Microsoft käyttää UserVoice-nimistä sivustoa kerätäkseen käyttäjiltä ideoita miten kehittää Microsoftin tuotteita ja palveluita. Ideoita voi jättää kuka tahansa. Microsoft Teamsille on oma UserVoice-sivusto, jossa kerätään Teamsiin liittyviä ideoita. Käyn tässä kirjoituksessa läpi kymmenen eniten ääntä saanutta Teams ideaa, jotka Microsoft on ilmoittanut ottaneensa työn alle.

Top 10 työn alla olevaa Microsoft Teams UserVoice ideaa

    1. Yksityiset kanavat
    2. Tiimikalenterit
    3. Useamman tilin käyttäminen Teamsissä
    4. Kanavien siirtäminen toiseen tiimiin
    5. Mahdollisuus nähdä kanavan käyttäjät
    6. Useamman ikkunan tuki chateille
    7. Teamsin suorituskyky
    8. Ilmoituksien määrittäminen tiimeille ja kanaville, ja muut ilmoituksiin liittyvät toiveet
    9. Integraatiot: Planner, SharePoint, Outlook tehtävät/kalenteri
    10. Keskusteluiden siirtäminen kanavasta toiseen

Teamsissä voidaan tällä hetkellä rajata käyttäjien pääsyä ainoastaan tiimeittäin. Tiimi voi olla joko julkinen tai yksityinen. Julkiseen tiimiin pääsee kuka tahansa, yksityiseen vain sinne kutsutut. Jos sinulla on pääsy tiimiin, pääset myös kaikkiin tiimin alla oleviin kanaviin.

Joskus tämä ei ole optimi tapa tai voi jopa estää halutun Teams-rakenteen käytön. Tarve yksityisille tiimeille tulee siitä, että halutaan jostain syystä rajoittaa keskusteluja, sisältöä tai työkaluja. Käyttötapauksia, joissa tällaiset tarpeet nousevat esille ovat mm.:

  • Projektitiimit työskentelevät Teamsissä ja yksittäiselle projektille riittää yhden kanavan tuomat kyvykkyydet, ja pääsy projektin kanavaan halutaan rajata vain projektiryhmälle.
  • Halutaan kutsua varsinaisen tiimiin ulkopuolisia ihmisiä osallistumaan väliaikaisesti tai rajoitetusti tiimin toimintaan. Ulkopuoliset voivat olla omasta organisaatiosta tai kokonaan organisaatioon kuulumattomia ihmisiä.

Microsoft ei ole antanut aikataulua julkaisusta.

Teamsissä näkyvä kalenteri on käyttäjän oma Outlook-kalenteri. Teams-tiimillä on olemassa kalenteri Office 365 ryhmän kautta, mutta tämä kalenteri näkyy vain Outlookissa. Tiimikalentereille on kuitenkin selkeä tarve esim., jotta voidaan helpommin järjestää tiimin yhteiset tapaamiset ja tehtävät, riippumatta siitä miten tiimin kokoonpano vaihtelee. Tiimikalenterit auttavat myös parantamaan omaa työnsuunnittelua ja -jäsentelyä.

Luonnollisesti Teamsin käyttäjät ovat vahvasti sitä mieltä, että Teams-tiimin oma kalenteri pitäisi näkyä Teamsissä. Nykyinen käytäntö vaatii, että käyttäjien on pompittava Teamsin ja Outlookin väliä, jos heidän pitää päästä näkemään tai vuorovaikuttamaan tiimin kalenterin kanssa.

Microsoft on ilmoittanut päivittävänsä Teamsin parannetulla kalenterisovelluksella. Sen tarkemmin ei ole vielä kerrottu mitä ominaisuuksia tullaan näkemään ja onko tiimikalenterit osa tätä julkaisua. Teams roadmap sanoo julkaisuksi huhtikuun 2019, mutta ainakaan toistaiseksi muutosta näy edes Teamsin Developer preview:ssa.

Teamsissä ei tällä hetkellä ole mahdollista kirjautua käyttämällä useampia tilejä. Kiertoteinä voidaan käyttää esimerkiksi Chromen profiileja ja Teamsin selainversiota. Näin on mahdollista saada useampi eri Teams instanssi auki samanaikaisesti. Hommaa helpottaisi, jos eri Teams-tilit olisi tuettu suoraan yhdessä Teams-selaininstanssissa tai -työpöytäsovelluksessa.

Useampi Teams-tili tulee tarpeelliseksi, jos käyttäjä työskentelee paljon eri asiakkaiden kanssa, joiden organisaatiohin ja tiimeihin käyttäjä on kutsuttu. Käyttäjä voi kuulua useaan organisaatioon, jos hänellä on eri rooleja useammassa yrityksessä. Tällaisia käyttäjiä voivat olla esimerkiksi usean yrityksen hallituksessa työskentelevät ihmiset.

