PK-yrityksen asiakashankkeiden hallinta

Saimme syksyllä 2020 yhteydenoton yrityksestä, joka tekee muutaman työntekijän voimin erilaisia asiakkaidensa toimintaa kehittäviä hankkeita. Hankkeiden kestot vaihtelevat joistakin kuukausista jopa pariin vuoteen asti ja toiminta on selkeästi projektiluonteista. Toiveena oli saada aikaan ratkaisu, joka käyttäisi asiakasyrityksessä jo käytössä olevia Office 365 palveluita ja olisi selkeä arjessa mukana kulkeva työkalu. Asiakasyritys haluaa pysyä nimettömänä, joten kunnioitamme heidän toivettansa ja puhumme heistä asiakasyrityksenä ja heidän asiakkaillensa tekemistä hankkeista puhumme A-hankkeina ja B-hankkeina. Lopulliseksi ratkaisuksi valikoitui Power Appsin ja Microsoft Teamsin integrointi.

Tuumasta toimeen

Tuumasta toimeenEnsimmäisen tapaamisemme jälkeen asiakasyrityksen tarve kirkastui meille erittäin hyvin ja kävimme valmistelemaan ensimmäistä Proof of Conceptia perustuen Teamsiin, Planneriin, Exceliin ja Power Automateen. Saimme valmiiksi muutaman yhteisen työpajan kautta tarkistettuna ratkaisun, jossa Microsoft Teamsiin perustetaan asiakasta varten tiimi ja kullekin hankkeelle on tiimissä oma kanava. Hankkeeseen liittyvät tehtävät hallittaisiin kanavaan liitetyn Plannerin suunnitelman (Plan) mukaisesti. Hankkeissa toistuu asiakkaittain samalaiset tehtävät, joten niiden lisääminen Plannerin suunnitelmaan automatisoitiin Power Automatella tapahtuvalla työnkululla, joka kopioi Excel-tiedostosta joko A-hankkeen tehtävät tai B-hankkeen tehtävät riippuen minkä tyyppisestä hankkeesta kulloinkin on kyse. Tällä pystytään vähentämään kirjoitustyötä uuden hankkeen käynnistämisen yhteydessä.

Cloudriven menestystarina Microsoft Teams ja Power Apps integraatio diagram

Kuva 1 asiakkaalle toteutun ratkaisun tietomalli

Koekäyttöjakso ja havainnot

Loppusyksystä tämä Teamsiin vahvasti nojaava ratkaisu annettiin asiakasyritykseen käytettäväksi kokemusten ja havaintojen keräämiseksi. Kaikki toimi periaatteessa kuten oli suunniteltukin, mutta niin sanoaksemme ”muutamia arkielämän hyttysiä osui tuulilasiin hämärtäen näkökenttää”.

Planner osoittautui hyväksi ja kukin työntekijä pystyi näkemään kerralla eri hakkeista itselleen osoitetut tehtävät Teamsiin tulleen Tasks – Planner ja To Do palvelun kautta. Hankaluutena Plannerin käytössä oli se ettei asiakasyritys saanut sitoutettua erinäisistä syistä johtuen omia asiakkaitaan työskentelemään vieraskäyttäjinä Teamsin kanavissa ja että eri suunnitelmista Plannerissa ei saanut koostettua yritystasolla kattavaa ”kuvaa ilmatilasta” eli millaisia hankkeita nyt oli käynnissä, mitkä tehtävät ovat meneillään ja millainen on asiakasyrityksen työntekijöiden kuormitus kaiken kaikkiaan eri hankkeiden tehtävissä.

Cloudriven menestystarina Microsoft Teams ja Power Apps platforms

Tuulen suunta muuttuu perustellusti

Loppuvuoden koekäyttöjakson ja vuodenvaihteen kiireiden jälkeen palattiin asiakasyrityksen kanssa takaisin työpajaan selvittämään mitä oli opittu ja mitä pitää tehdä seuraavaksi. Aiempana kuvatun kitkan lisäksi asiakasyrityksen edustajat oli osallistuttu webinaariin, jossa oli esitelty projektityön mittareita hyvin kuvaava dashboard ja tästä asiakasyrityksessä oli syntynyt selkeä käsitys, että tällaisen hekin haluavat. Pienellä selvitystyöllä totesimme, että vastaavanlainen dashboard (mittaristo) voidaan toteuttaa Microsoft Teamsiin integroimalla Power Apps, Power Automate ja Power BI toimimaan yhdessä.

Cloudriven menestystarina Microsoft Teams ja Power Apps integraatio pic 2

Kuva 2 Kuvakaappaus Teamsista kehitysympäristöstä testiaineistolla täytettynä

Ratkaisu toteutettiin siten, että Power Appsilla rakennettiin sovellukset asiakkaiden, hankkeiden, hankeyhteyshenkilöiden ja tehtävien käsittelyyn. Nämä sovellukset yhdistettiin Teamsissa tiimiin, jota asiakasyrityksen henkilöstö käyttää yhteisiin töihin liittyvien keskusteluiden ja tiedostojen käsittelyyn. Asiakastiedoille, hankkeille ja tehtäville on omat kanavansa ja kussakin kanavassa on kontekstin mukainen Power App -sovellus omana välilehtenään.

Yleisen kanavan välilehdeksi asetettiin Power BI:llä toteutettu raportti, joka näyttää dashboardissa tehtävien tiloja ja työntekijöiden tehtäväkuormitusta. Tietojen tallennuspaikaksi valikoitui SharePoint Onlinen luettelot johtuen kohtalaisen pienestä tietomäärästä asiakkaiden, hankkeiden, hankeyhteyshenkilöiden osalta. SharePointin luetteloiden eduksia katsottiin myös mahdollisuus tehdä helposti ja ketterästi omia SharePointin luettelonäkymiä sekä helppous luoda omia raportteja Excelillä ja Power BI:llä. Tässä ratkaisussa Power Automaten tehtäväksi tuli huomioida päivittäin ajettavalla flowlla myöhässä olevat tehtävät ja asettaa niille hälytintilaindikaattori sekä toisella flowlla ilmoittaa Teamsissa tehtävät kanavan keskusteluissa valmiiksi saaduista tehtävistä.

Jälkipeli

Tämä projekti on jälleen hyvä esimerkki siitä, että arjen pirstaloituneen tiedon hallintaan voidaan toteuttaa käteviä ratkaisuja Microsoft Office 365 palveluiden ja sovellusten avulla. Projektin läpivienti onnistuu tarvittaessa lyhyessäkin ajassa käyttäen ketteriä menetelmiä ja aktiivista kommunikointia.

Tämän kaltaisten ratkaisujen etuna on myös se, että ratkaisun tilannut asiakas voi kehittää sitä halutessaan itse, koska käytännössä lähdekoodia ei ole ja kehitystyö voidaan tehdä ilman ohjelmointiosaamista ja ohjelmointityökalujen käyttöä. Toki aina on hyvä pitää mielessä asioiden suuruusluokka eli jossakin vaiheessa tietomäärät ja sovelluksen käyttäjien määrä on niin suuri, että kannattaa puntaroida asian luonteesta riippuen toiminnanohjaus- tai asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönottoa.

Jari Kotola,
Cloudriven
4.6.2021

Ota yhteyttä