Dokumenttien hallinnan järjestelmät ovat usein tavoitteiltaan monimuotoisia kokonaisuuksia, joihin ”kaupan hyllyltä” löytyvää valmistuotetta voi olla haastavaa sovitella. Kirjoitin dokumentinhallinnasta, nimenomaan sopimustenhallinnan näkökulmasta, jo aiemmin viime vuoden tammikuussa. Tämän jälkeen olen ollut mukana myös toisessa isohkossa hankkeessa, jossa dokumenttien hallinnan elinkaarta on ratkottu Power Platformin ja Microsoft 365 -työkalujen avulla. Tämä jälkimmäinen hanke liittyy kansainväliseen viranomaisvalmistelutyöhön, ja sen myötä dokumenttien luontiin, julkaisuun ja jakeluun. Tässä tekstissä avaan lyhyesti näiden kahden hankkeen tavoitteita ja ratkaisumalleja, ja spekuloin sitä, mitä äskettäin julkaistu Azure OpenAI mahdollistaisi jatkossa näiden kahden hankkeen näkökulmasta.
Kahden hankkeen yhteisiä tavoitteita ja ratkaisumalleja ilman tekoälyä
Kiteytän ensiksi hankkeiden keskeisimmät yhteiset tavoitteet, ja näihin pääsemiseksi käytetyt ratkaisumallit. Molemmissa hankkeissa on tavoiteltu ennen kaikkea seuraavia asioita:
- Läpinäkyvyyden parantamista niin sisäisesti, kuin ulkoisten kumppanien/asiakkaiden suuntaan.
- Ajansäästöä, muun muassa dokumenttien ja liitteiden automaattisen luonnin ja metatiedotuksen kautta.
- Tiekarttaa yhä kattavammalle automaatiolle tulevaisuudessa, pohjaamalla dokumenttien hallinnan rakenteiseen tietoon.
- Tiettyjen dokumenttien sisältöjen automaattista luontia rakenteisen tiedon pohjalta.
Molemmissa hankkeissa on lähdetty rakentamaan varsin monimuotoista kokonaisuutta, jossa data, dokumentit, yhteistyökanavat ja itsepalveluportaali nivotaan toisiinsa. Tässä mielessä on ollut loogista toteuttaa räätälöity low-code-pohjainen ratkaisu, joka tukee organisaation omia tarpeita (vrt. hankittu valmisjärjestelmä).
- Molemmissa ratkaisuissa dokumentteja jaetaan kumppaneille Power Pages -portaalin kautta. Dokumentit generoidaan ensin sisäisesti, ja sitten julkaisuprosessin päätteeksi jaetaan rajatusti myös kumppanien saataville.
- Kokonaisuuteen (sopimus, kokous) liittyvät metatiedot, ja myös dokumenttikohtaiset metatiedot, määritetään Power App -sovelluksen kautta. On siis tehty helppokäyttöinen tapa kuvata dokumenttien sisältämä rakenteinen tieto, ja siten esim. sopimuskokonaisuuden osat.
- Dokumenttien generointi tapahtuu molemmissa ratkaisuissa automaattisesti. Sovelluksessa näkyvää nappia painamalla käyttäjä saa luotua kyseiseen sopimukseen tai kokoukseen liittyvät dokumentit – annetun rakenteisen tiedon pohjalta. Dokumentit syntyvät oikeaan sijaintiin, käyttöoikeudet huomioiden, oikeilla metatiedoilla varustettuna.
- Tietyt dokumentit luodaan sovelluksessa kuvatun tiedon pohjalta siten, että esim. sopimuksen hintarivitiedot syntyvät dokumentin sisään
- Dokumenttien elinkaaren hallinta tapahtuu hallintasovelluksen kautta (Canvas app). Täältä luodaan ensin luonnosversio, lähetetään se hyväksyttäväksi, ja julkaistaan sisäisesti. Tämän jälkeen voidaan tarvittaessa käynnistää sähköinen allekirjoitus ja sen jälkeen julkaista dokumentti PDF-muodossa verkkosivustolle.
Kuva: Esimerkki sovelluskäyttöliittymästä osana dokumenttien elinkaaren hallintaa. Kuvan käyttöliittymässä määritetään kokouksessa tarvittavat dokumentit metatietoineen, luodaan ne ja hallitaan niiden elinkaarta.
Erittäin hyvä jo näin. Silti isoissa organisaatioissa kuluu rutosti aikaa dokumenttisisältöjen viimeistelyyn, tekstin tuottamiseen ja muotoiluun, oikeellisuuden tarkistuksiin, yhteenvetojen tekemiseen, ja niin edelleen. Jos olet kokeillut ChatGPT:tä, voitkin jo ehkä kuvitella miten tekoäly voisi auttaa?
Mitä jos näihin ratkaisuihin integroitaisiin Azure OpenAI – ja ChatGPT?
Azure OpenAI on Microsoftin uusi palvelu, joka tuo ChatGPT:stä tutut kyvykkyydet Azure-pilveen siten, että organisaatiot voivat hyödyntää tekoälykyvykkyyksiä oman Azure-tilauksen puitteissa. Tarkoittaa siis sitä, että ne samaiset ChatGPT-kyvykkyydet, jotka ovat meitä internetin syövereissä hämmästyttäneet, voidaan ottaa käyttöön organisaation omassa kontekstissa, tietoturva huomioon ottaen.
