Posts

LingonberryTämä on toinen ja viimeinen osa Jukan merkityksellistä työtä käsittelevästä blogikirjoituksesta. Ensimmäinen osa julkaistiin kaksi viikkoa sitten.

Tohtorin määräyksestä

Analysoimme meille normaaliin tapaan keväällä saavuttamiamme tuloksia suhteessa tekoihimme ja pohdimme painopisteitä syyskaudelle. Analyysin pohjalta muutimme johtamisjärjestelmäämme hieman:

a) lisäsimme hieman jokaisen Cloudrivenin työntekijän mahdollisuuksia valita meille tärkeisiin prosesseihin liittyvistä teoista kullekin viikolle sopivat,
b) erotimme toisistaan tekemisen ja tulokset sekä
c) päätimme palkita tekemisestä mahdollisuuksilla vaikuttaa Cloudrivenin toimintaan sekä omiin kehitysmahdollisuuksiin.

Kun valinnanvapaus kohdistuu tekoihin, jotka ovat kriittisiä kyvyllemme luoda arvoa asiakkaillemme, ihmiset kanavoivat aikaa ja osaamistaan paremmin heidän vahvuuksiensa mukaiseen tekemiseen. Näin tapahtuu, jos oletuksemme jotakuinkin rationaalisista päätöksistä ajankäytön suhteen toteutuu keskimäärin yksilötasolla palautteen ja palkkioiden kannustamana. Tästä loogisena johtopäätöksenä on, että työmme tuottavuuden pitäisi kasvaa vertailukaudesta.

Pohdimme myös, miten voisimme parantaa edelleen yhteishenkeämme ja kykyämme puhaltaa yhteen hiileen. Päätimme antaa jokaiselle mahdollisuuden nostaa viikon aikana erinomaisesti toiminut henkilö jalustalle. Näin pyrimme kanavoimaan arvostavaa ja ohjaavaa palautetta ihmiseltä toiselle. Erityisen mahtavaa on, että asiakkaammekin lähtivät mukaan. Kuvasin pari viikkoa sitten videon, jolla asiakkaamme kertoo spontaanisti vasta julkaistujen mobiilisovellusten myönteisistä vaikutuksista hänen organisaationsa asiakaskohtaamisiin. Asiakkaan onnistumisten vuoksi me teemme työtämme. Parasta palautetta hyvästä työstä onkin aito kiitos asiakkaalta.

Lisäksi arvelimme, että me kaikki haluamme oppia uutta ja kehittyä. Niinpä päätimme uudistaa tekemiseen kohdistuvaa palkitsemista. Syyskaudella jokainen halukas saakin listata palkkioksi erityistaitonsa, jonka suhteen hän on valmis opastamaan muita. Lopullista kurssilistaa vielä kasataan, mutta tarjonta tuntuu pärjäävän hyvin pienelle kansanopistolle. Erityistaitoihin liittyvän opastuksen lisäksi kaupan on luonnollisesti pienempiä ja hieman suurempia sekä yrityksen että tekijän näkökulmasta osaamista, vaikutusmahdollisuuksia tai hyvinvointia parantavia palkintoja.

Karhukaan ei jaksa aina painia, vaan se syö välillä puolukoita

Cloudrivenillä olisi krooninen tarve palkata lisää väkeä johtoon tai hallintoon, jos kaikki yllä kuvattu pyörisi manuaalisen työn varassa. Päätimme kuitenkin antaa karhujen vaellella puolukkametsillä ja keskittyä asiakkaille arvoa tuottavaan työhön. Niinpä hyödynnämme Habit-järjestelmäämme johtamisessa. Johtamisjärjestelmän muutosten perusteella teimme konfigurointeihin muutoksia:

