Itselle yksi mielenkiintoisimmista lokakuun 2022 Microsoft Ignite -tapahtuman julkaisuista oli uusi Microsoft Syntex -palvelu, jota Microsoft on valmistellut jo pitkään. Tämän palvelun ideana on valjastaa tekoäly käsittelemään dokumentit automaattisesti SharePoint-kirjastoissa, ja siten säästää tuntuvasti organisaation työaikaa arjen kiireen keskellä sekä varmistaa kuitenkin tiedon löydettävyys ja joustavat jatkokäsittelymahdollisuudet.
Microsoft Syntex on laaja palvelukokonaisuus ja siihen on tulossa paljon uusia ominaisuuksia tämän vuoden aikana, joten on hieman haastavaa saada selville nopeasti mitä on jo käytettävissä ja mitä vasta tuloillaan… Tästä syntyikin ajatus tehdä tästä mainiosta palvelusta blogisarja.
Tässä ensimmäisessä osassa aloitamme mistä Microsoft Syntex:stä on kyse ja jatkossa blogisarjassa pureudutaan esimerkkien avulla Microsoft Syntex:in ominaisuuksiin ja hyödyntämismahdollisuuksiin asiakastapaustemme pohjalta: dokumenttien automaattinen käsittely ja dokumenttien luonti uuden modernin mallin avulla. Vuoden 2023 aikana palveluun tulee saataville dokumenttien käännökset, tiivistelmät sekä kuvien luokittelu ja puheen kirjaaminen tekstimuotoon videoista ja tallenteista (eng. transcription) ─ näihin uusiin ominaisuuksiin tulemme takuulla palaamaan blogisarjassa.
Syntex pähkinänkuoressa
Microsoft Syntex on tekoälyä hyödyntävä palvelu, joka auttaa organisaatioita ymmärtämään, kokoamaan, löytämään ja uudelleenkäyttämään sisältöä, joka on tallennettu Microsoft 365:een eli tiedostokirjastoon SharePointiin, Teamsiin tai OneDriveen. Microsoft Syntex:llä voidaan analysoida, luokitella ja poimia tietoa asiakirjoista. Tämän jälkeen tieto voidaan yhdistää sinne, missä sitä tarvitaan – hakutoimintoihin, sovelluksiin ja uudelleenkäytettävänä tietona.
Microsoft Syntex onkin yksi kolmesta palvelukokonaisuudesta Microsoftin älykkään dokumenttienkäsittelyn (engl. Intelligent Document Processing) kentällä. Se on näistä kolmesta vaihtoehdosta pisimmälle tuotteistettu ja suunnattu Microsoft 365 -palvelun loppukäyttäjille. Voit itse selaimesta kouluttaa tekoälylle tiedostojen käsittelymallin muutaman esimerkkitiedoston pohjalta, ja jatkossa saat tekoälyn automaattisesti käsittelemään dokumentit. Se tunnistaa ja luokittelee dokumentit tyypeittäin sekä poimii niistä halutut tiedot SharePointin sarakkeisiin. Tämä helpottaa tiedon löytämistä, jakamista, liiketoimintaprosessien automatisointia. Voit myös määrittää dokumentille automaattisesti asetettavia säilytys- ja tietosuojakäytänteitä.
Kyseessä on nimenomaan palvelu, jota voi nykytermein kuvata no-code -ratkaisuna: kaikki hoituu selainkäyttöliittymästä selkeää ja hyvin johdateltua polkua pitkin. Toki jatkokehitysvaiheessa dokumenttienkäsittelyn kokonaisratkaisussa usein hyödynnetään yhdistelmätiimiä loppukäyttäjiä ja IT-asiantuntijoita, jotta kaikki tarvittavat määritykset ja automaatiot voidaan toteuttaa tehokkaasti. Kuitenkin tämä dokumenttienkäsittelyprosessin alkuvaihe eli tiedostojen luokittelu ja niiden metatietojen poiminta sisällöstä on tehty helpoksi liiketoimintakäyttäjille. Ja mitä enemmän organisaatiolla on dokumentteja käsiteltävänä, sitä suuremmat aikasäästöt saadaan Microsoft Syntex:n avulla.
Microsoft Syntex:n avulla voidaan tehostaa dokumenttien luontia uuden modernin mallin avulla: käyttäjä valitsee vain täytettävät kentät esimerkiksi keskistetystä asiakastietokannasta, ja järjestelmä täyttää automaattisesti asiakkaan nimen ja yhteystiedot tallennettavaan Word tai PDF-dokumenttiin. Tästäkin kirjoitamme jatkossa lisää, mutta seuraavassa osassa kerron tarkemmin asiakastapauksemme tuontitullauksen asiakirjojen arkistoinnista.