Azure OpenAI:n kielimallit tarjoavat käyttömahdollisuuksia tekstin ja dokumenttien ymmärtämiseen ja tuottamiseen. Tällä hetkellä tähän blogin aiheeseen liittyvät GPT3-sarjan kyvykkyydet ovat:
- Sisällön luonti (Content creation)
- Yhteenvetojen laadinta (Summarization)
- Semanttinen haku (Semantic search)
Näitä kyvykkyyksiä hyödyntämällä voisi tässä tekstissä esiteltyjä ratkaisuja pyrkiä laajentamaan
- Tekemään automaattisia yhteenvetoja sopimuskokonaisuuksista tai kokouksen sisältämistä asiantuntijadokumentaatioista. Voisit esimerkiksi pyytää: ”Tee yhteenveto tämän sopimuskokonaisuuden keskeisistä sisältöelementeistä”. Tai oikeammin, automaatio voisi pyytää tekoälyä muodostamaan vastaavia yhteenvetoja automaattisesti, asiantuntijoiden tarkistettavaksi.
- Tukemaan semanttista hakua, joka auttaa löytämään merkityksellisiä sisältöjä dokumenttimassoista. Esimerkiksi:
a) ”Listaa kategorian X sopimukset, joissa logistiset sanktiot on määritetty puutteellisesti”
b) ”Osoita sopimukset, joita ei ole päivitetty 1.1.2022 päivitettyihin toimittajaehtoihin” - Luomaan valmiita dokumentteja käyttötapauskohtaisesti siten, että rakenteisen tiedon lisäksi dokumentti sisältäisi myös automaattisesti tuotetut proosalliset osuudet, joissa normaalisti tarvitaan ihmisen työpanosta. Mallit tulisi tällöin opettaa, käyttäen soveltuvia dokumentteja opetusmateriaalina. Tässä vaihtoehdossa uhat ja mahdollisuudet tulee punnita tapauskohtaisesti eri skenaarioissa – esimerkiksi asiakaspalvelun kontekstissa tekoälyn mahdollistama automaatio tuo mukanaan mahdollisuuksia, mutta myös riskejä. Kaikissa kriittisissä tapauksissa tekoälyn tuottama sisältö tulee validoida.
Utopiaa? Ei ole. Jo yksin ChatGPT on osoittanut olevansa yllättävän kyvykäs – ja uusia versioita on tulossa. Microsoftin julkaisema uusi Bing-versio on osoittautumassa varsin kiinnostavaksi tapaukseksi, vaikkakaan omien ensikokemusteni perusteella se ei vielä tässä vaiheessa lunasta kaikkia odotuksia. Me Cloudriverit käytämme työssämme jo paljonkin ChatGPT:n kyvykkyyksiä, ja siitä todella on apua niin konsultoinnissa, kuin teknisessä toteutuksessa.
Vaatii tarkkuutta ja validointia? Tietenkin. Jokainen organisaatio on vastuussa omista sisällöistään. Ja jokainen Cloudrivenin konsultti omista tuotoksistaan – vaikkakin ChatGPT on jo nyt hyvä apuri. AI voi auttaa tuottamaan laadukkaita sisältöjä merkittävästi ihmistä nopeammin, mutta organisaation laajuisessa käytössä käyttötapausten huolellinen analysointi, kielimallien riittävä opetus ja laadun validointi ovat keskeisiä onnistumisen kriteereitä.
Miten tästä eteenpäin?
Azure OpenAI tarjoaa joukon kielimalleja käyttöön jo nyt. Käytännössä prosessi on kuitenkin evaluointivaiheessa siten, että Microsoft kontrolloi tarkasti sovellusaihioita ja mallien käyttöoikeuksia. Tällä hetkellä Azure-resurssien luonti ei ole avointa kaikille – Microsoft seuraa ensimmäisiä toteutuksia lähietäisyydeltä.
ChatGPT:stä tuttu kontekstuaalisen keskustelun kyvykkyys on vasta tulossa Azure OpenAI:n piiriin. OpenAI on puolestaan julkaisemassa uusia GPT-versioita lähitulevaisuudessa. Azure OpenAI -resursseja odotellessa kokeiluja on mahdollista tehdä OpenAI:n tarjoamia rajapintoja vasten.
Aihepiiri on laaja ja siihen liittyy paljon huomioitavia asioita. Kun organisaatiot alkavat hyödyntää kielimalleja omassa kontekstissaan, tulee tekoälyn käytössä huomioida myös organisaation omat käytänteet, datan, liiketoiminnan, ja käyttötapausten erityispiirteet, sekä mahdolliset integraatiot eri järjestelmien välillä. Ihan ilmaista ja helppoa, taikka ongelmatonta, ei tekeminen ole siis tässäkään tapauksessa.
Mutta äskettäisten ja tulevien tekoälyloikkien myötä yksi asia on selvää: AI-teknologia etenee vauhdilla ja IT-ratkaisujen rakentamisesta on näillä pelimerkeillä tylsyys kaukana 😎 Seuraa blogiamme, palaamme varmasti aiheeseen!