a) esitämme kriittisen tekemisen ja tulokset samassa näkymässä voidaksemme tarkastella työn ja tulosten yhteyttä myös visuaalisesti
b) palkitsemme vain tekemisestä, sillä uskomme tulosten lopulta tottelevan tekemistä
c) yhteismitallistimme tavoitepistemäärät eri työntekijärooleilla, jotta työpanokset olisivat vertailukelpoisia
d) kirjaamme myyntiprosessiin liittyvän tekemisen Dynamics CRM:n päällä pyörivään Virta-järjestelmäämme ja hyödynnämme Habitin tuotteistettua geneeristä Dynamics CRM -integraatiorajapintaa tietojen tuomisessa Habitiin
e) annamme tilaa asiakkaidemme videoidulle palautteelle onnistumisista ja kehityskohteista ja käymme siitä keskusteluja

Järjestelmän hiominen ei kuitenkaan johtanut luopumiseen palaverikäytännöistämme. Päinvastoin vahvistimme johtamista järjestelmän kautta keskittyen laajemmin viikkotasolla havaintoihin, joita voimme järjestelmän avulla tehdä. Muutos ei siis kohdistunut viikkopalaverien kuluvaan kokonaisaikaan, vaan ajan käyttöön tuottavampaan keskusteluun.

Osallistumisten osalta merkittävin muutos viikkopalavereihin on Jannen puuttuminen riveistä fyysisesti hänen kartoittaessaan Cloudrivenin mahdollisuuksia USA:n markkinoilla. Fyysisestä poissaolosta huolimatta Jannekin on läsnä. Hänen panoksensa on läpinäkyvästi kaikkien mielessä Habitin kautta. Yhteydenpito sujuu luonnollisesti Habitin lisäksi siihen tarkoitettujen välineiden (O365-palvelut ml. Lync, Outlook ja Sharepoint sekä Skype tai yhteisöllinen CRM-järjestelmämme) avulla aiheesta riippuen.

Engaged Workers'Millaisia tuloksia uskaltaisit odottaa jääkiekkojoukkueelta, jossa kokoonpanoon kuuluvista pelaajista 2,6 on kiinnostunut laittamaan kaikkensa peliin joukkueen eteen, 12,6 ei välitä lopputuloksesta ja 4,8 odottaa rantapalloja jäälle? Tai eduskunnasta, jossa 26 kansanedustajaa rakentaisi parempaa Suomea, 126 leimaisi kuvitteellisen kellokortin ja 48 valittaisi tyytymättömyyttään syöden muiden motivaation rippeitä? Nykyhallituksessa on muuten 17 ministeriä.

Gallupin tutkimuksen mukaan työntekijöiden sitoutumisella on merkitystä yrityksen tuottavuuden kannalta. Aineiston perusteella organisaatiot, joissa oli 9,3 sitoutunutta työntekijää yhtä myrkynkeittäjää kohden, saavuttivat 147 prosenttia paremman osakekohtaisen tuloksen kuin kilpailijansa.

Yrityspäättäjän mielenkiinnon pitäisi siis herätä, mutta sitoutumisen luulisi olevan myös yksilön intresseissä. Sitoutuneet työntekijät tunsivat nimittäin kolme kertaa todennäköisemmin elämänsä muutoinkin kukoistavan. Miksi siis kammoksua innostumista ja sitoutumista?

Mistä lääkkeet sitoutumiskammoon?

Uskomme sitoutumiskammon töissä helpottavan, jos ihminen tuntee tekevänsä merkityksellistä työtä. Mielestämme työ on merkityksellistä, jos työntekijä

1) arvostaa työyhteisön yhteistä päämäärää,
2) ymmärtää työtehtäviensä yhteyden päämäärään
3) saa rakentaa menestystään vahvuuksiensa varaan,
4) vastaanottaa arvostavaa, mutta ohjaavaa, palautetta esimiehiltä ja lähimmiltä kollegoilta onnistumisista ja epäonnistumisista ja
5) saa mahdollisuuden vaalia fyysistä ja henkistä hyvinvointiaan muun muassa liikunnalla, riittävällä levolla ja terveellisellä ravinnolla.

