Jari Kotola kirjoittaa kolmiosaisessa blogikirjoitusten sarjassa Microsoftin tekoälypalvelun Copilot for Microsoft 365 käyttöönotosta, kokemuksista ja suosituksista. Tämä on kolmas kirjoitus ja edelliset on julkaistu 12.3. ja 13.3.2024.

Pari sanaa käyttöönotosta

Teimme Cloudrivenissä Copilot for Microsoft 365:n käyttöönoton varsin teknisestä näkökulmasta lähtien. Tammikuussa Microsoftin julkaistua palvelun saataville muillekin kuin Enterprise Agreement -asiakkaille tilasimme lisenssit kokeilukäyttäjien ryhmälle. Meitä kiinnosti aluksi selvittää kuinka hyvin tietosuoja toteutuu. Toisekseen halusimme nähdä kuinka ajantasaiseen tietoon Copilotin vastaukset perustuvat.

Olimme jo ennakkoon melko varmoja, että SharePointin sivustojen ja Teamsin tiimien käyttöoikeudet on määritelty juuri niille työntekijöille joiden kuuluu päästä tietoihin käsiksi. Tämä on osoittautunut todeksi. Yrityksestä huolimatta Copilotia promptaamalla en onnistunut testijakson aikana kertaakaan saamaan tuloksia, joihin olisi noussut tietoja joiden käyttämiseen en olisi ollut oikeutettu. Kirjoitin tarkoituksellisesti kehotteita, joiden avulla olisin saanut tietoa henkilöstöasioista, mutta koska minulla ei niihin konsultin toimenkuvani mukaan ole käyttöoikeutta, niin ei Copilot suostunut niistä asioista edes keskustelemaan.

Tiedon ajantasaisuudesta jo kirjoitinkin eilen eli halusimme ymmärtää miten Copilot käyttää vastauksissaan eri ikäisiä sisältöjä – tuleeko vastauksiin mukaan kuinka paljon vanhoja sisältöjä, joita meillä on vielä tallessa mm. SharePointissa. Tulihan niitä. Yleisesti ottaen kaiken vanhan siivoaminen poistamalla tai Copilotin ulottumattomiin arkistoimalla on kannatettava ajatus. Hankaluutena on toisaalta se, että yrityksellä on tarve säilyttää tiettyjä sopimuksellisia asioita hyvinkin pitkään. Tähän haasteeseen saamme luultavasti piakkoin apuja Microsoftilta huhtikuussa julkaistavan Restricted SharePoint Searchin myötä.

Mitä käyttöönotossa kannattaa huomioida

Käyttöönottotapoja on varmasti yhtä monta kuin on käyttöönottajiakin. Omien kokemusten ja asiakkaiden kanssa käytyjen keskusteluiden myötä tietyt periaatteet nousevat esille Copilot for Microsoft 365:n käyttöönotossa. Ohessa muutamia oleellisimpia havaintojamme:

• Herätä kiinnostus työntekijöissä. Tekoälystä yleisesti ja generatiivisesta tekoälystä on viestintää tavattoman paljon. Asia on noussut esille jopa television iltapäiväohjelmissa asiantuntijahaastatteluiden myötä. Työntekijöille tekoäly käsitteenä saattaa olla jo tuttu, mutta nyt tarvitaan sellaista kipinöintiä, jolla kiinnostuksen roihu saadaan syttymään heillä omien työtehtävien ja koko yrityksen toimintojen tekoälyistymistä kohtaan. Tähän tarvitaan avuksi heitä, joiden tehtäviin kuuluu liiketoiminnan kehittäminen ja sen lisäksi viestintää. Oivalluttavaa viestintää.
• Pyri hahmottamaan yhdessä käyttäjien kanssa mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa tai mitä saavutusta tavoittelemassa. Vapaamuotoinen kokeilu voi olla aluksi hauskaa ja innostavaa, mutta ilman selkeää tavoitetta epäonnistuneiden promptailujen aiheuttamat pettymykset voivat johtaa kiinnostuksen loppumiseen ja Copilot saattaa jäädä käyttämättä.
• Vapaamuotoisten kokeilujen sijaan kannattaa antaa tiimeille työtehtäviensä mukaisia roolipohjaisia tehtäviä ratkaistavaksi. Tiimiläisten yhteisillä kokeiluilla saadaan ketterästi selville mikä toimii ja mikä ei. Keräämällä ”roolipelien” tulokset, jakamalla hyvät promptit ja Copilotin vastausten laadun arvioinnit muiden tiimien kesken on helppo löytää toimivat lainalaisuudet ja jalostaa niitä.
• Odotusten hallinta on osa käyttöönottoa. Kuten jo aiemmin kirjoitin, niin Microsoftin Copilot esittelyvideoista voi syntyä värittynyt ja ylilatautunut käsitys palvelun kyvykkyyksistä. Tähän rinnalle kannattaa tuoda oman yrityksen esimerkkejä ja demoja. Niitä voi julkaista videoklippeinä henkilöstölle. Odotusten hallintaan liittyy myös käyttäjien turhautumisen ja pettymysten käsittely. On hyvä jo ennakkoon tehdä heidät tietoisiksi, että Copilotin antamat kehnot vastaukset eivät välttämättä ole käyttäjän vika. Vastauksen heikkolaatuisuuteen voi vaikuttaa Copilotin kyky tulkita käyttäjän antamaa kehotetta ja Copilotin vastaukseensa käyttämän datan määrä ja laatu.
• Organisaation hallussa olevan tiedon hallinta ja tunteminen on tärkeää. Mitä tietoa on, kuinka kriittistä se on, mihin sitä käytetään ja keiden toimesta, millaiset käyttöoikeudet tietoon on eri käyttäjillä ja ovatko oikeudet kunnossa, millaisia ovat tietojen suhteet ja riippuvuudet toisiin tietoihin, millaista riskien hallinta tarvitaan tiedon menettämisen kontrollointiin. Ymmärtävätkö käyttäjät Copilotin synnyttämän uuden tiedon – kehotteilla saatujen vastausten – luottamustason ja sensitiivisyyden ja keille sitä voi jakaa edelleen. Tätä tärkeiden pohdintojen luetteloa voisin jatkaa vielä pitemmälle. Mitä suuremmasta yrityksestä on kyse ja mitä monialaisemmin yritys toimii, niin sitä merkitysellisemmäksi tiedon tunteminen ja hallinta käyvät. Näistä asioista tulen kollegoideni kanssa puhumaan mieluiten suoraan teidän kanssa saman pöydän ääressä.
• Tekninen käyttöönotto Copilotin lisenssien hankinnan ja käyttäjille jakelun osalta on koko käyttöönottoprojektin yksinkertaisimpia toimintoja. Teknisesti enemmän työllistävä asia on tietoturvaan, tietosuojaan ja säädöksenmukaisuuteen liittyvät toimet. Onneksemme niihin Microsoft 365:ssä on hyviä teknisiä ratkaisuja etenkin Microsoft 365 E5 lisenssin haltijoiden osalta tai otettaessa käyttöön erikseen tarpeelliset Compliance palvelut.
• Päästä käyttäjät harjoittelemaan jo nyt Copilotilla. Niin, sillä kaikille saatavilla olevalla yleisellä Copilotilla, joka on Edge-selaimen sivupalkissa tarjolla tai selaimessa koko näytöllä osoitteessa https://copilot.microsoft.com. Tämä tunnettiin aikaisemmin nimellä Bing Chat Enterprise. Myös kuluttajille on tarjolla samanlainen julkinen Copilot. Sitä käyttää tänä vuonna 82 täyttävä äitinikin. Tällä palvelulla työntekijöiden on hyvä opetella promptaamisen taitoja yleistä internetiä kohtaan ilman pääsyä yrityksen omiin tietoihin. Tarjoa käyttäjille opastus kehotteiden kirjoittamisen perusteisiin ja ymmärrys siitä, että Copilot on eri asia kuin Googlen haku. Niin minunkin piti aluksi opastaa äitimuoria.

