöistä Office 365 -palveluiden osalta. Opiskelija jakaa tiedostot kätevästi OneDrivellä ja ryhmätyöskentely etenee yhdessä Skype-palaverien, Outlookin kalenterikutsujen ja PowerPointin työstämisessä. Tätä saumatonta yhteistyötä firmat tavoittelevat myös työntekijöiltään.

Työelämään siirtyessä nuoren onkin helppo jatkaa uusien Office -palveluiden käyttöä. Itselle tulivat työpaikalla vastaan mm. chat-pohjainen, tiimien työskentelyä helpottava Teams –työtila sekä työtehtävien järjestelyyn ja suunnitteluun tarkoitettu Planner. Teknologia ei ole se, joka tulevaisuudessa haastaa työntekijöitä etätyössä. Sen sijaan itsensä johtamisesta on tullut iso puheenaihe tulevaisuuden työssä, kuten myös opiskelussa.

Onko kuitenkin niin, että opiskelun ja etäopiskelun muutosjohtaminen on ollut hitaampaa kuin työelämässä?

Samalla mielipiteet opiskelu- ja työmaailman eroista ovat kaksijakoiset. Etätyön mahdollistava työnantaja koetaan usein nykyaikaisena ja joustavana. Etätyöhön suuntaava, tai pakottava oppilaitos taas koetaan optimaalisen voiton tavoittelijana, joka ei välitä opiskelijoiden hyvinvoinnista ajaen kaiken vastuun opiskelusta opettajilta oppilaille. Siinä missä työelämässä itsensä johtaminen on omaksuttu tavoitelluksi arvoksi, opiskelumaailmassa vielä valmistaudutaan ”oman polun” rakentamiseen ja omien valintojen vaikutukseen jatkossa.    

Mitä se itsensä johtitsensä johtaminenaminen siis on? Mielestäni kyse on oman toiminnan aikatauluttamisesta, tavoitteiden asettamisesta, itsensä kehittämisestä, turhan hukan karsimisesta ja priorisoinnista. Näin suurpiirteittäin. Joustavassa ja yksilön onnistumiseen tavoittelevassa työympäristössä työnhakijan ja tarjoajan arvot onkin sovittava yhteen. Iso osa työviihtyvyyttä ja työntekijän sitoutuneisuutta liittyy niin ikään molempien arvoihin. Sananlasku ”Niin metsä vastaa, kuin sinne huudetaan” pitää siis tässäkin asiassa paikkansa.

Nykyajan työntekijä arvostaa lähtökohtaisesti enemmän joustavaa työaikaa sekä mahdollisuutta tehdä työtä paikasta ja ajasta riippumatta. Digi ja kehittyvät taidot myös tukevat tätä. Siinä missä keskustelu keskittyy edelleen etätyön vastakkainasetteluun, tulisi sen ottaa ennemmin kantaa siihen, miten tulevaisuudessa onnistumme paremmin itsemme johtamisessa muuttuvassa maailmassa ja miten yrityksemme tukevat uusia työntekijöitä, joilla digivalmiudet kyllä löytyvät tässä ilmiössä?

Ai niin – tätäkin kirjoitusta on laadittu sekä toimistolla, kotona että bussin penkillä – paikalla ei ole väliä, kun minuun ja oman työni johtamiseen luotetaan. etäopiskelusta etätyöhön - itsensä johtaminen tulevaisuuden työssä

Joulukuun puolivälissä Microsoftin uusi sovellus Office Sway tuli julkiseksi kaikille. Kyseessä on vielä toistaiseksi esiversio (preview), joten odotettavissa on lisää ominaisuuksia, mutta jo nyt Swayn näppäryys käy selväksi. Monin paikoin Swayta verrataan PowerPointiin ja jopa kerrotaan sen haastavan tai peräti ajallaan korvaavan PowerPoint-ohjelmiston. Itse en ehkä menisi aivan niin pitkälle, enkä näe lähitulevaisuudessa luopuvani esimerkiksi koulutuksissa käyttämistäni PowerPointeista ja siirtyväni pelkästään Swayn käyttäjäksi. Swaylla on kuitenkin omat vahvuutensa esimerkiksi PowerPointiin verrattuna.

Swayta käyttääksesi ei tarvitse asentaa ohjelmistoja tai maksaa lisenssimaksuja. Kyseessä on siis verkossa toimiva täysin ilmainen sovellus, jolla voit luoda Sway-esityksiä ja jakaa niitä helposti linkin avulla muille. Voit myös upottaa nettisivuillesi Swaylla tekemäsi esitykset. Tarvitset sovellusta käyttääksesi tällä hetkellä ainoastaan Microsoft-tilin, jolla kirjaudut sisään sovellukseen.

