Moderni SharePoint vastaa monimuotoisen Kansallisoopperan ja -baletin viestintätarpeisiin
Suomen kansallisooppera ja -baletti on Suomen suurin taidetalo, jossa työskentelee 35 kansallisuutta eri tehtävissä. Cloudriven auttoi monimuotoista ja liikkuvaista organisaatiota tehostamaan viestintää ja sen tavoitettavuutta modernilla Microsoft SharePoint -ratkaisulla.
Kansallisoopperan ja -baletin sisäisen viestinnän käyttäjiä on vajaa 700, mutta sen lisäksi organisaatiossa on 900-1000 vierailijaa lyhytaikaisissa työsuhteissa. Työntekijät jakaantuvat päivä- ja vuorotyöläisiin. Esiintyjillä työpäivät voivat olla myös kaksiosaisia. Yli puolet työntekijöistä tekee pääsääntöisesti työtä harjoitusten ja esitysten toteuttamisessa, eivätkä he käytä tietokonetta työpäivän aikana. Lisäksi kansainvälisistä intranetin käyttäjistä vain murto-osa puhuu äidinkielenään englantia.
”Meidän talo ei ole helpoin viestintäympäristö. Tämä ei ole sentyyppinen organisaatio, jossa kaikki ovat koko ajan tietokoneella vastaanottamassa tietoa”, Suomen Kansallisoopperan ja -baletin henkilöstöpäällikkö Hanna Fontana selventää.
Kansallisoopperan ja -baletin ensimmäinen intranet koostui käytännössä linkeistä, jotka ohjasivat hallinnon henkilöstöä tarvitsemansa tiedon äärelle. Sen jälkeen organisaatiossa otettiin käyttöön koko henkilöstölle visuaalinen ja nykyaikainen intranet, jonka sähköpostiuutiskirjetoiminto lisäsi viestien tavoitettavuutta.
”Vanhalle intranetille olisi kuitenkin pitänyt pitänyt tehdä niin suuria päivityksiä, että oli järkevämpää rakentaa uusi alusta. Halusimme laajentaa Microsoft-ympäristön käyttöä ja päädyimme SharePoint-pohjaiseen intranet-ratkaisuun”, Suomen Kansallisoopperan ja baletin järjestelmävastaava Petra Tarkiainen taustoittaa projektia.
Kansallisooppera järjesti SharePoint-konsultista julkisen kilpailutuksen, josta Cloudriven valikoitui yhteistyökumppaniksi intranet-projektiin.
”En tiedä kuinka paljon harmaita hiuksia olemme aiheuttaneet Cloudrivenin konsulteille kaikilla kysymyksillä. Lähdimme liikkeelle ihan nollasta kysymällä, mitä SharePoint tarkoittaa”, Fontana naurahtaa.
”SharePointin käyttö oli meille todella uutta: tuli paljon päätöksiä ja linjauksia, joita meidän täytyi miettiä uudelleen. Meille oli kullanarvoista, että Cloudriven auttoi meitä ketterästi jokaisessa käänteessä ja kertoi ennakoivasti, kuinka päätökset vaikuttavat seuraaviin vaiheisiin. Asiantuntijat todella olivat asiantuntevia”, Tarkiainen täydentää kollegaansa.
Intranetin toiminnallisuudet alkoivat hahmottumaan Kansallisoopperan ja -baletin projektiryhmälle sitä mukaa, kun visuaaliset ominaisuudet rakentuivat. Uuden intranetin kriteereitä olivat käyttäjäystävällisyys ja visuaalisesti kivannäköinen ympäristö. Olennaisen tiedon täytyy löytyä kaikilla päätelaitteilla suoraan intranetistä. Kieliversioiden luomista nopeutettiin modernin SharePointin käännöstyökalulla.
”Sen lisäksi, että käyttöön tuli SharePoint meillä oli myös saavutettavuus vahvana teemana. Ensimmäistä kertaa saimme perusteellisen koulutuksen, kuinka sivuista tehdään saavutettavat. Se toi paljon lisäarvoa intranetin käyttöön ja rikastutti ajatusmaailmaa”, Fontana lisää.
Parin kuukauden kokeilun perusteella kaikki toimii niin kuin pitääkin. Käyttäjiltä ei ole tullut yhtään negatiivista palautetta. Kansallisoopperan ja -baletin projektiryhmä vinkkaa kaikille intranet-projektia suunnitteleville huomioimaan loppukäyttäjän tarpeet ennen kuin siirtää tiedot vanhasta järjestelmästä uuteen. Henkilöstökyselystä voi saada vahvistusta omille ajatuksilleen. He ovat myös päässeet esittelemään uutta alustaa sidosryhmilleen taidekentässä.
”Tämä oli oikea malliprojekti. Projekti meni jäntevästi eteenpäin molemmissa päissä”, Fontana kiteyttää.
Suomen kansallisooppera ja -baletti on Suomen suurin taidetalo ja Suomen ainoa ammattimainen oopperatalo. Kansallisooppera ja -baletti tarjoaa ooppera- ja balettiesityksiä sekä muuta ohjelmaa kaikenikäsille.
