Posts

Tuntuuko siltä, että teet paljon töitä, mutta et saa juuri mitään aikaiseksi? Ei hätää, et varmasti ole yksin. Kärsin aikaisemmin itsekin vaivasta, jota kutsun säätämiseksi. Se on läheistä sukua keskittymiskyvyttömyydelle, tyhjäkäynnille ja päämäärättömyydelle. Olen päätellyt, että säätämisen yleistyminen erityisesti tietotyöläisten arjessa liittyy siihen, että samanaikaisesti hoidettavia ja seurattavia asioita on yksinkertaisesti liikaa.

Työtehon ja tulosten kannalta säätäminen on turmiollista; sen vakavin oire on nimittäin se, että mikään asia ei tunnu valmistuvan. Tämä johtaa onnettomaan kierteeseen: kun todo-listalta ei voi vetää mitään yli, ei synny onnistumisen kokemuksia, mikä taas johtaa motivaation laskuun.

Onneksi vaivaan on lääke. Aloitin paranemisen välittömästi, kun tulin töihin Cloudriveniin. Vaikka oireita vielä esiintyykin aika ajoin, oloni on helpottunut ja – mikä tärkeintä – voin pyyhkiä ToDo-listalta viikoittain jotain pois. Säätämisestä kärsiville suosittelenkin seuraavaa kolmen kohdan kuuria.

1) Johda viikkoja, älä vuosia

Toimitusjohtajamme Jukan ajaton viisaus on, että muutosta ei voi johtaa viikonlopun yli. Jos tekemistä ei seurata viikoittain, kiusaus siirtää tehtävien hoitaminen eteenpäin on suuri. Liian löysät ja pitkät aikarajat passivoivat, koska ihminen luonnostaan aliarvioi tehtävien suorittamiseen tarvittavan ajan. Viikkotasolla on myös helppo varmistaa, että kaikki tekevät varmasti oikeita, tavoitteiden kannalta merkityksellisiä asioita.

Cloudrivenissä meillä on luonnollisesti tiettyjä strategisia tavoitteita ja mittareita. Sen sijaan, että seuraisimme mittareita vain kvartaaleittain tai kerran vuodessa, pystymme omasta, suorituksen johtamiseen suunnitellusta Habitistamme tarkastelemaan mittareita viikoittain. Näin voimme reagoida nopeasti muutoksiin, ja henkilöstön motivaatio ja sitoutumisaste pysyy korkeana, koska näemme konkreettisesti, että omilla teoillamme on merkitystä.

Oman tekemisemme vaikutukset näkyvät suoraan yrityksen strategisissa mittareissa.

Oman tekemisemme vaikutukset näkyvät suoraan yrityksen strategisissa mittareissa.

2) Valitse kolme asiaa, jotka lupaat saada viikon aikana valmiiksi

Viiden päivän työviikko on yllättävän lyhyt aika, kun taas vuosi tuntuu jo lähes ikuisuudelta. Vuodessa on kuitenkin vain 52 viikkoa, joista työssäkäyvällä kuluu reipas kuukausi kesä- ja talvilomiin sekä arkipyhiin. Työviikkoja kertyy vuodessa keskimäärin noin 47.

Olemme itse tulleet siihen tulokseen, että viikon aikana kannattaa keskittyä kolmen asian hoitamiseen. Siksi lupaamme aina maanantaipalaverissa saada viikon kuluessa valmiiksi valitsemamme kolme tehtävää. Määrä saattaa kuulostaa pieneltä, mutta näiden tehtävien lisäksi meillä on jokaisella omaan toimenkuvaamme liittyviä vastuita, jotka vievät aikaa. Vaikeinta onkin saada mitoitettua tehtävät oikean kokoisiksi: jos haukkaa liian ison palan, aika loppuu kesken. Johtamisjärjestelmämme ansiosta itselleni on muodostunut selkeä käsitys siitä, mitä työviikon aikana ehtii saada aikaiseksi. Tämä helpottaa huomattavasti omaa ajanhallintaa.

47 viikkoa x 3 tehtävää = 141 tehtyä tehtävää vuodessa. Säätämällä ei taatusti päästä tällaisiin lukuihin!

3) Motivoi luomalla positiivista sosiaalista painetta

Maanantain “laputuspalaverissa” käymme yhdessä läpi kaikki edellisen ja alkavan viikon tehtävät. Kun jokainen pääsee vuorollaan kertomaan tekemisistään, luo se positiivisen sosiaalisen paineen tehtävien suorittamiselle. Aina on mukavampi kertoa saavutuksistaan kuin selitellä tekemättä jättämisiään! Kirjoitamme tehtävät post-it-lapuille ja palaamme niihin taas ensi viikon palaverissa.

