Jari Kotola kirjoittaa kolmiosaisessa blogikirjoitusten sarjassa Microsoftin tekoälypalvelun Copilot for Microsoft 365 käyttöönotosta, kokemuksista ja suosituksista. Tämä on toinen kirjoitus ja seuraava julkaistaan 14.3.2024.

Copilot for Microsoft 365:n tuottamat hyödyt

Jos katselit viime vuoden puolella Microsoftin julkaisemia esittelyvideoita Copilot for Microsoft 365:n ominaisuuksista ja kokeilet suorittaa samoja toimia itse, niin saatat pettyä. Todellisuudessa vastausten saaminen vie pitemmän ajan ja niiden laatu ei ole niin ihmeellinen kuin millaisen mielikuvan esittelyvideoista on voinut saada. Ainakaan minä en ole onnistunut luomaan Wordilla uusia dokumentteja tai PowerPointilla esityksiä, joiden sisältö olisi koottu viimeisimmistä tarjouskilpailussa voiton tuoneista ratkaisukuvauksista ja toimitussuunnitelmista. Sen sijaan yksittäisistä pitkistä esityksistä tai asiakirjoista olen saanut sopivilla prompteilla kohtuullisia ja välillä jopa hyviä tiivistelmiä ja yhteenvetoja. Hyvä on pitää mielessä sekin, että ensimmäistä Copilotin tuottamaa vastausta ei tarvitse hyväksyä lopulliseksi, vaan täsmentävillä kehotteilla voin pyytää, että Copilot tekee siitä jollakin antamallani täsmennyksellä siitä paremman ja loppuviimeeksi voin itse vielä muokata tuotosta haluamallani tavalla.

Kun nyt mainitsin tiivistelmät, niin toinen missä Copilot for Microsoft 365 on yllättänyt positiivisesti ovat Teams-kokouksista Copilotin tuottamat tiivistelmät, arviot ja sovittujen päätösten kokoelmat. Mitä pitempi kokous tai työpaja ja mitä vilkkaampaa keskustelua käydään, niin sitä kehnommiksi tuppaavat omat muistiinpanot jäämään. Ja jos vaikka tuleekin kirjattua hyvät muistiinpanot, niin Copilotin tuottama kokousyhteenveto auttaa tarkistamaan unohtuiko kirjata ylös jotain mistä sovittiin. Välillä on meinannut unohtuakin. Tässä hyödylliseksi havaitsemassani ominaisuudessa on yksi kehnous, nimittäin näitä yhteenvetoja voi tehdä vain oman organisaation järjestämissä kokouksissa. Toisin sanoen, jos osallistut asiakkaan koolle kutsumaan kokoukseen, niin ainakaan toistaiseksi niissä ei pääse itse tekemään Copilotilla mitään yhteenvetoja. Oleellista on myös se, että kokouksen litterointi (Transcription) on päällä, koska sen perusteella Copilot pystyy tarkkailemaan kokousta.

”Mutta, kun se ei tue suomen kieltä!” Olet saattanut kuulla tällaisen väitteen. Pitää paikkaansa, että virallisesti Copilot for Microsoft 365 saa tuen suomen kielelle nyt keväällä 2024. Omat ja työkavereiden kokeilut ovat osoittaneet, että todellisuudessa Copilot for Microsoft 365 ymmärtää Teamsin kokouksissa puhutun suomen erittäin hyvin. Omien havaintojeni mukaan Copilot osaa myös tehdä suomeksi kirjoitetuista Wordin asiakirjoista ja PowerPointin esityksistä hyviä tiivistelmiä ja poimia pitkistä tiedostoista vaadittaessa ”ne kolme pointtia”. Tai vaikka viisi. Kehotteet pitää toki kirjoittaa englanniksi, mutta siitä huolimatta tulokset ovat olleet järjellisiä ja käyttökelpoisia monilta osin.

Uuden työn aloittamisessa, jota jotkut nimittävät tyhjän paperin syndroomaksi, Copilot for Microsoft 365 on tuottanut ihan virkistäviä aloituksia ja herättänyt ajatuksia. Tätä olen käyttänyt erityisesti PowerPointissa uuden esityksen luomisessa ja toisinaan Wordissa uuden asiakirjan aloittamisessa. Copilotilta pystyy sopivasti asiaa taustoittavalla kehotteella saamaan hyviä syötteitä työstön kohteena olevaan tiedostoon.

Onnistumisia Microsoft Formsilla

Erityinen tunnustus Copilotin kyvykkyydelle tulee antaa sen taidosta luoda Microsoft Formsin lomakkeita. Arjen tapahtumissa tarvitaan usein erilaisia ilmoittautumislomakkeita. On henkilöstöpäivää, kesäjuhlaa, pikkujoulua, sisäistä koulutusta ja vastaavia tapahtumia. Järjestäjät haluavat tietää keitä on osallistumassa, mistä liiketoimintayksiköistä he tulevat, osallistuvatko työpajoihin, tarvitsevatko kuljetusta, haluavatko suosia kasvisruokaa ja onko ruoka-ainerajoitteita, ynnä muuta tietoa tarvitaan onnistuneeseen tapahtuman järjestämiseen. Kaikkia näitä lomakkeen tietokenttiä varten Copilot Formsissa onnistuu lähes 100% tapauksista luomaan käyttökelpoisen lomakkeen hyvin annetulla, riittävän yksityiskohtaisella kehotteella. Jatkokehotteilla voi vielä säätää yksittäisten kenttien ominaisuuksia. Kun käyttäjä hyväksyy Copilotin tuottaman lomakkeen, niin toki sitä voi vielä säätää käsityönä Formsin kaikilla toiminnallisuuksilla. Vielä kun kehotteet voi jatkossa kirjoittaa suomeksi, niin ilmittautumislomakkeet tekee nopeammin Copilotilla kuin ilman.

