Artikkelit

Webinaari 9.11.2016 klo 08.30 Kuinka digitalisoida HR:n tonttia? – 3 käytännön vinkkiä

Marraskuun webinaari lähenee ja syyskelien kylmetessä aiheena on kuuma peruna eli HR-palveluiden digitalisoituminen! Studiossamme vieraana Silta Oy:n toimitusjohtaja Tatu Tulokas, jonka on ykkösasiantuntija, mitä tulee henkilöstöjohtamisen ja liiketoimintalähtöisen HR:n kehittämiseen.

Kolme vinkkiä uuden työntekijän perehdyttämiseen verkossa

Uuden työntekijän rekrytointi on organisaatiolle aina iso investointi. Jotta tulokas sopeutuisi yrityksen kulttuuriin ja omaksuisi organisaatiolle ominaiset toimintatavat, perehdytykseen kannattaa panostaa.

Maantieteellisesti hajautuneissa ja voimakkaasti kasvavissa organisaatioissa osa uuden työntekijän perehdyttämisestä on perusteltua hoitaa verkon kautta digitaalisesti. Muistathan kuitenkin, että verkkoperehdytys ei koskaan korvaa esimiehen ja perehdyttäjän henkilökohtaista ohjausta!

Alla on muutama vinkki onnistuneen verkkoperehdytyksen rakentamiseen.

1. Hyvin suunniteltu on paremmin perehdytetty

Suunnittele ensin, mitkä osat organisaationne perehdytysprosessista on järkevää viedä verkkoon. Ennen ensimmäistä työpäivää tulokas voi aivan hyvin tutustua esimerkiksi yrityksen strategiaan, tavoitteisiin ja tuotteisiin verkossa itsenäisesti. Verkkovideo on myös mainio media taitokoulutukseen: liikkuvan kuvan avulla voidaan havainnollistaa helposti esimerkiksi työvälineiden käyttöä perehdytysjakson aikana.

Kaikkia asioita ei kuitenkaan voi ulkoistaa digitaaliselle perehdytysohjelmalle: tehtäväkohtainen työnohjaus sekä esimiehen kanssa käytävät ohjauskeskustelut kannattaa hoitaa yhä edelleen kasvotusten – tai edes etäyhteyden kautta!

2. Älä ole tylsä – satsaa videosisältöön

Hitaiden ja kökköjen Flash-animaatioiden aika on ohi, ja perehdytyssisällöissä onkin parempi satsata määrän sijasta laatuun. Videot, erityisesti lyhyet videot, ovat internetin uusi musta, joten lyhyitä videosisältöjä kannattaa ehdottomasti hyödyntää myös verkkoperehdytyksissä.

Hyvä koulutusvideo ei saisi olla missään nimessä yli 6 minuuttia pitkä ja tehokkaimpia ovat vielä lyhyemmät, 1–3 minuuttia pitkä videot. Eikä aikaa saa hukata: jos et saa katsojan huomiota ensimmäisen 10 sekunnin aikana, peli on jo menetetty.

Muita hyvän koulutusvideon tunnusmerkkejä ovat mm. selkeys, tarinallisuus ja ihmisläheisyys – älä koskaan piilota puhujaa kalvojen alle!

3. Orientaatiosta onboardingiin

Perinteisesti perehdytyksellä on tarkoitettu työsuhteen alussa järjestettävää muutaman päivän tai viikon kestävää jaksoa, johon englannin kielessä viitataan termillä orientation. Onboarding, “sisäänajo”, taas viittaa pidempään ja laajempaan perehdytysprosessiin, jonka tarkoituksena on saada uusi työntekijä nopeasti kiinni tuottavaan työhön ja varmistaa sitoutuminen.