Microsoft on todennut useamman tilin kyvykkyyden Teamsissä tärkeäksi, mutta ei ole tarkemmin antanut ajankohtaa julkaisulle.

Teamsissä kanavat ovat kiinteä osa tiimejä, eikä niitä voi tällä hetkellä siirtää tiimistä toiseen. Ainoa tapa järjestellä kanavia uudelleen on luoda kanavat uudelleen toiseen tiimiin ja kopioida sisältö SharePointissa työtilasta toiseen. Keskustelujen siirtämiseen ei ole minkäänlaista tapaa, vaan ne menetetään jos kanava pitää luoda uudelleen.

Yleisimmät tarpeet kanavien siirtämisille liittyvät Teams-rakenteiden muutoksiin. Näitä muutoksia ovat mm. organisaatiomuutokset, yksittäisten kanavien arkistointi ja jonkin asian tarpeiden kasvaminen ulos yksittäisen kanavan mahdollistamista kyvykkyyksistä.

Microsoft on ilmoittanut ottaneensa kanavien siirtämisen toisiin tiimeihin työn alle, vaikka onkin todennut toteutuksen olevan haastava.

Teamsissä näkee tiimien tietojen kautta, ketä tiimiin kuuluu. Jos halutaan kanavalla ollessa nähdä, ketkä kaikki näkevät kanavalle lisätyn keskustelun, pitää pompata tiimin tietoihin ja takaisin. Tähän liittyen on UserVoiceen lisätty toive nähdä kanavalla ollessa kanavan käyttäjät ja heidän presenssitietonsa.

Itselläni ei ole tullut tarvetta tälle ominaisuudelle, mutta tämän tyyppisen ominaisuuden käyttöön on moni kuitenkin tottunut muissa chat-pohjaisissa palveluissa, esimerkiksi Slackissä. Mikäli Microsoft mielii käännyttää Slackin käyttäjiä Teamsiin ja nopeuttaa Teamsin omaksumista, niin siirtymästä pitää tehdä mahdollisimman kivuton.

UserVoice kertoo, että tämä on Microsoftilla työn alla. Se on ollut jo kaksi vuotta, joten en pidättelisi henkeä tämän suhteen.

Teams toimii vain yhdessä ikkunassa. Toiminnot kuten dokumenttien lukeminen, keskustelut, chatit, kalenteri ja Teams-palaverit ottavat aina pääsisältöalueen haltuunsa. Ongelmia tulee, kun halutaan helposti chatata samalla kun Teamsissä tehdään jotain muuta. Tämän vuoksi useamman ikkunan tuki chateilla keikkuu UserVoicen top-kympissä. Ainoa osittain toimiva kiertotapa on käyttää sekä desktop-sovellusta että selainta. Tällä tavoin saadaan ainakin yksi chatti käyttöön esimerkiksi palaverin rinnalle.

Microsoft on ilmoittanut ottaneessa tämän kyvykkyyden työnalle.

Teamsin suorituskyvyn parantaminen on ollut jo pitkään Teams käyttäjien toivelistalla. Käyttäjien haasteet liittyvät yleensä Teamsin yleiseen hitauteen, suureen muistin käyttöön tai prosessorin (CPU) kuormitukseen. Itselläni Teams on toiminut varsin mallikkaasti. Lähinnä käynnistyksen tai tenantin vaihdon yhteydessä kestää tovin, että Teams alkaa ns. ’vastaamaan’, sekä keskustelujen selaaminen voisi olla vikkelämpää.

Microsoft on jo pitkään työstänyt päivityksiä, jotka parantavat Teamsin suorituskykyä kaikilla edellä mainituilla osa-alueilla. Päivityksiä tulee jatkuvasti ns. fixeinä, eikä käyttäjien tarvitse odottaa minkään erillisen ison päivityspaketin valmistumista. Microsoft kerää säännöllisesti palautetta Teamsin suorityskyvystä uusien fixien toteuttamista varten.

Vaikuttaa siltä, että Microsoft ottaa suorituskykyyn liittyvät palautteet tosissaan ja tekee kovasti töitä tämän eteen.

Teamsin ilmoitusten määrittäminen rajoittuu tällä hetkellä pääasiallisesti siihen missä ilmoitus näytetään. Vaihtoehtoina Windowsin banneri, sähköposti, molemmat, feedi tai ei ollenkaan.