Microsoft Fomrs lomakkeen luonti Copilotilla

Yllä olevassa kuvassa on vasemmassa yläkulmassa ensimmäisen kehotteen ilmoittautumislomaketta varten. Sen alapuolella on Copilotin ehdottama lomake, jota voi parannella lisäkehotteita käyttämällä. Oikeassa reunassa on Copilotin tuottama lomake Microsoft Formsin lomakkeen muokkaustilassa. 

Harmituksen aiheet

Suurin yhteinen nimittäjä käyttäjien mielipahalle tuntuu kohdistuvan Copilotin kykyyn luoda uutta sisältöä niillä tavoilla joita Microsoft viime syksyn Copilotin esittelyvideoilla toi julki. Ainakaan minä eivätkä työkaverini olla onnistuttu yhtä ilmiömäisiin suorituksiin joita Copilot for Microsoft 365:n demoissa esitettiin sen taidoista koostaa vastauksia suuresta määrästä yrityksen omaa dataa ja luoda niistä uusia tiedostoja ja sähköpostiviestejä. Esittelyvideot ovat täyttäneet tarpeensa herättää tietotyöntekijöiden mielenkiinto tukiälyn käyttöä kohtaan ja sen ne ovat toden totta tehneet hyvin!

Minä ja muut olemme panneet merkille, että erityisesti Copilot Excelissä suoriutuu annetuista kehotteista kovin vaatimattomasti – välillä suorastaan kehnosti. Olisin itse laskenut pitkästä Excelin luettelosta keskiarvon viisi kertaa siinä ajassa mitä Copilot tarvitsi saman asian päättelemiseen. Kaikissa luetteloissa se ei ole välttämättä onnistunut ollenkaan. Odotukset siitä, että Excel lisäisi taulukoihin laskukaavoja ja funktiolausekkeita annetun kehotteen mukaisesti, eivät valitettavasti toteudu.

Kuitenkin ihan viime aikoina olen huomannut sellaisia ilmiöitä, että Copilotin kyky tuottaa laskelmia ja yhteenvetoja taulukoista riippuu jossain määrit siitä missä järjestyksessä luettelon sarakkeet ovat. Tiedon luokittelun kannalta oleellisimmat sarakkeet kannatta järjestellä luettelon vasempaan reunaan ja laskennan kannalta merkittävimmät oikealle. Tällä periaatteella sain eräästä testiaineistotaulukosta koosteen, jossa Copilotin tekemä kaava selvitti mitä yksilöitä luettelossa esiintyi ja kuinka monta esiintymää kullakin yksilöllä oli. Copilotin tekemä laskukaava oli niin huikea, että vaikka olenkin käyttänyt Exceliä vuodesta 1994 lukien, niin tuollaista kaavaa en olisi itse osannut tehdä. Vaikuttaa siltä, että Copilot Excelissä kykenee paremmin luomaan komplekseja analyysejä, kunhan data on kunnossa ja kehote määrittää tarkasti millainen tulema taulukosta pitäisi saada ulos.

Copilotin luoma laskukaava Excelissä

Yllä oleva laskukaava poimii Excel-taulukosta kaikki yksilölliset havaintopaikkojen nimet ja laskee lukumäärän kuinka monta kertaa kukin havaintopaikka esiintyy taulukossa. Pölli tämä kaava tästä käyttöösi, jos haluat tehdä samanlaisia laskelmia. Tai laita oma Copilotisi tekemään vastaavanlainen!

Huomioita tietojen ajantasaisuudesta

Copilotin tuottamissa vastauksissa hämmentää välillä sekin, että se on oikeassa, mutta vastaus perustuu johonkin vuosikausien takaiseen tietoon. Tämän ongelman selvityksessä hyvä apuväline on taskupeili. On hyvin pitkälle oma vikamme, että olemme säilyttäneet SharePointissa sivustoja, joita ei enää käytetä mihinkään tärkeään ja hillonneet tiedostoja vuosien ajan, vaikka niille ei ole käyttöä edes yrityksen historiikin kirjoittamisen kannalta. Copilotin pääsy yrityksen tietoihin käyttäjän valtuuksilla nostaa herkästi vastaukseen sisältöä, jota on tuotettu kuusi vuotta sitten ja käytetty viimeksi neljä vuotta sitten, jos sisältö on vielä tallessa jossakin Microsoft 365 tenantin tallennuspaikoissa. Tämän voimme jakaa vinkkinä kaikille, että siivotkaa, arkistoikaa ja poistakaa sitä mikä ei ole enää merkityksellistä. Siirtäkää Copilotin ulottumattomiin sellaiset sisällöt joita ette halua vastauksissa nähdä!

Jatkuu huomenna 14.3.

Huomenna kirjoitan yhteenvetoa kokemuksistamme Copilotin käytässä sekä annan muutamia suosituksia miten onnistunutta Copilot for Microsoft 365:n käyttöönottoa kannattaa lähteä toteuttamaan. Sarjan ensimmäisen kirjoituksen pääset lukemaan täältä:  Kaksi kuukautta Copilotia, osa 1 ja seuraavan osan voit lukea täältä: Kaksi kuukautta Copilotia, osa 3

Lisätietoja: 

Jari Kotola
Principal Consultant
+358 40 556 5225
jari.kotola@cloudriven.fi 

Ota yhteyttä