Gallupin tutkimuksessa ohjenuoriksi nostetaan panostukset oikeisiin rekrytointeihin, työntekijän vahvuuksien ja työtehtävien yhteensovittamiseen ja hyvinvointiin.

Janne kirjoitti kesäkuussa tavastamme annostella lääkkeitä sitoutumiskammoon oman työmme osalta Cloudrivenillä. Hän nosti esiin kolme tärkeää näkökulmaa:

1) Johda viikkoja, älä vuosia
2) Valitse kolme asiaa, jotka lupaat saada viikon aikana valmiiksi
3) Motivoi luomalla positiivista sosiaalista painetta

Ensimmäinen kohta unohtuu monessa organisaatiossa, sillä usein johtaminen keskittyy tuloslukuihin taustalla olevien syytekojen sijaan. Erilaisia toimenpideohjelmia saatetaan silti käynnistää, jos komiteamietinnöt niitä tukevat. Tärkein kuitenkin unohtuu. Nimittäin ne toimenpiteet. Tällöin lopputulemana on tyypillisesti matriisissa ja linjassa yhtäaikaisesti toimivaksi suunniteltu organisaatiokaavio höystettynä kuvauksella pääprosesseista yksityiskohtaisine aliprosesseineen, uusi tietojärjestelmä IT-osaston ylläpidettäväksi tai kehitysehdotuksia sisältävä esiselvitysraportti. Vastaavasti organisaatioissa, joissa yhteisiin tavoitteisiin todella sitoudutaan, töitä tehdään joka viikko hieman toisin kuin ennen oli tapana. Tämä osoittaa samalla, että

a) johto on onnistunut kommunikoimaan yhteisen päämäärän kiinnostavasti ja määrittelemään viikkotasolla kriittiset teot yhdessä henkilöstönsä kanssa,
b) tekemisen muuttamiseksi vaadittu arvostava mutta ohjaava palaute on annettu sitä kaipaaville.

Suurin osa meistä haluaa olla sanojensa ja lupaustensa mittaisia. Niinpä viikolla valmistuvien asioiden lupaaminen ääneen saa useimmat meistä ponnistelemaan sen eteen, että seuraavalla viikolla ei tarvitse selitellä. Ainakaan toistuvasti viikko toisensa jälkeen. Läpinäkyvys ja valinnan mahdollisuus yhdistettynä kehittävään ja mieluisaan palkitsemiseen luo sopivan positiivisen paineen hoitaa viikon hommat kunnialla.

Blogipostauksen toinen osa julkaistaan viikolla 36.

Tuntuuko siltä, että teet paljon töitä, mutta et saa juuri mitään aikaiseksi? Ei hätää, et varmasti ole yksin. Kärsin aikaisemmin itsekin vaivasta, jota kutsun säätämiseksi. Se on läheistä sukua keskittymiskyvyttömyydelle, tyhjäkäynnille ja päämäärättömyydelle. Olen päätellyt, että säätämisen yleistyminen erityisesti tietotyöläisten arjessa liittyy siihen, että samanaikaisesti hoidettavia ja seurattavia asioita on yksinkertaisesti liikaa.

Työtehon ja tulosten kannalta säätäminen on turmiollista; sen vakavin oire on nimittäin se, että mikään asia ei tunnu valmistuvan. Tämä johtaa onnettomaan kierteeseen: kun todo-listalta ei voi vetää mitään yli, ei synny onnistumisen kokemuksia, mikä taas johtaa motivaation laskuun.

Onneksi vaivaan on lääke. Aloitin paranemisen välittömästi, kun tulin töihin Cloudriveniin. Vaikka oireita vielä esiintyykin aika ajoin, oloni on helpottunut ja – mikä tärkeintä – voin pyyhkiä ToDo-listalta viikoittain jotain pois. Säätämisestä kärsiville suosittelenkin seuraavaa kolmen kohdan kuuria.

