Artikkelit

Microsoft käyttää UserVoice-nimistä sivustoa kerätäkseen käyttäjiltä ideoita miten kehittää Microsoftin tuotteita ja palveluita. Ideoita voi jättää kuka tahansa. Microsoft Teamsille on oma UserVoice-sivusto, jossa kerätään Teamsiin liittyviä ideoita. Käyn tässä kirjoituksessa läpi kymmenen eniten ääntä saanutta Teams ideaa, jotka Microsoft on ilmoittanut ottaneensa työn alle.

Top 10 työn alla olevaa Microsoft Teams UserVoice ideaa

    1. Yksityiset kanavat
    2. Tiimikalenterit
    3. Useamman tilin käyttäminen Teamsissä
    4. Kanavien siirtäminen toiseen tiimiin
    5. Mahdollisuus nähdä kanavan käyttäjät
    6. Useamman ikkunan tuki chateille
    7. Teamsin suorituskyky
    8. Ilmoituksien määrittäminen tiimeille ja kanaville, ja muut ilmoituksiin liittyvät toiveet
    9. Integraatiot: Planner, SharePoint, Outlook tehtävät/kalenteri
    10. Keskusteluiden siirtäminen kanavasta toiseen

Teamsissä voidaan tällä hetkellä rajata käyttäjien pääsyä ainoastaan tiimeittäin. Tiimi voi olla joko julkinen tai yksityinen. Julkiseen tiimiin pääsee kuka tahansa, yksityiseen vain sinne kutsutut. Jos sinulla on pääsy tiimiin, pääset myös kaikkiin tiimin alla oleviin kanaviin.

Joskus tämä ei ole optimi tapa tai voi jopa estää halutun Teams-rakenteen käytön. Tarve yksityisille tiimeille tulee siitä, että halutaan jostain syystä rajoittaa keskusteluja, sisältöä tai työkaluja. Käyttötapauksia, joissa tällaiset tarpeet nousevat esille ovat mm.:

  • Projektitiimit työskentelevät Teamsissä ja yksittäiselle projektille riittää yhden kanavan tuomat kyvykkyydet, ja pääsy projektin kanavaan halutaan rajata vain projektiryhmälle.
  • Halutaan kutsua varsinaisen tiimiin ulkopuolisia ihmisiä osallistumaan väliaikaisesti tai rajoitetusti tiimin toimintaan. Ulkopuoliset voivat olla omasta organisaatiosta tai kokonaan organisaatioon kuulumattomia ihmisiä.

Microsoft ei ole antanut aikataulua julkaisusta.

Teamsissä näkyvä kalenteri on käyttäjän oma Outlook-kalenteri. Teams-tiimillä on olemassa kalenteri Office 365 ryhmän kautta, mutta tämä kalenteri näkyy vain Outlookissa. Tiimikalentereille on kuitenkin selkeä tarve esim., jotta voidaan helpommin järjestää tiimin yhteiset tapaamiset ja tehtävät, riippumatta siitä miten tiimin kokoonpano vaihtelee. Tiimikalenterit auttavat myös parantamaan omaa työnsuunnittelua ja -jäsentelyä.

Luonnollisesti Teamsin käyttäjät ovat vahvasti sitä mieltä, että Teams-tiimin oma kalenteri pitäisi näkyä Teamsissä. Nykyinen käytäntö vaatii, että käyttäjien on pompittava Teamsin ja Outlookin väliä, jos heidän pitää päästä näkemään tai vuorovaikuttamaan tiimin kalenterin kanssa.

Microsoft on ilmoittanut päivittävänsä Teamsin parannetulla kalenterisovelluksella. Sen tarkemmin ei ole vielä kerrottu mitä ominaisuuksia tullaan näkemään ja onko tiimikalenterit osa tätä julkaisua. Teams roadmap sanoo julkaisuksi huhtikuun 2019, mutta ainakaan toistaiseksi muutosta näy edes Teamsin Developer preview:ssa.

Teamsissä ei tällä hetkellä ole mahdollista kirjautua käyttämällä useampia tilejä. Kiertoteinä voidaan käyttää esimerkiksi Chromen profiileja ja Teamsin selainversiota. Näin on mahdollista saada useampi eri Teams instanssi auki samanaikaisesti. Hommaa helpottaisi, jos eri Teams-tilit olisi tuettu suoraan yhdessä Teams-selaininstanssissa tai -työpöytäsovelluksessa.