Mukaan lähtemisen mielekkyys

Kannattaako Copilot for Microsoft 365 ottaa käyttöön, jos se on keskeneräinen? Kannattaa. Ehdottomasti kannattaa. Tekoäly on jo nyt osa arkeamme ja suuntaviivat tulevaisuuteen on asetettu. Sama pätee generatiiviseen tekoälyyn Microsoftin eri Copilotit mukaan luettuina. Niin sanoakseni merkinnät maastoon on jo tehty ja tien tekeminen on aloitettu. On toki heitä, jotka haluavat ajaa vasta valmiilla tieverkolla, mutta nyt aikaisilla mukaan lähtijöillä tulee olemaan paremmat perustiedot ja osaaminen. Aikaiset omaksujat tulevat tietämään muita paremmin ”mihin tulee keväällä routakuoppia” ja ”missä kurveissa on syksyllä mustan jään vaara”. Tämä vertauskuva pätee myös generatiivisen tekoälyn käyttöön.

Keskeneräisyyttä harmittelevien on hyvä tietää, että palvelu on jatkuvassa kehityksessä ja muutosta tapahtuu taustalla kaiken aikaa. Se vain jää helposti huomaamatta, kun meidän käyttäjien ei tarvitse ”asentaa uusia versioita eikä ladata päivityspaketteja”. Jos muistelemme Microsoft Wordia. Aniharva käytti Word for Windows 1.0 tekstinkäsittelyohjelmaa. Vasta neljäs versio Word for Windows 6.0 oli se, joka tuli enemmistön tekstinkäsittelyohjelmaksi. Olen melko varma, että palvelun jatkuva kehittyminen takaa, että käytössämme on vuoden kuluttua entistä kyvykkäämpi ja taitavampi työkalu. Tämä on oppimismatka murroksessa olevaan työntekoon ja siinä kannattaa olla mieluummin mukana kuin seurata katsomosta.

Mitä seuraavaksi tapahtuu

Jos et halua yksin pohtia Copilot for Microsoft 365:n käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä eikä IT:n rakentelu ja ylläpito ole ydinliiketoimintaasi, niin ota meihin yhteyttä. Minä ja kollegani keskustelemme mielellään Copilot-jutuista. Ensimmäisten valveutuneiden asiakkaidemme kanssa aloitimme projekteja jo viime syksynä ennen Copilotin saataville tulemista. Näissä projekteissa on valmisteltu tietosuojaan, säädöksenmukaisuuteen ja hallintamalleihin liittyviä asioita – hyvää pohjatyötä valmistauduttaessa suurten käyttäjämäärien mukaanottoon ja laajan tieto-omaisuuden huolelliseen hallintaan.

Kaksi kuukautta Copilotia on ollut mielenkiintoinen ja palkitseva opintomatka. Nyt jaamme mielellään asiakkaille kokemuksiamme tukiälyn tuomiseksi työntekijöillenne arjen avuksi ja liiketoimintanne kehittämiseksi.

Tämän blogikirjoitusten sarjan aikaisemmat kirjoitukset ovat luettavissa näistä linkeistä Kaksi kuukautta Copilotia, osa 1 ja Kaksi kuukautta Copilotia, osa 2