Jamkin intranetin kanssa ei jääty vatuloimaan

Jyväskylän ammattikorkeakoulun (JAMK) intranetprojekti käynnistyi vuoden 2021 joulukuussa, kun käytössä ollut klassinen intranet oli happanemassa käsiin. Intranetin uudistuksen tavoitteena oli mahdollisimman kevyesti toteutettu selkeä ja laadukas kokonaisuus. Kilpailutuksen korkeimman pistesaaliin keräsi Cloudriven, jonka kanssa Jamkin projektiryhmä työnsi kädet saveen ja alkoi hommiin.

Avainsanana yhtenäisyys

Jyväskylän ammattikorkeakoulussa oli aiemmin ollut erilliset intranetit henkilökunnalle ja opiskelijoille. Moderni Microsoft SharePoint mahdollisti ajantasaisen tiedon yhdistämisen samalle alustalle. Isoimmaksi haasteeksi muodostui tiedon lajittelu, jotta oikeat asiat tavoittavat oikean kohdeyleisön. Jamkin projektitiimi vinkkaa, että konseptointi ja organisaation sisäinen suunnittelutyö kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Toteutusvaiheessa mutkat jouduttiin vetämään suoriksi, eikä päätöksissä jääty jahkailemaan. – Ei siinä ehtinyt haastatella eri yksiköitä, Jamkin projektivastaava Terhi Taanonen selventää.

Konseptointi ja organisaation sisäinen suunnittelutyö kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, vinkkaa Jamkin projektitiimi.

Alkuperäistä suunnitelmaa täydennettiin ainoastaan Microsoftin käännöstyökalulla, mikä tukee monikulttuurisen organisaation tarpeita. Käyttäjät ovat kokeneet lisäosan maksaneen itsensä monin verroin takaisin, sillä nyt korkeakoulun tiedotuskanava on aidosti kaksikielinen. 

Uusi intranet on saanut kiitosta myös helppokäyttöisyydestä ja visuaalisuudesta. – Yhtään kysymystä ei ole tullut, miten jokin ominaisuus toimii, Taanonen naurahtaa. Moderni SharePoint on pikemminkin mahdollistanut intranetin paremman saavutettavuuden: kulku uuteen järjestelmään toimii sujuvasti Teamsin tai mobiilin kautta. Kuvituksen lisääminen on raikastanut intranetin ilmettä ja tuonut korkeakoulun brändiä paremmin esiin.

Jos jotain projektiryhmä olisi tehnyt toisin, olisivat he varanneet projektin suunnittelulle enemmän aikaa. Tiiviin aikataulun vuoksi käyttäjätestauksesta jouduttiin luopumaan kokonaan. Mitään merkittäviä puutteita tai ongelmia ei kuitenkaan ole ilmennyt. – Menestyksen avain on keskinäinen kunnioitus ja yhteen hiileen puhaltaminen, Taanonen kiteyttää.

Yhtään kysymystä ei ole tullut, miten jokin ominaisuus toimii, Taanonen naurahtaa.

Kaiken kaikkiaan Jamkissa ollaan oltu tyytyväisiä Cloudrivenin ammattitaitoiseen ja joustavaan työskentelyyn. Uusi intranet on ollut organisaation käytössä nyt jo jonkin aikaa, mutta ylläpito- ja kehitystehtävät jatkuvat edelleen.

Jamk on luova uuden sukupolven korkeakoulu. Jamk kehittää ja vahvistaa oppimista, osaamista ja kilpailukykyä yhdessä kumppaneiden ja yhteistyöverkostojen kanssa niin kotimaassa kuin kansainvälisestikin.