Teamsin käyttäjät toivovat kuitenkin rikkaampia kyvykkyyksiä säätää ilmoitusten toimintaa. Esimerkkejä:

  • Mahdollisuus ottaa ilmoitukset pois kanavakohtaisesti
  • Kanavat pitäisi oletuksena olla seurattuja (Follow this channel/Seuraa tätä kanavaa), mahdollisuudella lopettaa seuraaminen. Nyt oletuksena vain Yleinen-kanavan viestit tuottavat ilmoituksia ilman, että viestissä on mainittu tiimi, kanava tai henkilö
  • Ilmoituksille pitäisi olla äänet ja mahdollisuus valita kunkin ilmoitustyypin ääni. Tällä hetkellä Teamsissä ilmoituksen yhteydessä ei tule mitään ääntä.
  • Kanavakeskusteluiden banner-ilmoituksiin viestin sisältö

Microsoft on ilmoittanut työstävänsä ilmoituksiin liittyviä parannuksia, mutta ei kerro sen tarkemmin minkälaisista päivityksistä on kyse.

Muiden Office 365-palveluiden käyttäminen Teamsissä on yksi tärkeimmistä Teamsin ominaisuuksista. Näistä palveluista tärkeimmät ovat Planner, SharePoint ja Outlook. Nykytila on varsin hyvä ehkä Outlookia lukuunottamatta.

Planneri toimii jo nyt varsin hyvin, mahdollistaen suunnitelmien luonnin tiimien kanaviin sekä Planner-appin käytön Teamsissä paremman kokonaiskuvan saamiseksi.

SharePoint integraatio on ollut toistaiseksi Files-/Tiedostot-tabin varassa, mikä on itsessään hieno juttu ja osa Teamsin ydintoiminnallisuuksia. Tämän lisäksi SharePointista voidaan näyttää sisältöä sivujen ja listojen muodossa käyttämällä SharePoint-tabia. Website-tabilla voikin sitten tuoda minkä tahansa SharePoint-sivuston upotettuna Teamsiin.

Lisää on kuitenkin luvassa SharePoint-rintamalla. Files-/Tiedostot-tabi tulee kehittymään niin, että SharePointin ja OneDriven tiedostonäkymät tullaan tuomaan myös Teamsiin. Tavoitteena on yhtenäinen tapa esittää ja hallita tiedostoja koko Office 365:ssa.

Outlook näkyy Teamsissä ainoastaan Meetings-appina, joka käytännössä näyttää kalenterinäkymän kuluvasta päivästä tai vaihtoehtoisesti listan kuluvan ja seuraavan neljän päivän kalenterimerkinnöistä. Microsoft on työstämässä uutta Calendar-appia, mutta vielä ei ole tietoa mitä ominaisuuksia se pitää sisällään.

Joskus keskustelu Teamsissä voi päätyä väärään kanavaan tai jokin keskustelua kasvaa niin isoksi, että olisi järkevää luoda uusi kanava ja siirtää keskustelu sinne. Tällaisia tarpeita nousee, kun halutaan esimerkiksi siivota tai moderoida Teamsin keskusteluja tai kuljettaa myyntiprosessissa käytyä keskustelua mukana koko myyntiprosessin tai vaikka projektin ajan.

Teamsissä ei tällä hetkellä ole mahdollista siirtää keskusteluja kanavien tai tiimien välillä. Microsoft on kuitenkin ilmoittanut viime lokakuussa, että se on ottanut keskustelun siirtämiseen liittyvät kyvykkyydet työn alle. Tälläkään kerta Microsoft ei tosin sen tarkemmin kerro sen tarkemmin mitä he aikovat tehdä tai milloin päivitykset tulee ulos.

Tässä olivat kymmenen tämän hetken halutuinta Teams ominaisuutta. Näitä ja muita ideoita voi seurata UserVoice-palvelussa. Microsoft 365 tiekartta-sivusto on myös hyvä paikka seurata mitä on kehitteillä ja julkaisuputkessa. UserVoice- ja tiekartta-sivusto eivät välttämättä korreloi mitenkään toisiaan, joten ei kannata ihmetellä jos tiekartasta puuttuu asioita, jotka ovat ilmoitettu UserVoicessa työn alle otetuiksi.

Remember when you stored all confidential files on flash drive in your pocket?  Nobody had access to your pants, so you didn’t even think about file permissions. I’m guessing that’s not the case you woke up to this morning. All your docs are residing in the cloud, well protected with dozens of security systems. Maybe overprotected? Have you ever tried to share one of the confidential document to your colleague?  If you are managing information in a medium or large organization, then you should know the pain of confidentiality issues.

SharePoint is a great tool for effective structuring information

SharePoint has excellent features to share or restrict access to different structural elements. When it comes to permissions, a common means of controlling productive collaboration, users can be granted different levels of control of Sites, Lists/Libraries, Folders or List Items/Documents, known as objects.

