Oral Hammaslääkärit on Suomen suurin yksityinen suun- ja terveydenhuollon palveluntarjoaja. Perushammashoidon ja suuhygienistipalveluiden lisäksi Oral tarjoaa erikoishammashoitoa useissa toimipisteissä ympäri Suomen.

Oralin CRM oli alkujaan nippu Excel-tiedostoja, jonka tilalle rakennettiin Microsoft Dynamics -alusta pari vuotta sitten. Organisaatiomuutosten yhteydessä Oralin uudet tulokkaat, liiketoimintapäällikkö Heidi Viitamaa ja rekrytointijohtaja Liisa Laine, huomasivat kehitysmahdollisuuden. Rekrytiimin CRM-järjestelmä oli irrallinen muusta organisaatiosta. – Mielestäni olisi hyvä olla yhteinen toimintakonsepti, kun olemme yksi yhtiö, Laine taustoittaa.

Hankkeen ensisijaisena tavoitteena oli yksinkertaistaa järjestelmän käyttöliittymää niin, että se palvelisi rekrytoijien tarpeita entistä paremmin. Organisaatiossa on paljon sisäistä raportointia moneen suuntaan. Päällekkäisyyksien poistaminen helpottaisi ja nopeuttaisi työskentelyä nyt ja tulevaisuudessa.

Uudistuksen yhteistyökumppaniksi valikoitui Cloudriven: olihan Cloudriven toteuttanut ensimmäisen projektin ja työskenteli edelleen tiiviisti Oralin asiakastiimin kanssa. Tutun toimijan puoleen oli helppo kääntyä.

Hanketta edistettiin suunnitelmallisesti ja kustannustehokkaasti. – Meillä oli alusta asti toiveena, ettei tämä ole mikään kerrasta purkkiin projekti, vaan tiettyjä elementtejä voi lisätä myöhemmin. Alan ja toiminnan kehittyessä myös tarpeet muuttuvat, Laine selventää. Hän kertoo, että hankkeen raamien määrittely ja tarpeiden kartoitus sisäisesti mahdollisti tehokkaan ajan käytön yhteisissä tapaamisissa: – Uusi järjestelmä rakentui avoimen vuoropuhelun kautta. Cloudrivenin konsulteilta tuli ratkaisuehdotuksia, jotka vastasivat tarpeisiimme vielä paremmin.

Kun suunnitelma lähti rönsyilemään, tukea saatiin Cloudrivenin antamista lisätehtävistä. Viitamaan mielestä on tärkeää haastaa omia ajatuksia: – Mekin meinasimme monimutkaistaa asioita, joka ei välttämättä palvele ketään loppupeleissä Täytyy löytää oman näkemyksen vaillinaisuus ja tietää, mikä on keskeistä. Tehtävät auttoivat muistamaan olennaisen ja palaamaan perusasioiden äärelle. 

Tärkeää pääomaa tulevaisuuteen

Ratkaisu löytyi modernista Microsoft Dynamics -alustasta, joka mukautuu organisaation tarpeiden mukaan. – Lähdimme ensin yksinkertaistamaan asioita, jotta voimme rikastaa sitä myöhemmin. Pohdimme mitä rakenteita tarvitsemme, jotta järjestelmä palvelee mahdollisimman hyvin tulevaisuudessa, Viitamaa kertoo.  

Laine uskoo, että työ hedelmät kantavat pitkälle:

– Tämä on meidän yhtiölle tärkeää pääomaa, mitä nyt on lähdetty rakentamaan. Alustan käyttö ei rajoitu yksittäiseen käyttäjään tai käyttäjäryhmään, vaan sitä voidaan hyödyntää saumattomasti ja tietoturvallisesti koko organisaation tasolla. Reaaliaikainen päivittyminen mahdollistaa etupainotteisen suunnittelun ja budjetoinnin.Tekeminen on aidosti läpinäkyvää ja palvelee koko organisaation toimintaa. – Vaikka budjetti oli tarkkaan määritetty, mitään ei jäänyt puuttumaan, Viitamaa kiteyttää.