Useampi Teams-tili tulee tarpeelliseksi, jos käyttäjä työskentelee paljon eri asiakkaiden kanssa, joiden organisaatiohin ja tiimeihin käyttäjä on kutsuttu. Käyttäjä voi kuulua useaan organisaatioon, jos hänellä on eri rooleja useammassa yrityksessä. Tällaisia käyttäjiä voivat olla esimerkiksi usean yrityksen hallituksessa työskentelevät ihmiset.

Microsoft on todennut useamman tilin kyvykkyyden Teamsissä tärkeäksi, mutta ei ole tarkemmin antanut ajankohtaa julkaisulle.

Teamsissä kanavat ovat kiinteä osa tiimejä, eikä niitä voi tällä hetkellä siirtää tiimistä toiseen. Ainoa tapa järjestellä kanavia uudelleen on luoda kanavat uudelleen toiseen tiimiin ja kopioida sisältö SharePointissa työtilasta toiseen. Keskustelujen siirtämiseen ei ole minkäänlaista tapaa, vaan ne menetetään jos kanava pitää luoda uudelleen.

Yleisimmät tarpeet kanavien siirtämisille liittyvät Teams-rakenteiden muutoksiin. Näitä muutoksia ovat mm. organisaatiomuutokset, yksittäisten kanavien arkistointi ja jonkin asian tarpeiden kasvaminen ulos yksittäisen kanavan mahdollistamista kyvykkyyksistä.

Microsoft on ilmoittanut ottaneensa kanavien siirtämisen toisiin tiimeihin työn alle, vaikka onkin todennut toteutuksen olevan haastava.

Teamsissä näkee tiimien tietojen kautta, ketä tiimiin kuuluu. Jos halutaan kanavalla ollessa nähdä, ketkä kaikki näkevät kanavalle lisätyn keskustelun, pitää pompata tiimin tietoihin ja takaisin. Tähän liittyen on UserVoiceen lisätty toive nähdä kanavalla ollessa kanavan käyttäjät ja heidän presenssitietonsa.

Itselläni ei ole tullut tarvetta tälle ominaisuudelle, mutta tämän tyyppisen ominaisuuden käyttöön on moni kuitenkin tottunut muissa chat-pohjaisissa palveluissa, esimerkiksi Slackissä. Mikäli Microsoft mielii käännyttää Slackin käyttäjiä Teamsiin ja nopeuttaa Teamsin omaksumista, niin siirtymästä pitää tehdä mahdollisimman kivuton.

UserVoice kertoo, että tämä on Microsoftilla työn alla. Se on ollut jo kaksi vuotta, joten en pidättelisi henkeä tämän suhteen.

Teams toimii vain yhdessä ikkunassa. Toiminnot kuten dokumenttien lukeminen, keskustelut, chatit, kalenteri ja Teams-palaverit ottavat aina pääsisältöalueen haltuunsa. Ongelmia tulee, kun halutaan helposti chatata samalla kun Teamsissä tehdään jotain muuta. Tämän vuoksi useamman ikkunan tuki chateilla keikkuu UserVoicen top-kympissä. Ainoa osittain toimiva kiertotapa on käyttää sekä desktop-sovellusta että selainta. Tällä tavoin saadaan ainakin yksi chatti käyttöön esimerkiksi palaverin rinnalle.

Microsoft on ilmoittanut ottaneessa tämän kyvykkyyden työnalle.

Teamsin suorituskyvyn parantaminen on ollut jo pitkään Teams käyttäjien toivelistalla. Käyttäjien haasteet liittyvät yleensä Teamsin yleiseen hitauteen, suureen muistin käyttöön tai prosessorin (CPU) kuormitukseen. Itselläni Teams on toiminut varsin mallikkaasti. Lähinnä käynnistyksen tai tenantin vaihdon yhteydessä kestää tovin, että Teams alkaa ns. ’vastaamaan’, sekä keskustelujen selaaminen voisi olla vikkelämpää.

Microsoft on jo pitkään työstänyt päivityksiä, jotka parantavat Teamsin suorituskykyä kaikilla edellä mainituilla osa-alueilla. Päivityksiä tulee jatkuvasti ns. fixeinä, eikä käyttäjien tarvitse odottaa minkään erillisen ison päivityspaketin valmistumista. Microsoft kerää säännöllisesti palautetta Teamsin suorityskyvystä uusien fixien toteuttamista varten.

Vaikuttaa siltä, että Microsoft ottaa suorituskykyyn liittyvät palautteet tosissaan ja tekee kovasti töitä tämän eteen.