Verkkoperehdytykset tipahtavat usein ensimmäiseen kategoriaan: perehdytettäviä asioita käsitellään yksinkertaisina verkkokursseina, joiden suoritukset joko hyväksytään tai hylätään. Parempi tapa olisi kuitenkin liittää perehdytys ja oppiminen osaksi käytännön työtä – sen sijaan, että arvioidaan ainoastaan opetetun sisällön ymmärtämistä tässä ja nyt, tulisi arvioida opitun soveltamista työssä pidemmällä aikavälillä.

Käytännössä siis verkkoperehdytyksissä kannattaa yhdistää koulutuksellista sisältöä tekemisen määrän ja laadun jatkuvaan seurantaan ja arviointiin. Yksinkertaisimmillaan tämä voi tarkoittaa esimerkiksi asiakaspalvelussa sitä, että asiakaspalvelija perehtyy yrityksen asiakaspalvelumalliin koulutussisällön, kuten videon avulla, ja arvioi päivittäin tai viikoittain, onko hän toiminut asiakaspalvelutilanteissa mallin mukaan täyttämällä esimerkiksi tehtävän, jossa reflektoidaan omaa toimintaa.


Miten suunnitella toimiva perehdytys?

Kyytiä kasvukivuille eli miksi kasvuyrityksen kannattaa panostaa perehdytykseen?

Tänä keväänä olen saanut ilokseni viettää aikaa Suomesta maailmalle tähtäävien kasvufirmojen kanssa ja keskustella perehdytyksen tärkeydestä ja siinä onnistumisessa. Kasvuyritykset ovat mielenkiintoisia ilmiöitä: trendikkäissä toimistoissa energia on käsinkosketeltavaa ja jengi hyväntuulista. Itse olen täysin koukussa tähän asenteella tekemiseen – fiilis on kasvuyrityksissä välillä kuin JVG:n musiikkivideosta,  mutta onko kaikki kuitenkaan niinkuin tanssia vain?

Nopea kasvu edellyttää paljon venymistä ja heittäytymistä. Päivät vilisevät silmissä: aikaiset aamut asiakkaiden kanssa, toimistokierros ja illan sähköpostiralli. Kun ollaan vielä kasvun kellarikerroksessa, vahva usko visioon ja ennen kaikkea yhdessä tekemiseen ja ihmisiin ajaa eteenpäin. Tämä on se bensa, joka pitää liekkiä yllä. Mutta mitä tehdä, kun kasvu tuo yhä kiihtyvillä kierroksilla uusia ihmisiä taloon ja kellarin sijaan ihmiset on jaoteltu lasikoppeihin – parhaimmassa tapauksessa jopa usealle aikavyöhykkeelle hajaantuneena?

Kulttuuri, ihmiset ja visio ovat kasvuyritysten selkäranka, joka pitää yrityksen kasassa voimakkaan kasvun vaiheessa. Ensimmäisten ihmisten perehdyttäminen onnistuu vielä hyvin työn lomassa ja afterworkilla sparraten. Mutta kun maaginen 20 työntekijän raja on ylitetty, alkaa syntyä hajontaa.

Menestyvissä kasvufirmoissa – kuten meillä 😉 – naureskellaan ”positiiviselle kiireelle”, siis niille kasvukivuille, joiden kautta siirrytään liigassa seuraavalle tasolle. Tässä vaiheessa on jo synnytetty tusina hienoja tittelilyhenteitä eri tasoille. Esimiesten harteilla on niin kulttuurin ylläpitäminen, ihmisten sitoututtaminen kuin osaamisen kehittäminenkin. Esimiehillä, jotka ovat ansainneet omat natsansa onnistuttuaan ensin itse samassa työssä, kuten myynnissä. Loistava myyntimies ja tiimipelaaja ei kuitenkaan tarkoita aina automaattisesti hyvää esimiestä ja perehdyttäjää.

