Klassisesta moderniin – Metsähallituksen uusi intranet

“Metsähallitus on pystynyt tehokkaammin viestimään muun muassa organisaation uudesta strategiasta ja vastuullisuudesta, jotka luovat tärkeä pohjan organisaation päivittäiselle toiminnalle.”

Metsähallituksen intranet-projekti alkoi, kun käytössä olleen klassisen SharePoint -järjestelmän mukauttaminen uusiin tarpeisiin ei ollut enää sujuvaa. Yhteistyökumppaniksi valikoitui Cloudriven, North Patrolin avustuksella tehdyn kilpailutuksen perusteella. Cloudriven toteutti Metsähallituksen intranetin modernilla Microsoft SharePoint -ratkaisulla, jota hieman jatkojalostettiin organisaation tarpeet huomioiden. 

Metsähallitus toteutti verkkopalvelun käyttöönoton yhteydessä leikkimielisen intranetin suunnistuskilpailun, jonka yhteydessä pyydettiin myös palautetta uudesta järjestelmästä. Uuden intranetin vastaanotto on ollut pääosin positiivista.

Uusi intranet on johtamisen koti

Metsähallituksen intranet toimii ajankohtaisviestinnän ykköskanavana. On tärkeää, että kaikki saavat tiedon samanlaisena yhtäaikaisesti, jolloin henkilöstö pysyy ajan tasalla talon tapahtumista. Intranet on ikään kuin koti johtamiselle, strategian jalkauttamiselle ja satama päivittäisille ohjeistuksille. 

“On tärkeää, että kaikki saavat tiedon samanlaisena yhtäaikaisesti, jolloin henkilöstö pysyy ajan tasalla talon tapahtumista.”

Modernin SharePointin myötä tieto on ollut helpommin löydettävissä. Metsähallitus on pystynyt tehokkaammin viestimään muun muassa organisaation uudesta strategiasta ja vastuullisuudesta, jotka luovat tärkeä pohjan organisaation päivittäiselle toiminnalle.  

Sisäinen tuki jo varhaisessa vaiheessa

Metsähallituksessa projektia vetänyt Satu Sorjonen painottaa organisaation eri osastojen ottamista mukaan suunnitteluun jo varhaisessa vaiheessa. Metsähallitus toteutti sisäisen suunnittelutyön hienosti muodostamalla 30-40 henkilön laajennetun sisältöryhmän, joka tutustui järjestelmään ja uuden intranetin konseptiin jo projektin alkumetreillä syksyllä 2021. 

Onnistuneen projektin avain on sitouttaa oikeat henkilöt tuomaan eri näkökulmia suunnitteluun, sekä valita asiantunteva projektitiimi molemmin puolin. Maaliin päästään, kun kaikilla osallistujilla on selkeä näkemys tavoitteista ja toimenpiteistä niiden saavuttamiseksi.

Metsähallitus on valtion liikelaitos, joka tuottaa luonnonvara-alan palveluja monipuoliselle asiakaskunnalle kansalaisista suuryrityksiin. Osana luonnonvarojen kestävää hoitoa ja käyttöä Metsähallitus huolehtii yleisten yhteiskunnallisten velvoitteiden toteutumisesta ottamalla huomioon biologisen monimuotoisuuden suojelun, luonnon virkistyskäytön sekä työllisyyden edistämisen vaatimukset.