Such permissions can be granted directly to individual user accounts, or to a group of users, or by Active Directory groups. You can grant access to the whole site, restrict access to a specific library and configure unique permissions for certain items to share them for everyone. Or split information in different folders of one library and share their content to different groups of users in your organization. Or, maybe, you invented a more complex way to fit crazy needs of your boss?

Sounds great and it works impressive in demos, but..

.. does it really work in practice?

I have been working with different SharePoint solutions for years. Every customer has specific requirements that aren’t always compliant with SharePoint capabilities. Very often customers are so fascinated about security in SharePoint, that they don’t realize how insidious this game can be. Many times, we tried to fulfil these specific needs, and it turned into pain, that enforced us to review initial requirements.

Do you want to step on the same rake?

I completely understand how you feel. Well, be aware and follow my best practices to avoid it.

There are five level of permissions:
1. Site collection
2. Site
3. List / Document library
4. Folder
5. List Item / Document

Permissions can be inherited from the top level to bottom, so you can share access to a site for a group and all users from that group will be able to manage documents in any library of this site. However, on any level, you can break inheritance and configure unique permissions, that will be in force on this level and all nested objects below this level. And this is the place where the nightmare begins.

Imagine you have a library with hundreds of folders. Everything worked great until somebody broke the inheritance of permissions in a certain folder and configured it to be available to a specific group of users. Some user complains, that (s)he cannot find a document located in that folder. How easy will be to find this folder and grant permissions for that user?  What if you decided to revoke access from some folder?  Permission management is a weak place of SharePoint UI, so you, most likely, will be frustrated very soon. I’d be frustrated too.

Permission management is a weak place in SharePoint

Don’t worry, I often make that mistake myself. But are there good practices for managing permissions and still keeping control of it? Yes, there are! And this is simple – you should plan in advance. This is exactly the case, where you can say that fail to plan is planning to fail. If you want to keep your system maintainable, follow these simple rules:

1. Creating a permission plan is necessary if you manage multiple objects with different permissions in a site collection.
It looks simple until you decide to restrict access to some site or document library. You break inheritance of permissions, configure access rights and everything goes well… As long as your admin is at work. It may become a big surprise for a new admin. Building a solution without considerations to the diverse and complex employee work patterns can be a recipe for disaster.

A detailed permission plan provides the admin with knowledge about site structure and permissions. A standardized approach where permissions are grouped at a higher level could be a good way to go. Understanding user groups with

regards to their area of focus and activities can lead to defining different approaches to user permission.

2. Grant permissions on higher levels. Avoid breaking inheritance of permissions than more, than deeper object level is.
You are able to grant specific permissions on a folder, that is located on the third level of subfolders in a document library. But try to find a problem in a year, when somebody complains, that the content of this folder is not visible. Yes, permission plan may help if you keep it always up to date. However, in a big structure, there is always room for a mistake. Just avoid complexity and sleep calmly.

3. Use SharePoint security and explicit group membership for managing site members.
If you need to use Active Directory groups, include them into a Sharepoint security group.

4. Avoid item level permissions.
This may work good with automation, but it is not maintainable manually. If anything goes wrong, you have almost no chance to identify the problem, because of documents can be just not visible for you.

Simplicity is the key to success

SharePoint is a powerful tool to build your complex informational system. But always keep the things simple!

Just remember the one golden rule – ”order and simplification are the first steps toward the mastery of a subject” (Thomas Mann).

Find more info about the permissions:

Overview: best practices for managing how people use your team site

Understanding permission levels in SharePoint

Customize permissions for a SharePoint list or library

Still having doubts? Ask experts in Cloudriven. We are always happy to help you!
Thank you for reading, and if you have any questions, please ask below.

Jätä yhteydenottopyyntö

Haluatko tietää lisää tuotteista tai palveluistamme? Onko sinulla tiukka kysymys, johon himoat vastausta? Jätä yhteydenottopyyntö ja olemme sinuun yhteydessä viimeistään seuraavana arkipäivänä.

Accenturen vuonna 2017 tekemän selvityksen mukaan B2B-markkinoiden asiakaskäyttäytyminen ja -odotukset ovat muuttuneet yhä enemmän modernin B2C-tyyppisen kuluttajakäyttäytymisen suuntaan, jossa asiakkaat vaativat yhä nopeampaa ja personoidumpaa ajasta ja paikasta riippumatonta palvelua. Monikanavaisuudesta on ollut paljon puhetta viime vuosina Suomenkin B2C- ja B2B-liiketoiminnassa. Tähän liittyen selvityksen mukaan tänä päivänä jo enemmistö B2B-transaktioista saa alkunsa verkosta. Vastatakseen näihin muuttuviin asiakastarpeisiin sekä tukemaan kasvunsa vahdittamista, useat yritykset ovat omaksuneet yhtenä ratkaisuna oman ydinorganisaation ulkopuolisen kumppanikanavan hyödyntämisen mm. myynnin tukena.