Alkutaipaleen kiireessä hiottu perehdytysprosessi ei välttämättä enää skaalaudu samalla laadulla kasvuvaiheessa, ja tiimien välille syntyy hajontaa tulosten saavuttamisen nopeudessa. Kasvufirman suurimpia riskejä ovat virherekrytoinnit, joiden pelossa voidaan joutua tekemään arvaukseen ja fiilikseen pohjautuvia päätöksiä koeajan loppupuolella. Pahimmassa tapauksessa luovutaan kaverista, jolla vielä organisaation alkuvaiheessa olisi ollut kaikki edellytykset onnistua.

Kun perehdyttäjä on kokematon ja uusi työntekijä uransa alkuvaiheessa oleva, kaikkialle sinkoileva tekijä, systemaattisen tiedonsiirron ja ohjauksen varassa voi jäädä paljon sanomatta. Kokeneemmat tekijät myös osaavat ja uskaltavat rohkeammin kysyä, kun taas tuoreet tekijät pelkäävät, että heidän tulisi jo osata meloa sujuvasti tässä ihmeellisen terminologian ja lyhennelmien informaatiotulvassa. Google käy iltaisin kuumana tulokkaan kotona, vaikka samat asiat olisi voitu käsitellä jo aikaisemmin yhdessä. Kaikki uudet työntekijät pelkäävät maagista neljän kuukauden giljotiinia ja tuijottavat lyhyen tähtäimen tuloksia, vaikka parhaaseen tulokseen päästäisiin rakentamalla kehityksen portaat pitkälle yli tämän vaiheen.

Miten tässä paineessa huolehditaan, että syntyy jatkuvasti hyppäyksiä ottavia työntekijälähettiläitä, jotka houkuttelevat myös kaikki kaverinsa työnhakijoiksi? Kasvun tiellä hyvin suunniteltu, systemaattinen perehdytysprosessi on elintärkeä: prosessin tulee kannustaa työntekijöitä kehittymään ja tukea erilaisia oppijoita. Modernin kasvufirman tarpeisiin kannattaa myös kartoittaa digitaalisen perehdytyksen hyötyjä, koska verkossa hyvin suunniteltu prosessi voidaan skaalata samalla laadulla ja näin jokaiselle työntekijälle voidaan tarjota mahdollisuus olla paras versio itsestään.

Oma ensimmäinen ohjeeni on istua alas, kuvata perehdytysprosessi yrityksen nykytilanteesta käsin ja sitouttaa esimiehet prosessiin mukaan. Muista ottaa huomioon myös seuraavat asiat:

  1. Selvitä, mikä uutta työntekijää motivoi ja minkälaista tukea hän tarvitsee perehdytyksessä
  2. Aloita perehdytys ja sitouttaminen kulttuuriin jo ennen ensimmäistä työpäivää
  3. Seuraa vähintään ensimmäiset kaksi kuukautta viikotasolla tulokkaan suoriutumista, tekemistä ja kehittymistä ja anna palautetta
  4. Pidä yllä avoin kanava dialogiin ja kannusta sen käyttämiseen
  5. Käytä oikeita motivaattoreita pitämään liekki yllä: tähän avain on usein valinnanvapaus

Tätä postausta kirjoittaessa kuulokkeissa soi: SIA – Cheap Thrills

TrainEngagella varmistat perehdytyksen onnistumisen joka kerta ja kannustat pelillistämällä työntekijät keskittymään oikeisiin asioihin.


Miten suunnitella toimiva perehdytys?

Paraskaan yrityskulttuuri ei pelasta puutteellista perehdytystä

Kukaan meistä ei ole seppä syntyessään, mutta nälkä olla oman alansa mikikuusi tai ilkkapaananen on kasvanut sitä mukaa, kun suomalaiset startupit toisensa perään ovat luoneet kasvutarinoitaan. Nämä tarinat lupaavat nopeaa menestystä omalla työuralla ja houkuttelevat meitä nuoria aikuisia hakeutumaan työelämän pingispöytien luvattuun maailmaan. Omakin työhistoriani on kulkeutunut Suomen perinteikkäiltä teollisuuden aloilta sekä joustamattomien vuorotöiden kautta teknologia-alan kasvufirmoihin.