1) Johda viikkoja, älä vuosia

Toimitusjohtajamme Jukan ajaton viisaus on, että muutosta ei voi johtaa viikonlopun yli. Jos tekemistä ei seurata viikoittain, kiusaus siirtää tehtävien hoitaminen eteenpäin on suuri. Liian löysät ja pitkät aikarajat passivoivat, koska ihminen luonnostaan aliarvioi tehtävien suorittamiseen tarvittavan ajan. Viikkotasolla on myös helppo varmistaa, että kaikki tekevät varmasti oikeita, tavoitteiden kannalta merkityksellisiä asioita.

Cloudrivenissä meillä on luonnollisesti tiettyjä strategisia tavoitteita ja mittareita. Sen sijaan, että seuraisimme mittareita vain kvartaaleittain tai kerran vuodessa, pystymme omasta, suorituksen johtamiseen suunnitellusta Habitistamme tarkastelemaan mittareita viikoittain. Näin voimme reagoida nopeasti muutoksiin, ja henkilöstön motivaatio ja sitoutumisaste pysyy korkeana, koska näemme konkreettisesti, että omilla teoillamme on merkitystä.

Oman tekemisemme vaikutukset näkyvät suoraan yrityksen strategisissa mittareissa.

Oman tekemisemme vaikutukset näkyvät suoraan yrityksen strategisissa mittareissa.

2) Valitse kolme asiaa, jotka lupaat saada viikon aikana valmiiksi

Viiden päivän työviikko on yllättävän lyhyt aika, kun taas vuosi tuntuu jo lähes ikuisuudelta. Vuodessa on kuitenkin vain 52 viikkoa, joista työssäkäyvällä kuluu reipas kuukausi kesä- ja talvilomiin sekä arkipyhiin. Työviikkoja kertyy vuodessa keskimäärin noin 47.

Olemme itse tulleet siihen tulokseen, että viikon aikana kannattaa keskittyä kolmen asian hoitamiseen. Siksi lupaamme aina maanantaipalaverissa saada viikon kuluessa valmiiksi valitsemamme kolme tehtävää. Määrä saattaa kuulostaa pieneltä, mutta näiden tehtävien lisäksi meillä on jokaisella omaan toimenkuvaamme liittyviä vastuita, jotka vievät aikaa. Vaikeinta onkin saada mitoitettua tehtävät oikean kokoisiksi: jos haukkaa liian ison palan, aika loppuu kesken. Johtamisjärjestelmämme ansiosta itselleni on muodostunut selkeä käsitys siitä, mitä työviikon aikana ehtii saada aikaiseksi. Tämä helpottaa huomattavasti omaa ajanhallintaa.

47 viikkoa x 3 tehtävää = 141 tehtyä tehtävää vuodessa. Säätämällä ei taatusti päästä tällaisiin lukuihin!

3) Motivoi luomalla positiivista sosiaalista painetta

Maanantain “laputuspalaverissa” käymme yhdessä läpi kaikki edellisen ja alkavan viikon tehtävät. Kun jokainen pääsee vuorollaan kertomaan tekemisistään, luo se positiivisen sosiaalisen paineen tehtävien suorittamiselle. Aina on mukavampi kertoa saavutuksistaan kuin selitellä tekemättä jättämisiään! Kirjoitamme tehtävät post-it-lapuille ja palaamme niihin taas ensi viikon palaverissa.

Seuraamme tehtävien suorittamista myös omassa Habitissamme. Jokaisesta tehdystä “post-it-lapusta” saa pisteitä ja tulosnäkymästä on helppo tarkistaa, kuinka moni on päässyt viikkotavoitteeseensa. Jotta pisteillä olisi merkitystä, niillä voi hankkia Habitin pistekaupasta pieniä palkintoja, kuten pullon kuohuvaa.