Samaan aikaan 90% B2B-johtajista uskoo asiakaskokemuksen olevan oleellinen osa organisaationsa strategisia prioriteetteja ja, että kanavakumppaneilla on jo seuraavan kahden vuoden kuluttua entistäkin suurempi vastuu organisaation asiakaskokemuksesta. Myös yritysasiakkaiden tavoittaminen on muuttunut vaikeammaksi, sillä selvityksen mukaan jopa 90% yritysasiakkaista ei vastaa myyntipuheluun henkilöltä jota he eivät tunne.

Em. tuloksiin perustuen kumppanikanavan hyödyntäminen kuulostaa loogiselta vaihtoehdolta. Muuttuneessa toimintaympäristössä jo valmiit asiakassuhteet omaava ja asiantunteva kumppani pystyy vauhdittamaan organisaation kasvua huomattavasti asiakkaalle täysin tuntematonta organisaatiota helpommin.

Uhka vai mahdollisuus?

Kumppanikanavan hyödyntämisellä on kuitenkin hintansa. Kriittisimmät kipukohdat kumppanikanavan hyödyntämisessä liittyvät kumppanin myyntiputken näkyvyyteen sekä asiakaskokemuksen hallinnan puutteeseen. Selvityksen mukaan, jopa 84% B2B-yrityksistä kertoi, ettei heillä ole selkeää näkyvyyttä kumppanin myyntiputkeen. Vielä tätäkin huolestuttavampaa on, että vastanneista yrityksistä vain 21% kertoi, että heillä on täysi kontrolli heidän myyntikumppaneihinsa, jotka itseasiassa vastaavat yrityksen asiakaskokemuksen toimittamisesta.

Onko kumppaniverkoston rakentaminen kasvun vauhdittamiseksi sitten täysin uhkarohkeaa vedonlyöntiä asiakaskokemuksella, jossa talo voittaa aina? Ei missään nimessä, sillä riskit tiedostamalla voidaan välttää pahimmat karikot. Vaikka modernitkaan myynnin ja myynninjohtamisen työkalut eivät välttämättä tarjoa out of the box -installaatioina tukea kaikkiin em. ongelmien ratkaisuun, ne omaavat erinomaisen alustan nykyisten toiminnallisuuksien räätälöinnille sekä uusien lisätoiminnallisuuksien kehittämiselle.

Kumppanikanava räätälöitynä ratkaisuna

Lähdimme ratkaisemaan tätä ongelmaa asiakasyrityksellemme, joka toimii B2B-palvelumyynnissä ja hyödyntävät päivittäisessä toiminnassaan laajaa kumppanikanavaa. Kanava koostuu kahden tyyppisistä kumppaneista: suurempi osuus tukee myyntiä asiakkaan oman myynnin rinnalla ja heillä on olemassa asiakassuhteet suureen määrään yrityksiä ja lisäksi palveluiden tuotannossa avustavia kumppaneita.

”Lähtökohtaisesti pyrimme ratkaisuissamme aina hyödyntämään Dynamics 365 natiiveja toiminnallisuuksia niin pitkälle kuin mahdollista sen sijaan, että toteutuksesta tehtäisiin täysin irrallinen komponentti.”

Asiakkaallemme oli tärkeää saada parempi näkyvyys heidän loppuasiakkaisiinsa liittyviin kumppanisuhteisiin sekä kumppanien toimintaan asiakkuuksissa. Lisäksi oli tärkeää avata näkymää suoraan kumppanin tietoja tarkasteltaessa, mitä tarjouksia ja kauppoja kumppani on onnistunut toimittamaan asiakkuuksiin liittyen. Koska Dynamics 365 ei sisällä suoraan tukea tämän kaltaiseen prosessiin, otimme haasteen innolla vastaan ja siirryimme fläppitaulun ääreen pohtimaan ratkaisua.

Lähtökohtaisesti pyrimme ratkaisuissamme aina hyödyntämään D365 natiiveja toiminnallisuuksia niin pitkälle kuin mahdollista sen sijaan, että toteutuksesta tehtäisiin täysin irrallinen komponentti. Näin toimimalla lopputuloksesta saadaan yleensä huomattavasti kevyempi ja suoraviivaisempi toteutus, jossa ei menetetä mahdollisuutta hyödyntää D365 natiiveja toimintoja. Ratkaisumme pohjaksi luotiin ensin CRM:ssä oleville asiakkaille tyyppitieto, joka avaa yrityksen luonnetta: loppuasiakas vai kumppaniyritys.

