Artikkelit

Syksyinen autokuume iski jälleen. Kuten monet tietävät, kuumeen oireita ovat:

  • Pakonomainen tarve löytää itsensä potkimasta renkaita
  • Istuminen autoissa
  • Koeajot
  • Kohtuuton määrä surffailua erilaisissa auton kuvilla varustetuissa verkkopalveluissa.

Löysin itseni kuumehoureissa ison ketjun liikkeestä muutama viikko sitten. Heille oli tulossa auto, joka minua kiinnosti. Verkkopalvelussa auton yhteydessä luki ”tulossa” ja koska liike sattui olemaan kotimatkallani, päätin piipahtaa tarkistamassa tilanteen. Mikään ei olisi ollut hienompaa kuin pieni koeajo työviikon päätteeksi perjantaina, saati vaimon iloksi uudella autolla kotiin ajaminen.

No ei ollut autoa ei. Juttelin kuitenkin automyyjän kanssa, joka kertoi, että auto olisi tulossa jo mahdollisesti ensi viikolla. Hän lupasi ottaa minuun yhteyttä kirjoittaen pöytäkalenteriinsa perjantain kohdalle nimeni ja puhelinnumeroni. Sillä hetkellä luovutin, koska tänään oli kalenterissa näkyvä perjantai ja myyjä lähtisi varmaan pian viikonlopun viettoon kääntäen kalenteriin uuden viikon maanantaina – unohtaen minut ja autokuumeeni kokonaan. Arrgghh…

Onko niin, että käytössä ei ole soveltuvia työkalua, työkalujen käyttö on liian vaikeaa vai homma ei vaan kiinnosta?

Muutama vuosi aiemmin tapahtui aivan sama. Kalenteriin merkattiin tietoni, mutta koskaan ei kuulunut mitään. Asiakkaana koen asiakaspalveluksi sen, että minuun ollaan sovitusti yhteydessä. Näin varmistetaan asiakastyytyväisyys ja saatan jopa ostaa tuotteen. Mietin silloin ja nyt jälleen, mikä tässä on niin vaikeaa? Selvä liidi eli asiakas, joka haluaa ostaa jotain, mitä myyjällä on myytävänä. Onko niin, että käytössä ei ole soveltuvia työkalua, työkalujen käyttö on liian vaikeaa vai homma ei vaan kiinnosta? Saako myyjä tavoitteensa täyteen myymättäkin?

Teknologiasta apua turhautumiseen

Tilanteesta suivaantuneena halusin testata, kuinka helppoa on tehdä liidien keruusovellus, mikä integroituu suoraan taustajärjestelmään. Valitsin asiakkuudenhallintajärjestelmäksi Microsoftin Dynamics 365 (D365) for Sales-tuotteen ja sovellusalustaksi Microsoft PowerAppsin. D365 tarjoaa valmiin tietomallin rajapinnan kautta mm. liidille, mikä helpottaa merkittävästi sovelluksen tekemistä. PowerApps osana Microsoft Power Platformia integroituu lähes mihin vain, joten sen avulla sovelluksen tekeminen käyttöliittymään onnistuu helposti.

Tehtäväkseni jää tehdä yksinkertainen käyttöliittymä, jonka avulla automyyjä voi helposti syöttää liidin tiedot sisään asiakaspalvelutilanteessa puhelimella. Haluan tässä vaiheessa korvata kalenterin sovelluksella, joka syöttää liidin nopeasti taustajärjestelmään. Sieltä joko automyyjä itse tai joku muu käsittelee liidin ja on yhteydessä asiakkaaseen sovittuna aikana. Liidit ovat käsiteltävissä D365-rikkaan käyttöliittymän kautta, jossa niitä voidaan seurata sekä jalostaa myynnin tukena aina kauppaan asti. Sovellusta voidaan helposti kehittää hakemalla autojen tiedot taustajärjestelmistä sekä lisätä työnkulut, millä asiakasta informoidaan automaattisesti tilamuutoksista.

PowerApps vaiheittain

Aloitan sovelluksen tekemisen käynnistämällä PowerApps-sovelluksen, mikä tulee Dynamics 365-tilauksen mukana. Office 365-tilauksen mukana tulee myös PowerApps, rajatummilla ominaisuuksilla. Tämän avulla voi tehdä yksinkertaisen version sovelluksesta esimerkiksi SharePoint -listaa hyödyntäen. Listassa on tarvittavat kentät, mikäli oikeaa CRM:ää ei ole käytettävissä.