Teamsin ilmoitusten määrittäminen rajoittuu tällä hetkellä pääasiallisesti siihen missä ilmoitus näytetään. Vaihtoehtoina Windowsin banneri, sähköposti, molemmat, feedi tai ei ollenkaan.

Teamsin käyttäjät toivovat kuitenkin rikkaampia kyvykkyyksiä säätää ilmoitusten toimintaa. Esimerkkejä:

  • Mahdollisuus ottaa ilmoitukset pois kanavakohtaisesti
  • Kanavat pitäisi oletuksena olla seurattuja (Follow this channel/Seuraa tätä kanavaa), mahdollisuudella lopettaa seuraaminen. Nyt oletuksena vain Yleinen-kanavan viestit tuottavat ilmoituksia ilman, että viestissä on mainittu tiimi, kanava tai henkilö
  • Ilmoituksille pitäisi olla äänet ja mahdollisuus valita kunkin ilmoitustyypin ääni. Tällä hetkellä Teamsissä ilmoituksen yhteydessä ei tule mitään ääntä.
  • Kanavakeskusteluiden banner-ilmoituksiin viestin sisältö

Microsoft on ilmoittanut työstävänsä ilmoituksiin liittyviä parannuksia, mutta ei kerro sen tarkemmin minkälaisista päivityksistä on kyse.

Muiden Office 365-palveluiden käyttäminen Teamsissä on yksi tärkeimmistä Teamsin ominaisuuksista. Näistä palveluista tärkeimmät ovat Planner, SharePoint ja Outlook. Nykytila on varsin hyvä ehkä Outlookia lukuunottamatta.

Planneri toimii jo nyt varsin hyvin, mahdollistaen suunnitelmien luonnin tiimien kanaviin sekä Planner-appin käytön Teamsissä paremman kokonaiskuvan saamiseksi.

SharePoint integraatio on ollut toistaiseksi Files-/Tiedostot-tabin varassa, mikä on itsessään hieno juttu ja osa Teamsin ydintoiminnallisuuksia. Tämän lisäksi SharePointista voidaan näyttää sisältöä sivujen ja listojen muodossa käyttämällä SharePoint-tabia. Website-tabilla voikin sitten tuoda minkä tahansa SharePoint-sivuston upotettuna Teamsiin.

Lisää on kuitenkin luvassa SharePoint-rintamalla. Files-/Tiedostot-tabi tulee kehittymään niin, että SharePointin ja OneDriven tiedostonäkymät tullaan tuomaan myös Teamsiin. Tavoitteena on yhtenäinen tapa esittää ja hallita tiedostoja koko Office 365:ssa.

Outlook näkyy Teamsissä ainoastaan Meetings-appina, joka käytännössä näyttää kalenterinäkymän kuluvasta päivästä tai vaihtoehtoisesti listan kuluvan ja seuraavan neljän päivän kalenterimerkinnöistä. Microsoft on työstämässä uutta Calendar-appia, mutta vielä ei ole tietoa mitä ominaisuuksia se pitää sisällään.

Joskus keskustelu Teamsissä voi päätyä väärään kanavaan tai jokin keskustelua kasvaa niin isoksi, että olisi järkevää luoda uusi kanava ja siirtää keskustelu sinne. Tällaisia tarpeita nousee, kun halutaan esimerkiksi siivota tai moderoida Teamsin keskusteluja tai kuljettaa myyntiprosessissa käytyä keskustelua mukana koko myyntiprosessin tai vaikka projektin ajan.

Teamsissä ei tällä hetkellä ole mahdollista siirtää keskusteluja kanavien tai tiimien välillä. Microsoft on kuitenkin ilmoittanut viime lokakuussa, että se on ottanut keskustelun siirtämiseen liittyvät kyvykkyydet työn alle. Tälläkään kerta Microsoft ei tosin sen tarkemmin kerro sen tarkemmin mitä he aikovat tehdä tai milloin päivitykset tulee ulos.

Tässä olivat kymmenen tämän hetken halutuinta Teams ominaisuutta. Näitä ja muita ideoita voi seurata UserVoice-palvelussa. Microsoft 365 tiekartta-sivusto on myös hyvä paikka seurata mitä on kehitteillä ja julkaisuputkessa. UserVoice- ja tiekartta-sivusto eivät välttämättä korreloi mitenkään toisiaan, joten ei kannata ihmetellä jos tiekartasta puuttuu asioita, jotka ovat ilmoitettu UserVoicessa työn alle otetuiksi.