Vaatimusten mukaan yhteen loppuasiakkaaseen voi määrittää maksimissaan kaksi kumppania liittyen myyntiin ja maksimissaan yksi kumppani liittyen tuotantoon. Toteutuksessa mallia laajennettiin siten, että eri vaiheisiin tuotiin mukaan mahdollisuus kumppanitietojen lisäämiseen.

Käyttäjien näkökulmasta katsottuna yritys voi itse tehdä myynnin suoraan loppuasiakkaalle ja tällöin kaupan kirjaus menee täysin normaalisti ja raportoituu kyseisen myyjän kaupaksi kyseiselle asiakkuudelle. Mikäli tarjoukseen tai kauppaan liittyy kumppani, niin tällöin lisätään mukaan kumppanin tiedot. Kumppanitietojen lisääminen tarjoukselle tai kaupalle on nopeaa, sillä kumppanilistaan haetaan vain kyseiseen asiakkuuteen linkitetyt kumppanit. Mikäli esim. sopimuksellisista syistä kumppani vaihtuu myöhemmin toiseen, jo aiemmin kirjatut kaupat ja tarjoukset sisältävät itsessään kirjatun kumppanin tiedot ja tämän datan tarkastelu on mahdollista myös jälkikäteen kumppanin mahdollisesti vaihduttua. Asiakkuuteen liittyvien kumppanuuksien hallinta on toteutettu suoraan asiakkaan tietojen kautta, mikä helpottaa prosessia huomattavasti.

Asiakkuuden kokonaisnäkyvyyden hallitseminen

Myynnin ja myynninjohdon näkökulmasta kumppaniriippumaton kokonaisnäkyvyys asiakkuuteen on erittäin tärkeää. Toteutuksessamme tämä huomioidaan siten, että mikäli tarkastellaan vaikka tietyn asiakkaan kauppoja, niin kauppalistaukseen tulee suoraan näkyviin niin kumppanikanavien kautta tulleet, kuin yrityksen itsensä tekemät kyseiseen asiakkuuteen kohdistuvat kaupat euroineen. Vastaavasti mikäli tarkastellaan kumppanin kauppalistausta, on sieltä nähtävissä suoraan kaikki loppuasiakkaat, joihin kyseinen kumppani on tehnyt kauppaa. Mikäli yrityksellä on runsaasti asiakkaita ja erilaisia kumppaneita, on näiden näkymien kokonaiskatselmointi ja lähempi tarkastelu kriittistä myynnin johtamisen kannalta.

”Myyntijohto voi siis tarkastella myyntiä myös yksittäisen kumppanihenkilön kontekstissa, mikä helpottaa kumppaniyhteistyötä ja myynnin johtamista.”

Natiivien toiminnallisuuksien hyödyntäminen toteutuksen pohjana tarjosi meille vielä yhden lisäulottuvuuden. Teknisesti molemmat kumppanit ovat samanlaisia, vaikkakin eriävät tyyppitiedoltaan, kuin loppuasiakkaatkin. Tämä mahdollistaa sen, että myös kumppaneille voidaan määritellä kontaktihenkilöt. Myyntijohto voi siis tarkastella myyntiä myös yksittäisen kumppanihenkilön kontekstissa, mikä helpottaa kumppaniyhteistyötä ja myynnin johtamista.

En väitä, että tämän tyyppisen ”kumppanimyynti -moduulin” asentaminen tulee ratkaisemaan itsestään kaikkia selvityksessä mainittuja huomioita ja huolenaiheita. Tämän tyyppisellä ratkaisulla on kuitenkin mahdollista saada huomattavasti kattavampi näkyvyys kumppanin myyntiputkeen sekä heidän toimestaan tekemään asiakkuuksien hoitoon ja hallitaan. Näiden avulla yrityksellä on käytössään huomattavasti paremmat lähtökohdat asiakaskokemusketjunsa hallintaan myös ydinorganisaation ulkopuolella.

Ajoin hiihtolomalla perheen kanssa 2000 kilometriä Lappiin ja takaisin. Ajamisen aikana tuli pohdittua monia asioita, joista haluan nostaa nyt esiin tämän: 20 vuoden aikana autoilu on helpottunut runsaasti – kiitos tekoälyn. Matkan aikana tapahtui monta asiaa, johon en itse vaikuttanut:

  • adaptiivinen vakionopeudensäädin piti etäisyyden turvallisena edellä ajavaan autoon
  • kaista-avustin pyrki pitämään auton kaistalla
  • kaistanvaihtovaroitin hälytti kuolleessa kulmassa autoon ajavasta autosta
  • automaattisesti säätyvät ajovalot varmistivat olevasta parhaan näkyvyyden pimeällä ilman että se häikäisisi vastaantulevia
  • parkkitutka varoitti takana sijaitsevasta lumipenkasta

Autoon istuttaessa autoradioon kutketyssä puhelimessa Spotify ehdotti perheelle musiikkilistaa, mikä pohjautui siihen mitä olemme kuunnelleet aikaisemmin. 20 vuotta sitten Lappiin ajaessa sain itse vaihtaa CD-levyä perheen toivomusten mukaan koko matkan ajan. Tilanne on todella muuttunut.