PowerApps

Teen sovelluksen valitsemalla tyhjän, puhelimelle tarkoitetun sovelluspohjan. Valitsemalla tietolähteen pohjalta tehtävän version (Start from data). Saisin eri näkymät, listaus, yksityiskohdat ja muokkaus valmiiksi tehtyinä. Haluan nyt tehdä vain tietojen keruun, joten lähden tyhjältä pohjalta liikenteeseen.



Lisään sovellukseeni taustakuvan. Onhan kysymyksessä kuitenkin autokaupan liidisovellus, joten pitäähän tähän yksi auto saada mahtumaan.



PowerApps

Nimeän näkymän ja lisään uuden muokkauslomakkeen, minkä avulla voidaan sisältöä syöttää.




Hienoin osuus alkaa mielestäni tästä, kun voin valita lomakkeelleni tietolähteen. Lukuisista eri vaihtoehdoista valitsen tässä tapauksessa Dynamics 365. Minulle listautuu rajapinnan tarjoamana kaikki tietomallit, mistä valitsen tarvitsemani liidin. Ilman riviäkään koodia minulla on käytettävissäni liidin kaikki kentät.



PowerApps

Valitsen haluamani kentät ja laitan ne haluamaani järjestykseen. Voin määritellä valitsemani kentät pakollisiksi asettaen virheilmoitukset.



PowerApps

Muotoilen näkymän haluamakseni. Nimeän lomakkeen ja kentät haluamikseni. Lisään lomakkeelle Tallenna-painikkeen sekä toiminnon mitä tapahtuu, kun käyttävä valitsee tämän.



PowerApps

Sovellus on valmis julkaistavaksi. Tallennan sovelluksen sekä julkaisen sen valitsemalleni käyttäjäryhmälle tai koko organisaatiolle.




Sovellus tulee näin näkyviin puhelimessa henkilöille, kun he ovat kirjautuneet PowerApps-sovellukseen, minkä avulla he voivat lisätä liidin helposti asiakaspalvelutilanteessa.



Liidi tulee näkyviin Dynamics 365 for Sales-palvelussa. Sieltä se on helppoa jatkokäsitellä, joko myyjän tai keskitetyn asiakaspalvelun toimesta.



Sovellusta on helppoa jatkokehittää ja julkaista päivitetty versio myyjille. Ei se tekeminen tämän vaikeampaa ole.

Onko teillä tarpeita missä voimme auttaa alkuun tai toteuttaa malliksi sovelluksen käyttäjienne tueksi? Ota yhteyttä!

Tutustu myös Antin webinaariin aiheesta



Valmistellessani tätä dokumenttia mietin jälleen kerran, minne sen tallennan. Mitä jos talletan sen työpöydälleni? Siitä se on niin helppo löytää. Nopea tapa on myös tallettaa sen OneDriveen. Office tukee sitä suoraan ja tarvittaessa voin jakaa sen helposti sieltä. Yksi vaihtoehto on jokin SharePoint -työtila, mihin sen voin tallettaa. Uusimpana vaihtoehtona on käyttöönottamamme Microsoft Teams. Hetkinen, onkohan meillä vielä se Z:-levykin käytössä? Mitä jos vain lähetän sen sähköpostilla liitetiedostona?

Maaginen vastaus kysymykseen on konteksti, mihin dokumenttini liittyy. Lähtökohtaisesti mikään dokumentti mitä työssäni työstän, ei ole minun, vaan kuuluu jollekin tiimille, projektille, asiakkaalle, funktiolle, prosessille tms. Asiakkaalle työstämäni dokumentti kuuluu joko myyntitiimille tai asiakastiimille. Projektitoimitukseen liittyvä määrittely kuuluu projektitiimille. Tuotteeseen liittyvä tekninen kuvaus kuuluu tuotekehitystiimille. HR-tiimissä työstämäni työpaikkailmoitus kuuluu HR-tiimille. Koska markkinointitiimimme haluaa minunkin kirjoittavan blogiin sisältöä, on heidän vastuullaan ylläpitää paikkaa, mihin voin tämän tallettaa ja missä voin tätä työstää.

Näin ollen oikea paikka dokumentilleni on mielestäni markkinointitiimin SharePoint-työtila tai Teams.

