ALKUVAIHEEN KOTOUTUMISPOLUT HALTUUN JA LÄPINÄKYVIKSI
Espoo pyrkii Suomen parhaisiin kotouttamispalveluihin muun muassa ketterän asiakashallinnan avulla.
Yksi Espoon kaupungin strategisista tavoitteista on olla “Suomen paras kotouttaja”. Vieraskielisten espoolaisten osuuden odotetaan nousevan vuoteen 2025 mennessä lähelle 25 prosenttia, ja Espoossa puhutaan jo yli 150:tä eri äidinkieltä. Maahanmuutolla ja kansainvälisten osaajien liikkuvuudella on entistä suurempi merkitys Suomen hyvinvoinnille ja kilpailukyvylle, mutta jokaisen tarina on erilainen: on hyvin toisenlaista saapua maahan omasta tahdostaan kansainvälisen tason huippuosaajana kuin tulla Espooseen sodan jaloista, mahdollisesti paperittomana ja ilman omaisuutta. Yhtä monta kuin on tarinaa, on myös tarpeita palveluille, jotka edistävät kotoutumista.
Kotouttamispalveluita Excelillä?
”Sote-uudistuksessa sosiaalitoimen Effica-tietojärjestelmä, jota Espoossa oli käytetty myös kotoutumistoimintaan, siirtyi vuoden 2023 alusta kaupungilta hyvinvointialueelle. Näin kaupungin vastuulla olevat kotoutumistoimet olivat jäämässä kokonaan vaille asiakastietojärjestelmää”, kuvaa tilannetta Espoon kaupungin strategiayksikön kehittämispäällikkö Sanna Lindholm. Toisaalta valtion on kotoutumislain uudistuksen myötä määrä toteuttaa valtakunnallinen kotoutujien asiakastietojärjestelmä käyttöönotettavaksi vuoden 2025 alusta, minkä jälkeen kaikkien kuntien on siirryttävä käyttämään valtakunnallista järjestelmää.
Kesällä 2022 kävi Espoon maahanmuuttajien uusien palveluiden kehittämisestä ja käyttöönotosta vastaavalle Lindholmille selväksi, ettei kahden vuoden siirtymävaihetta sote-uudistuksen ja uuden valtakunnallisen järjestelmän välillä voida Espoossa toimia ainakaan pelkkien Exceleiden varassa. ”Excel-sähköpostiviritelmät eivät kestä päivänvaloa”, Lindholm toteaa. ”Espoon kaupunki on tarkkana henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa, enkä minä henkilökohtaisestikaan halua olla tietosuojavaltuutetulle kakistelemassa, missä meillä maahanmuuttajien sensitiivisiä henkilötietoja käsitellään.”
Excel-sähköpostiviritelmät eivät kestä päivänvaloa.
Excelillä pärjäämistä ei Espoossa siis edes harkittu, mutta Lindholm teki kotiläksynsä keskustelemalla muiden kuntien kanssa, miten nämä olivat aikeissa kotoutujien asiakastietojen hallinnan ratkaista. ”Osa kunnista oli lähdössä rakentamaan järjestelmää alusta asti itse, ja toiset olivat kilpailuttamassa markkinoilla olevia muutamia valmisratkaisuja. Totesin kuitenkin, että hankintalain mukainen kilpailuttaminen on liian pitkä tie ja siinä olisi tullut kova kiire”, Lindholm kertoo. Hän myös epäilee, että niin alusta asti räätälöity kuin markkinoilta löytynyt valmisratkaisukin olisivat tulleet parin vuoden väliaikaiseen tarpeeseen kovin kalliiksi.
”Tiesin aikaisempien työtehtävieni kautta, että kaupungin yritystietojen hallintaan on Cloudrivenin kanssa kehitetty Microsoft Power Platformin työkaluilla asiakkuudenhallintajärjestelmä. Tunnistin näiden järjestelmien käyttötapauksissa paljon samankaltaisuuksia.” Lindholm kertoo. Microsoft Power Platform on vähäkoodinen, niin sanottu low-code-alusta, jonka työkaluilla erilaisiin tarpeisiin ja prosesseihin sopivia sovelluksia ja automaatioita voidaan kehittää ketterästi puolivalmiista palikoista, ilman varsinaista ohjelmointityötä.