Tekoälyä monessa muodossa

Voimme siis helpottaa ja auttaa arkea ja elämäämme tekoälyn avuin monin eri tavoin. Tekoälyä voikin kuvata asioiden automatisointina. Asiat joita automatisoidaan voivat olla helppoja tai vaikeita, mutta usein niitä yhdistää se, että suuri ryhmä ihmisiä on niiden suorittamisesta samaa mieltä. Tällöin nämä on helppo automatisoida tehtäväksi koneen toimesta. Esimerkiksi turvaväli: tiedämme, että haluamme pitää turvavälin ja helpottaa auton parkkeerausta. Erinomainen toinen esimerkki on sähköpostissa oleva roskapostisuodatin, missä kone tunnistaa kaikista saapuvista sähköposteista roskapostin merkit täyttävät viestit ja laittaa ne omaan kansioon.

Happitin tuotekehityksessä olemme hyödyntäneet tekoälyä automatoisoimalla käännökset konekääntämisen avulla. Käännämme käyttäjälle kontekstissa esitetyn ohjeen kielen automaattisesti Microsoftin Azure kognitiivisten palveluiden avulla käyttäjän selaimen oletuskieleksi, joka usein onkin käyttäjän äidinkieli. Näin on mahdollista tuottaa ohjeita kuinka käyttää sovelluksia organisaation pääkielellä, kääntää se automaattisesti ja/tai manuaalisesti tunnistetuille muille kielille. Näin taas tarjoamme mahdollisuuden käyttäjälle lukea sisältöä omalla äidinkielellään. Palvelu on helposti integroitavissa esimerkiksi monikielisen intranetin sisällöntuotantoon, jossa ensimmäinen versio käännöksestä syntyy palvelun avulla ja se voidaan tarvittaessa korjata äidinkielenään kieltä puhuvan toimesta.

Koneoppiminen tuo myös asiakkuudenhallintajärjestelmässä olevan datan perinteisen analysoinnin lisäksi uusia mahdollisuuksia ennustaa tai suositella pohjautuen usean lähteen tietoihin. Järjestelmä voi suositella soittoa asiakkaalle, sillä sosiaalisesta mediasta on tunnistettu aktiviteetin laukaisevaa ärsykettä tai ihan vain, koska viimeisestä tapaamisesta on kulunut huomattavasti enemmän aikaa kuin muiden asiakkuuksien kohdalla on ollut yleistä.

Azure mahdollistajana

Microsoft Azure tarjoaa paljon luonnollisen kieleen, kognitioon sekä konenäköön liittyviä valmiita palveluita, jotka on helppo liittää osaksi omaa palvelua. Lisäksi tekstianalyysin avulla on mahdollista tunnistaa tekstisisällöstä avainsanat tallettaen nämä metatiedoiksi, konenäön avulla luokitella kuvat ja tunnistaa kasvot automaattisesti, käydä käyttäjän kanssa dialogia joko ääneen tai tekstinä botin avulla ja lista sen kuin jatkuu. Mietimmekin aktiivisesti, kuinka hyödyntää näitä omassa tuotekehityksessä ja asiakastoimituksissa. Autamme mielellämme teitä tällä matkalla tekoälyn soveltamiseen automatisoitavien tehtävien toteuttamiseksi.

Tekoälyn rooli

Kuulostaa mahtavalta. Mikä on kuitenkin tässä tylsää? Olemme mielestäni vielä hyvinkin kaukana Spike Jonzen Her-elokuvan visiosta, jossa päänäyttelija Joaquin Phoenix rakastuu tekoälyyn. Elokuvassa pelihahmo kettuilee päähenkilölle luonnollisen dialogin puitteissa samalla tavalla kuin poikani juttelee kavereidensa kanssa pelatessaan. Tekoälyn rooli onkin auttaa meitä, ei luoda tunteita. Toisaalta, Go-pelin mestari Lee Sedol varmasti koki suuria tunteita hävittyään viidestä pelatusta Go-ottelusta neljä Googlen AlphaGo-ohjelmalle. Häviöt arvioitiin johtuneen Leen henkisestä haavoittuvuudesta, mitä AlphaGo ei koneena kykene tuntemaan.