Raportoimme ja seuraamme strategisia mittareita Habitissa viikoittain.

Raportoimme ja seuraamme strategisia mittareita Habitissa viikoittain.

Habitissa positiivista sosiaalista painetta luodaan kannustavalla pistekilpailulla. Pisteitä saa suoritetuista tehtävistä.

Habitissa positiivista sosiaalista painetta luodaan kannustavalla pistekilpailulla. Pisteitä saa suoritetuista tehtävistä.

 Pistekaupasta voi hankkia pieniä palkintoja.

Pistekaupasta voi hankkia pieniä palkintoja.

Lopeta siis säätäminen ja aloita saavuttaminen! Kerromme mielellämme lisää siitä, miten voit tehostaa itsesi ja tiimisi johtamista. Jätä sähköpostiosoitteesi alle ja tarjoamme sinulle ilmaisen ensiavun akuuteimpaan hätään.

[contact-form-7 id=”37382″ title=”Sähköpostiosoite”]

Konzerthaus am Gendarmenmarkt koko loistokkuudessaan.

Konzerthaus am Gendarmenmarkt koko loistokkuudessaan.

Työnteko on jo muuttunut, mutta onko johtaminen muuttunut sen mukana? Useimmat yritykset jälkiteollisessa maailmassa osaavat jotenkin mitata käytettyä työaikaa. Joillain työpaikoilla saatetaan edelleen pohtia, pitääkö leimata itsensä kahvitauolle, jos ottaa kahvikupin läppärin viereen mukaan.

Mutta kuinka monet yritykset osaavat johtaa suoritusta siten, että työntekijät pohtisivat oman suoritustasonsa kannalta merkityksellisempiä asioita? Kysymys on relevantti, sillä hyvää suoritustasoa ja tulosta ei saavuteta puhtaasti sattumalta.

Jäin pohtimaan tätä kysymystä, kun suuntasin pitkäksi viikonlopuksi Berliiniin itselleni rakkaan lauluharrastuksen pariin. Sibeliuksen Kullervo-sinfonian kaksi esitystä upposivat bravo-huudoista päätellen Konzerthausin yleisöön. Olin pakannut matkaan myös työläppärini, sillä olin esimieheni Jukan kanssa sopinut tekeväni töitä matkalla. Perusarkipäivään toi mukavasti vaihtelua mm. hotellin runsas aamiainen, lenkkeily keväisessä Tiergartenin puistossa, hyvän klassisen musiikin esittäminen korkeatasoisissa puitteissa innostuneelle yleisölle ja ruokapaikan valitseminen Berliinin runsaasta tarjonnasta.

No, entä ne tulokset? Kaksi tarjousta, yksi tarjouksen tarkennus, yksi esitysmateriaali ja yksi puolivalmis tarjous, joista jälkimmäistä lukuun ottamatta kaikki ovat helposti mitattavia suureita. Maanantaille sovittu hallituksen kokous siirtyi, joten myyntiraportin tekemisen sijaan tuliaisten ostamiseen jäi enemmän aikaa. Opettavaista ja kunnioitusta herättävää oli myös kuunnella 72-vuotiaan Jorma Hynnisen häikäisevää ja vangitsevaa laulamista.

Konzerthausorchester Berlin ja Pietari Inkinen esittävät Sibeliuksen Kullervon.

Konzerthausorchester Berlin ja Pietari Inkinen esittävät Sibeliuksen Kullervon.

On töitä ja tilanteita, joihin etätyö ei sovi, mutta selkeät yhdessä sovitut mittarit ja tavoitteet tekevät työstä sekä sen valvonnasta ja suorittamisesta helpompaa ja vapaampaa. Voisiko sillä olla myös vaikutusta työntekijän suoritustasoon? Mikäli omaa matkaani, Cloudrivenin omia asiakascaseja ja yleisiä tutkimuksia katsotaan, vaikutukset ovat selkeästi positiivisia.