Jäykistä käyttötarvekuvauksista kehitystyöhön yhdessä keskustellen
Projekti aloitettiin määrittelytöillä lokakuussa 2022 ja varsinaisella teknisellä toteutuksella marraskuussa. Käyttöönotto tapahtuu jo tammikuun alussa 2023. ”Projektin alussa minulta pyydettiin käyttötarvekuvauksia. Rehellisesti sanottua jouduin ensin googlaamaan, mikä sellainen edes on”, Lindholm naurahtaa. ”Kyllä minä niitä sitten kuvasinkin ja hain kotouttamistyötä tekeviltä kollegoilta näkemyksiä siitä, mitä tietoja ratkaisussa pitäisi olla, minkälaisia valikoita ynnä muuta. Jossain vaiheessa kuitenkin ehdotin Cloudrivenille, ettemme yritä etukäteen määritellä jokaista asiaa tappiin saakka vaan lähdetään yhdessä keskustellen kehittämään ratkaisua.”
Yli kielimuurin.
Jälkikäteen Lindholm on ollut valittuun lähestymistapaan todella tyytyväinen. ”On paljon hyödyllisempää tehdä kehitystyötä yhdessä toimittajan teknisten osaajien kanssa. Olen ollut todella ilahtunut siitä, miten halukas Cloudriven on pitkin matkaa ollut vastaamaan meidän tarpeiden ja toiveiden muutoksiin. Minut on myös yllättänyt, kuinka helppoa asioita on säätää ja muuttaa matkan varrella. Power Platformin visuaalinen ympäristö on auttanut meitä substanssiosaajia ja teknisiä asiantuntijoita ylittämään kielimuurin, joka välillämme usein on”, Lindholm kuvaa.
Parempaa palvelua ja läpinäkyvyyttä toiminnan mittareihin
Sanna Lindholm uskoo nyt toteutetun alkuvaiheen kotoutumisen asiakastietojärjestelmän palvelevan ensisijaisesti kaupunkiin saapuvaa maahanmuuttajaa: ”Pystymme napakalla järjestelmällä hallitsemaan koko asiakkuusprosessia.” Järjestelmään tehdään jokaiselle asiakkaalle alkuarvion pohjalta yksi tai useampia kotouttamissuunnitelmia. Sinne kirjataan, mihin palveluihin henkilöä on ohjattu ja mitä lopputulemia niistä on saatu, tiedot siitä, mitä on keskusteltu ja miten henkilöä on autettu. ”Saamme myös varmistettua, että kolme vuotta kestävän alkuvaiheen kotoutumisajan lakisääteiset palvelut toteutuvat”, Lindholm toteaa.
Toki järjestelmä tuo nopeita hyötyjä myös Espoon kaupungin kototutumistiimille, kun tiedot löytyvät yhdestä paikasta ja tiedonsiirto esimerkiksi henkilöstön vaihtuessa on sujuvaa. Järjestelmä ohjaa käyttäjäänsä niin, että kirjauksissa tapahtuvia inhimillisiä virheitä saadaan vähennettyä. Se sisältää myös Microsoftin parhaisiin käytäntöihin perustuvat tietoturva- ja käyttöoikeushallinnan ominaisuudet, jotka varmistavat arkaluontoisten henkilötietojen säilymisen vain niitä tarvitsevien henkilöiden nähtävillä.
Läpinäkyvyyttä strategisten tavoitteiden täyttymiseen
Lindholmin mukaan uusi järjestelmä tulee raportoinnin näkökulmasta tarjoamaan etuja, joita ei vanhoista sote-puolen järjestelmistä olisi saatu: ”Pystymme rakentamaan mittareita prosessien seurantaan, esimerkiksi laskurin siitä, kuinka kauan kestää uuden maahantulijan oleskeluluvan rekisteröinnistä asiakkaaksi tuloon. Järjestelmä tarjoaa myös ihan uutta läpinäkyvyyttä kaupungin strategisten tavoitteiden täyttymiseen.” Työ- ja elinkeinoministeriö rahoittaa Espoon kaupungille lisäksi alkuvaiheen kotoutumisen pilottia, jonka raportointitarpeisiin Espoon kaupunki pystyy uudella järjestelmällään nyt ketterästi vastaamaan.
Sanna Lindholmia huvittaa kollegoiden hänelle antama lempinimi ATK-Lindholm. ”On ollut mahtavaa päästä näkemään, miten tällainen järjestelmä rakentuu ja olla myös omalla työpanoksella mukana”, hän iloitsee. Kaikki tämä on kuitenkin tapahtunut ilman, että Sanna Lindholmin on tarvinnut – lempinimestään huolimatta – puhua yhtään ATK:ta.