M365

Minun ei tule tallettaa dokumenttia ainakaan työpöydälleni, mistä kukaan muu ei pääse siihen kiinni. En edes itse pääse dokumenttia katsomaan tai muokkaamaan millään muulla laitteella kuin tällä, millä tätä kirjoitan.  OneDrive on parempi, koska voin työstää dokumenttia millä laitteella vaan, mutta oletuksena yhä vain minä pääsen sitä hyödyntämään. Voin tosin jakaa sen markkinoinnin kanssa, mutta tärkeämpää on, että dokumentti on heidän käytettävissä myös jatkossa, vaikka roolini muuttuisi tai henkilö markkinoinnissa vaihtuu. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi myyntimateriaalin jakamisen kanssa koko myyntitiimin kesken tai asiakasdokumenttien jakaminen jopa asiakkaan kanssa.

Intrasta löytyy SharePoint-työtila, missä markkinointitiimi on jakanut kansion mihin voin tallettaa tämän tietäen, että he pääsevät siihen kiinni ja on heidän vastuullaan ylläpitää käyttöoikeuksia sekä dokumentin elinkaarta. Tiimi on myös voinut tehdä sisäisen työnkulun Microsoft Flown avulla oikoluvun ja julkaisun automatisoimiseksi.  He voivat työstää omia, tiimin sisäisiä dokumenttejaan samassa työtilassa.

Markkinointitiimi hyödyntää myös Microsoft Teamsiä, mihin tiimi on siirtänyt keskustelun pois sähköpostista, blogikirjoitusten julkaisuaikataulun Planneriin sekä linkkejä ja vinkkejä kirjoittamisesta. Siellä voin lisäksi vaihtaa ajatuksia muiden kirjoittajien kanssa saaden aikaisessa vaiheessa palautetta dokumentistani.

Ensi kerralla, kun aloitat dokumentin työstämisen, mieti ennalta mihin se tulee tallettaa. Tiedäthän sähköpostia kirjoittaessakin, kenelle sen lähetät. Samalla tavalla voit aloittaa dokumentin kirjoittamisen dokumentin kohdekansiosta tai tallettaa sen suoraan sinne. Jos tiimissäsi dokumentteja jaetaan OneDrivesta, mieti voisitko tehdä keskitetyn dokumenttikirjaston tai kansion mihin dokumentit voidaan tallettaa alusta alkaen. Muista myös, että saat oman OneDriven lisäksi SharePoint Online -työtilat synkronisoitua OneDrive-työasemasovelluksella omalle koneellesi, jolloin dokumentit ovat resurssienhallinnan kautta helposti käytettävissä.

P.S. Vanhana SharePoint-konkarina tiesin kyllä mihin talletan dokumenttini, vaikka vaihtoehtoja onkin useita. Vastauksena kysymykseesi: ”Mitä tallettaa OneDriveen?”, vastaan: kaikki henkilökohtaiset dokumenttisi mitä et tule missään vaiheessa jakamaan ja mistä ei ole arvoa kellekään muulle, kuten matkalaskukopiot, kuitit, palkkakuitit yms.

Tulemme mielellämme auttamaan sinua, tiimiäsi tai organisaatiotasi matkalla modernin työn maailmassa. Kysy lisää.

Microsoft on valinnut Cloudrivenin vuoden 2018 ohjelmistokumppaniksi Suomessa Happit palvelullaan. Cloudriven valittiin finalistien joukkoon lähes 3000 hakemuksen joukosta.

Aloitetaanpa pienellä arvuutusleikillä:

  • Mikä mahdollistaa liiketoiminnan innovaation?
  • Mikä ratkaisee liiketoiminnan ongelmat?
  • Mikä liittyy organisaatiosi dataan?
  • Mikä automatisoi prosessit?
  • Mikä parantaa organisaation tuottavuutta?
  • Millä voit kehittää itsensä johtamista?

Mikä ikinä vastaus onkaan, niin sen täytyy olla kyllä jotain todella ihmeellistä, jos se tosiaan kaiken tämän tekee. Monikin asia voisi toimia tässä vastauksena, mutta tällä kertaa haetaan vain yhtä Office 365:n palvelua, nimittäin PowerAppsia. Vaikka teknologia ei yksin ratkaise organisaatioiden toimitatapoihin liittyviä haasteita ja kehittämistarpeita, niin on hyvä tuntea teknologia mahdollistajana.