Seuraamme tehtävien suorittamista myös omassa Habitissamme. Jokaisesta tehdystä “post-it-lapusta” saa pisteitä ja tulosnäkymästä on helppo tarkistaa, kuinka moni on päässyt viikkotavoitteeseensa. Jotta pisteillä olisi merkitystä, niillä voi hankkia Habitin pistekaupasta pieniä palkintoja, kuten pullon kuohuvaa.

Raportoimme ja seuraamme strategisia mittareita Habitissa viikoittain.

Raportoimme ja seuraamme strategisia mittareita Habitissa viikoittain.

Habitissa positiivista sosiaalista painetta luodaan kannustavalla pistekilpailulla. Pisteitä saa suoritetuista tehtävistä.

Habitissa positiivista sosiaalista painetta luodaan kannustavalla pistekilpailulla. Pisteitä saa suoritetuista tehtävistä.

 Pistekaupasta voi hankkia pieniä palkintoja.

Pistekaupasta voi hankkia pieniä palkintoja.

Lopeta siis säätäminen ja aloita saavuttaminen! Kerromme mielellämme lisää siitä, miten voit tehostaa itsesi ja tiimisi johtamista. Jätä sähköpostiosoitteesi alle ja tarjoamme sinulle ilmaisen ensiavun akuuteimpaan hätään.

[contact-form-7 id=”37382″ title=”Sähköpostiosoite”]

Peaches Industries, Cloudriven, eWork Nordic, Tieturi ja Onsight Helsinki järjestävät yhdessä Suomen ensimmäisen tietotyöläisten tuottavuuspäivän Keilarannassa 30.5. klo 12.30―19.00. Seminaarissa käsitellään sitä, miten voimme parantaa jokapäiväisen työmme tuottavuutta sekä organisaatio- että yksilötasolla. Olemme koonneet puhujiksi oman alansa parhaat asiantuntijat!

Tilaisuus on ilmainen ja englanninkielinen.

Ilmoittaudu mukaan

Mitä, missä, milloin?

Milloin? Torstaina 30.5. klo 12.30―19.00
Missä? Auditorio, Keilaranta 1, Espoo
Tarjoilut? Tarjolla on virvokkeita ja pientä purtavaa.
Pysäköinti? Ilmaisia pysäköintipaikkoja on rajoitetusti.

Ohjelma

12.30 Door opening

13:00 Welcome speech – Chris Müller, co-founder and CEO Peaches Industries, MVP SharePoint

13:15 Consultancy markets – Magnus Silen, Managing Director eWork Finland

13:30 Keynote – Social Business and how to increase Productivity with Social Computing

Speaker: Andrew Watson, Senior Capability Manager, Groupware and Social Media at Nokia

Why networks are so important in a modern social business
Unlocking the potential of your employee to create value
Avoiding the traps of information overload and siloed mindset
Reducing your cost by cultivating a knowledge-base workforce
Structuring your Intranet to maximize output and minimize overheads

14:15 Session 1 – Seven steps to success in managing collaboration quality

Speaker: Jukka Koskenkanto, CEO, Cloudriven Oy

Today most enterprise software is collaboration software. The technology is developing with accelerating speed, but does it make any difference? The 7 steps to success – a guide to cash in collaboration is built based on the key findings of a case study “Forecasting B2B sales in professional services industry” and years of hands-on work.

15:00 Break

15:15 Session 2 – From zero to hero with Gamification, bring your Intranet user adoption to the next level

Speakers: Tim Gorree, Gamification evangelist and Jussi Mori, co-founder Peaches Industries Ltd.

It is very hard to address end user adoption within enterprise portal environments. With Social computing making its way into the modern enterprises of today, Gamification is an innovative concept of driving and influencing end user adoption and motivation. With Gamification we use game concepts to motivate end users to be more productive and have more fun at work. This session will give an overview about the Gamification concept and how it could be implemented in a modern information worker environment.

16:00 Break

16:15 Session 3 – Towards Zero inbox: Being ultraproductive with SharePoint 2013

Speaker: Jussi Roine, co-founder of Onsight and Microsoft Certified Master

What’s zero inbox and why should I care about it?
The productivity tools of today
Feeling busy, being busy or being productive?
Achieving Zero inbox!

17:00 Panel discussion with all speakers

17:30 Open networking – Refreshments and food sponsored by Peaches Industries and partners