Itse esityksen tekeminen on helppoa ja jälki hienoa. Swayssa on luovuttu monien muiden Office-ohjelmien yrityksestä simuloida käsinkosketeltavaa elämää (ruutupaperit, sivut, diat/kalvot), ja työskentely on oikeasti digitaalista. Varsinaisia erillisiä sivuja ei ole, on vain erilaisia osioita. Voit lisätä otsikko-osioita, jotka lisäävät uuden jakson (section) väliotsikoineen, sekä tekstiosioita tai mediaa esimerkiksi suoraan Youtubesta tai OneDrivestä. Valikot ja työkalunauhat (ribbon) ovat kokonaan poissa, ja harvat ja valitut toiminnallisuudet on upotettu osaksi sivua loogisiin paikkoihin. Erityisesti kasvavalle joukolle tablettien ja mobiililaitteiden käyttäjiä voin kuvitella Swayn olevan miellyttävä tapa luoda näyttäviä esityksiä helposti ja nopeasti. Näen Swayn käytön tuovan helpotusta myös opiskelijoiden työskentelyyn.

Riippuen siitä, millä laitteella valmista esitystä ensisijaisesti katsellaan, voit valita rakenteen asetteluksi joko sivusuunnassa rullattavan (näppärä tableteilla) tai alaspäin vieritettävän (tavallinen tietokone). Myöhemmin on tulossa vielä lisää asettelumalleja. Erilaisia teemoja valmiiksi asetettuine fontteineen, värimaailmoineen ja taustoineen on tällä hetkellä 12, mutta oletettavasti niitäkin tulee lisää. Jos valinta silti on liian vaikea, voit aina klikata Remix!-painiketta ja antaa Swayn arpoa käytettävän teeman. Kuvaosion asetteluksi voit valita ryhmitellyn (group), pinotun (stack) tai erillään olevat kuvat. Itse ihastuin erityisesti pinottuihin kuviin.

Swaylla saat siis luotua esityksiä, ohjeita, valokuvakirjoja, webbisivuja sekä paljon muuta, ja lopputulos on jotain PowerPoint-esitysten ja visuaalisten webbisivujen välimaastosta. Toistaiseksi Swayta pystyy käyttämään kirjautumalla sivustoon, mutta Australiassa ja Uudessa Seelannissa* on jo julkaistu iPhonelle sovellus, jonka avulla swayta pystyy muokkaamaan myös offline-tilassa. Myös Android-sovellus on tekeillä.

Jos haluat muuntaa vanhoja PowerPoint-tiedostoja (tai PDF- tai Word-tiedostoja) Sway-muotoon, niiden tuonti onnistuu helposti ja erityisesti PowerPointista muunnettu Sway-esitys näyttää suorastaan hyvältä.

Muutama tärkeä huomio Swayn käyttöä aloittavalle:

  • Esitykset ovat lähtökohtaisesti julkisia. Et voi asettaa käyttöoikeuksia ja kun olet lähettänyt kerran linkin esitykseen jollekulle, pääsee samalla linkillä kuka tahansa tarkastelemaan luomaasi Sway-esitystä. Salaisia esityksiä kannattaa siis vähintäänkin harkita tarkoin ennen Sway-esityksen tekemistä.
  • Ei tulostettavaksi! Voit samoin unohtaa mahdolliset tulostushaaveesi, sillä Swayllä tulostamisesta saat vain harmaita hiuksia.

Lempisovellukseni OneNote sekä Sway molemmat kannustavat siis paperittomaan työskentelyyn ja lisäksi vapauttavat sinut tallentamiselta. Tarvittavat tieto ja esitykset ovat aina käytettävissäsi. Helppoa, vai mitä?

Tässä vielä esimerkki Swayllä luodusta matkakertomuksesta:

*) Tekstin kirjoittamisen jälkeen iPhone sovellus on julkaistu myös seuraavissa maissa: Antigua and Barbuda, Australia, Bahamas, Barbados, Belize, Botswana, Canada, Cayman Islands, Dominica, Fiji, Gambia, Ghana, Grenada, Guyana, Hong Kong, India, Ireland, Jamaica, Kenya, Liberia, Malawi, Malta, Mauritius, Federated States of Micronesia, Namibia, New Zealand, Nigeria, Pakistan, Palau, Papua New Guinea, Philippines, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and The Grenadines, Seychelles, Sierra Leone, Singapore, Solomon Islands, South Africa, Swaziland, United Republic of Tanzania, Trinidad and Tobago, Uganda, United Kingdom, United States, and the British Virgin Islands.