 

”Toimialaosaaminen, liiketoiminnan prosessien ja haasteiden ymmärtäminen ja hyödyntämispaikkojen tunnistaminen ovat hyvin tärkeitä taitoja”

 

PowerApps on varsin mielenkiintoinen tuttavuus Office 365-palveluiden joukosta nimenomaan sen vuoksi, että se voi parhaassa tapauksessa mahdollistaa kaikki pienen arvuutusleikkimme aihioista. Ratkaisujen innovointi yhdessä organisaation datan ja muiden pilvipalvelujen kanssa vaatii kuitenkin muutakin kuin teknologiaosaamista. Toimialaosaaminen, liiketoiminnan prosessien ja haasteiden ymmärtäminen ja hyödyntämispaikkojen tunnistaminen ovat hyvin tärkeitä taitoja, joita ilman PowerApps-ratkaisut eivät tuota riittävästi lisäarvoa.

Cloudrivenin tulevassa webinaarissa tutustutaan PowerAppsiin ja mietitään miten sitä voidaan hyödyntää.

Olen ärtynyt. Ai miksikö? No siksi, että Office 365 -palvelut otetaan käyttöön, pilotoidaan ja jalkautetaan uudet hienot työkalut. Nyt varmaan kysyt, että mikäs tuossa ärsyttää? Tarkennetaan, minua ärsyttää se, että ennen palveluiden käyttöönottoa ei mietitä miten palvelut tukevat organisaation toimintatapojen kehittämistä. Valitettavasti törmään jatkuvasti siihen, että Office 365 palvelut lasautetaan pystyyn ja kerrotaan jengille, että ”tässä olisi nyt uudet hienot työkalut, ala käyttämään parhaaksi katsomallasi tavalla”.

”Organisaation ulkopuolisena tehtävä on erityisen haastava. Muutos pitää lähteä sisältä.”

Miksi organisaatiot toimivat näin? Koska näin on tehty aina? Pitää varmasti monessa organisaatiossa paikkansa. Etenkin niissä missä vanhat toimintatavat ovat juurtuneet peruskallioon niin syvälle, että pitää olla aikamoinen ihmeidentekijä saadakseen konkreettisia muutoksia aikaiseksi. Organisaation ulkopuolisena tehtävä on erityisen haastava. Muutos pitää lähteä sisältä. Tarvitaan vähintään yksi henkilö, joka on vastaanottavainen digitaalisen muutoksen viestille ja ymmärtää tarpeen kehittyä ja muuttua.

”Liiketoiminta pitää kuitenkin saada mukaan ja innostumaan digitalisaation mahdollisuuksista ja välttämättömyydestä, jotta muutokset saadaan vietyä läpi koko organisaation tasolla.”

Mitä muita syitä on lisätä sinappia lautaselle, kun hernekeitto on jo syöty? Voisiko olla siksi, että Office 365 -palveluita markkinoidaan enemmän työkaluina kuin työtapojen kehittämisen mahdollistajina? Noh, näin on ainakin aiemmin ollut, mutta onneksi Office 365 tarina on kehittynyt parempaan suuntaan ja nykyään viestissä on mukana vahvasti myös toimintatavat. Mutta onko jo liian myöhäistä? Osataanko Office 365:tä nähdä toimintatapojen muutosten mahdollistajana? Ei ole myöhäistä, jos on valmis kuuntelemaan, oppimaan ja muuttumaan.

”Mihin porukkaan teidän organisaationne haluaa kuulua?”

Onneksi digitalisaation ajan hengessä eläviä yksilöitä pääsee enenemässä määrin vaikuttamaan organisaatioiden digitaaliseen muutokseen. Liiketoiminta pitää kuitenkin saada mukaan ja innostumaan digitalisaation mahdollisuuksista ja välttämättömyydestä, jotta muutokset saadaan vietyä läpi koko organisaation tasolla. Tässäpä siis viestiä joryihin: Ne jotka eivät pysty muuttumaan, jäävät jälkeen ja lopulta kuolevat pois antaen tilaa muutosvalmiille organisaatioille. Ne jotka muuttuvat – kehittävät uusia työtapoja, parantavat tuottavuutta, innovoivat ja luovat yhteisöllisiä kannustavia työympäristöjä. Mihin porukkaan teidän organisaationne haluaa kuulua?

Jäikö kysyttävää, vastaan mielelläni