Mutta miten työntekijälle tarjotaan parhaat mahdollisuudet onnistua tässä dynaamisessa ympäristössä?

Kellokortit ja säännölliset kahvitauot ovat jääneet muinaishistoriaan

Kasvuyrityksissä onnistumisia lähdetään rakentamaan ennen kaikkea yhteisen kulttuurin kautta. Tavoitteena on luoda inspiroiva ilmapiiri ja yhteiset tavoitteet, joiden eteen ollaan innokkaita tekemään työtä jopa kellon ympäri ja usein palkalla, jolle löytyisi kilpailukykyisempiäkin vaihtoehtoja. Samalla myös kellokortit ja säännölliset kahvitauot ovat jääneet kuin muinaishistoriaan.

Kaikkien yritysten tulisi tehdä työtä työntekijän sitoutuneisuuden eteen heti ensimmäisestä työpäivästä lähtien, jopa ennen tätä. Työyhteisöt liputtavat kyllä yrityskulttuurin puolesta puheissa, mutta parhaimmissakaan työpaikoissa perehdytykseen ja kulttuuriin ei panosteta tarpeeksi tai niissä tehdään kompromisseja kiireen keskellä. Tämä on ristiriitaista, koska samanaikaisesti yrityksellä on kovat tavoitteet saada uusi työntekijä tuottavaksi mahdollisimman nopeasti.

Kasvutavoitteet johtavat myös siihen, että poikkiosaaminen korostuu. Tämän päivän myyjä voi olla seuraavana päivänä starttaamassa liiketoimintaa uusilla markkinoilla. Silti kiireen jalkoihin jää kuitenkin ensimmäisenä uusi työntekijä.

Kasvufirmoissa perehdytyksen täytyy olla ketterää ja skaalautuvaa, mutta avainasemassa tulisi olla myös kulttuurin rakentaminen. Perehdytys yhteen työtehtävään ei riitä, vaan yrityksen tulisi luoda olosuhteet, joissa työntekijä itse aktiivisesti haluaa kehittyä ja kehittää. Digitalisuus vastaa perinteisesti ainakin kahteen ensimmäiseen, mutta verkko-oppimisalustalla ei kuitenkaan vielä rakenneta yhteistä kulttuuria.

Kasvuyritykselle henkilöstön korkea churn rate on kallis lovi budjetissa

Silti uskon teknologian tuovan skaalautuvia ratkaisuja yritysten kasvuhaasteisiin. Vuorovaikutteisuus, osallistaminen ja pelillistäminen muuttavat digitaalista perehdyttämistä pelkstä tiedon omaksumisesta kohti aktiivista ymmärtämistä ja tekemistä. Menestys riippuu myös siitä, kuinka taitavasti yritykset onnistuvat hyödyntämään teknologiaa työntekijöiden osallistamisessa, yhteistyön kehittämisessä sekä motivoivan ilmapiirin luonnissa pitkällä tähtäimellä.

Kun työntekijän perehdytyksessä ja sitouttamisessa epäonnistutaan, ei työntekijä ole tuottavimmillaan ja on valmis vaihtamaan työpaikkaa herkemmin. Kasvuyritykselle henkilöstön korkea churn rate, vaihtuvuus, on kallis lovi niin budjetissa kuin siinä arvokkaimmassa voimavarassa – kulttuurissa.


Webinaari 25.5.2016

Miksi myynnin perehdytysprosessi kannattaa digitalisoida?

Cloudrivenin myyntijohtaja ja myynnin pelillistäjä Aleksi Lehtola (@DigiAllu) jakaa sparratun asiakkuuscasen myynnin perehdytyksen digitalisointiin. Mitä olet mieltä? #memyyjät