P.S. Lapin matkalla lumi peitti lopulta parkkitutkan ja etäisyystutkan, joten kaasua piti painaa ja pysäköidessä olla herkkänä. Meitä tarvitaan vielä pitkän aikaa vastaavien poikkeusten hallintaan.

Ilosanomaa innovoinnin ihanuudesta ja tarpeellisuudesta on toitotettu jo pitkään. Ihmiset ovat alkaneet jopa hieman ärsyyntyä koko ’innovointi’-sanasta. On otettu kiertoilmaisuja käyttöön, kuten ’ideointi’ tai ’avoin ajatustenvaihto’. Oikeastaan aivan sama mitä ilmaisua käytetään, tarve on edelleen olemassa. Kuinka moni teistä ’innovointi’-sanalle nenäänsä nyrpistelevistä on oikeasti tehnyt jotain sen eteen, että organisaatiossanne todella hyödynnetään koko henkilöstön luovaa potentiaalia kasvattamaan liiketoimintaa?

Yrityskulttuurien yleisimmät haasteet tänä päivänä liittyvät yrityskulttuurin menneisyyteen jämähtämiseen ja vaikeuteen sopeutua muuttuvaan markkinaan. Muutos ei ole uutta, vaan sitä on aina ollut. Muutoksen nopeus on vain kiihtynyt niin kovaksi, että yritysten ja yrityskulttuurien on vaikea pysyä mukana. Kilpailu kovista osaajista on kuitenkin niin kovaa, että houkuttelevan yrityskulttuurin rakentaminen on monesti välttämätöntä, jos yritys haluaa pysyä kiinnostavana.

Ideointia tukevassa yrityskulttuurissa toteutuvat seuraavat perusajatukset:

  • Usko työntekijöiden kykyyn luoda hienoja ideoita, jotka mahdollistavat yrityksen kasvun
  • Kannusta ajattelun monimuotoisuuteen ja ideoiden jakamiseen
  • Mahdollista työntekijöille aika luovuudelle ja ideoinnille
  • Koettele liiketoimintaa rohkeasti. Kilpailijat tekevät sen joka tapauksessa

Yleisimmät virheet ideointia tukevan yrityskulttuurin rakentamisessa ovat huonot palkitsemismallit ja ideoiden siiloutuminen. Ideointiin liittyvien palkitsemismallien tulisi kannustaa ideoiden synnyttämiseen, koska lopputuloksiin keskittyvät mallit johtavat helposti siihen, että kynnys ideointiin nousee. Ideoiden siiloutuminen on taas ideoiden monimuotoisuuden este ja vie yritykseltä pois ajatustenvaihdon potentiaalia. Organisaation yhteistyö ideoiden ympärillä tuottaa rikkaampia ideoita, kun eri taustaiset ihmiset ovat mukana ideoiden kehittämisessä.

On myös tärkeää pohtia, minkälaista ideoiden keräämistä, arviointia sekä hallitsemista tukevia prosesseja ja työkaluja yritys tarvitsee. Prosessit antavat sovitun tavan viedä idea ajatuksesta markkinoille. Työkalut taas mahdollistavat prosessin systemaattisen ja tehokkaan toteutuksen. Office 365 tarjoaa paljon palveluita, joiden avulla ideoita voidaan kerätä, arvioida ja hallita. Yritykselle sopiva ratkaisu suunnitellaan ja Office 365-palvelut valitaan ideointiprosessien pohjalta. Tässä muutamia esimerkkejä miten Office 365-palveluita voidaan hyödyntää osana ideointiprosesseja:

  • PowerApps: ideoiden keräys ja listaaminen, äänestäminen, lisätietojen keräys
  • Flow: ideointiprosessien vaiheiden automaattinen tiedottaminen, tiedonkulun ohjaus
  • Teams: ideoiden ympärillä tapahtuva keskustelu, ideoihin liittyvien tiedostojen kanssa tehtävä yhteistyö
  • Yammer: ideoiden ympärillä tapahtuva keskustelu
  • SharePoint: ideoihin liittyvien tiedostojen kanssa tehtävä yhteistyö, hallinnointinäkymät
  • Power BI: ideointiprosessien KPI:n visualisointi
  • Planner: ideointiprosessien tehtäväsuunnittelu
  • Forms: äänestys, lisätietojen keräys

Nyt kannattaa unohtaa se ’innovointi’-sanan parjaaminen ja tarttua mahdollisuuteen, jonka teidän oma henkilöstönne tarjoaa. Jos ja kun haluatte kehittää avointa ja ideointiin kannustavaa yrityskulttuuria, ottakaa yhteyttä, niin mietitään miten teidän Office365 investointia hyödyntämällä voidaan mahdollistaa ideointia tukeva yrityskulttuuri.