Artikkelit

Kukaan tuskin väittää vastaan tänä päivänä sanoessani, että työn merkityksellisyys sen tekijälle vaikuttaa lopulta tuottavuuteen. Uskallan myös väittää, että jokaisella on ollut hetkittäin kokemuksia, jolloin kyseinen merkityksellisyys on ollut hukassa ja työn tekeminen turhauttanut. Näin on käynyt joskus myös omalla kohdallani. Jaankin nyt oman tarinan työn merkityksellisyydestä, tuottavuudesta ja oppimisesta. Tarinan opetus on kuitenkin konkretisoitunut minulle vasta myöhemmin.

Kisälli ja mestari työssään

Tein ajokortin saaneena kesätöitä rakennusalan yhtiölle, jonka bisnes oli toteuttaa taloelementtejä ja kasata niistä asiakkailleen asumisen unelmia. Kesätyöhön kuului monenmoista tekemistä, mutta yksi toistuva tehtävä oli täydentää taloelementtitoimituksia pientarvikkeilla ja puutavaralla. Ajelin tämän vuoksi ympäri Etelä-Suomea erinäisillä rakennustyömailla. Tyypillisesti työpäivä alkoi Toyota Dynan avolavan lastaamisella. Kuormat olivat siinä määrin suuria, että lain määräyksiin piti kiinnittää huomiota kuormaa kiinnittäessään. Yhteistä rakennustyömaille suuntautuvien kuljetuskeikkojen aamuille oli, että mestari heilahti joka kerta paikalle, kun kisälli oli kuormannut auton. Työnjohtaja katsoi viiksiensä yllä tuulta halkovan nenän vartta pitkin kuormaa ja arvioi suoritusta. Auton kierrettyään tuli tuomio kisällille. Ensin suhiseva puhallus hampaiden välistä. Sitten pitkähkö ”njaah”. Ja lopuksi: ”kai sen voi noinkin lastata, mutta minä olisin…(lisää aina uusi ohje)”. Ja kyllä, se ketutti nuorta miestä kuin tuuli voi kiusata oravaa kuusenlatvassa tiputtaessaan sen kävyn, jota varten tuli kiivettyä kymmeniä metrejä.

Ketutuksesta huolimatta minä opin. Kesän lopulla kuormat näyttivät paljon paremmilta ja kiinnityksiin tuli käytettyä paljon vähemmän ”virityksiä”. Mestari opetti melkein kontekstissa antamalla välittömästi palautetta. Ja ajatella, jos tämän opin olisi saanut siinä vaiheessa, kun alkoi kuormaa kasaamaan. Työ olisi ollut tuottavampaa ja myös aiheuttanut merkittävästi vähemmän turhautumista.

Mitä jos tietotyössä oppiminen päivitettäisiin tähän päivään?

Tietotyön näkökulmasta, voimme tunnistaa samat haasteet. Olemme Cloudrivenillä toteuttaneet asiakkaillemme kymmeniä kyselyitä sekä yleisesti suorituksen johtamista tutkivia julkaisuja, joissa käy ilmi, että tietotyötä tekevillä juurikin palautesyklin hitaus ja palautteen määrä ovat olleet työntekijöiden keskeisin ongelma heidän oman kokemuksensa mukaan. Oppimista ja palautetta ei hyödynnetä riittävästi kontekstissa, silloin kun sitä eniten tarvittaisiin, joka johtaa turhautumiin ja tuottavuusvuotoihin.

Ongelma on voitettavissa kehittämällä tietotyön informaatiovirtoihin perustuvaa johtamista ja parantamalla työvälineisiin sidottua koulutusta, joka ei siis tapahdu enää erillisissä koulutustiloissa vaan osana arkea. Asiakkaidemme mukaan 98% työntekijöistä haluaa juurikin tätä, koska se on merkityksellisempi ja kivempi tapa kehittää osaamista.

Olemme myös Cloudrivenillä itse hyödyntäneet näitä keinoja toiminnassamme jatkuvasti. Maanantain läsnäpäivä ja viikkoplaveri on tarkoitettu nimenomaan yhdessä oppimiselle. Teknologiaa hyödynnämme digitalisoimalla kattaviakin koulutuskokonaisuuksia ketterän avun tarjoamiseksi digitaalisissa työympäristöissä. Oppimisen seurauksena vuonna 2017:

  • Yhteisöömme liittyi yli 10 uutta ammattilaista Suomessa, Keski-Euroopassa ja Meksikossa.
  • Myyntimme saavutti kovat vuositavoitteensa. Saavutuksesta kertoo se, että omat tavoitteemme ovat kasvusta huolimatta olleet aina aiemmin saavuttamattomia.
  • Cloudriven yhtiöiden yhteenlaskettu liikevaihto kasvoi noin 51 %:a edellisvuodesta
  • Pystyimme kehittämään toimintaamme vauhdikkaammin ja tarjoamaan vastuullisempia tehtäviä ihmisille. Työnkuvien kehittymisestä kertoo esimerkiksi Asta Kiisken ja Tuomas Kestin nimitykset johtoryhmän jäseniksi vastuillaan markkinointi ja CRM liiketoiminta.
  • Ja ennen kaikkea saimme toimittaa asiakkaillemme enemmän arvoa tuottavia ratkaisuja, josta viestii asiakaspalautteen lisäksi keskikaupan noin 40 % kasvu vuoteen 2016 verrattuna

Työelämän muutos on johtanut siihen, että osaamisen kehitys ei ole vain hauska harrastus vaan välttämättömyys. Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä jatkuva työstä ja työyhteisöltä oppiminen on siis sekä ihmisten fiiliksen että tulosten kannalta tärkeää. Samalla organisaatiot painivat kustannushaasteiden kanssa. Mestari ja kisälli tuntuu monelle kalliilta mallilta. Tietotyössä me kaikki olemme kuitenkin vuorotellen kisällin ja mestarin roolissa. Tietotyön tuottavuus syntyy nimenomaan siitä, että opimme ja oivallamme yhdessä ja erikseen bisnekselle merkityksellisten informaatiovirtojen äärellä. Tutkimuksen mukaan 70 % oppimisesta tapahtuu työssä, 20 % mentoreilta ja vain 10 % perinteisessä koulutuksessa.

Päivitä siis ajatus mestareista ja kisälleistä vuoteen 2018. Jos et ihmisten vuoksi, niin edes tuloslaskelmasi hyvinvointia ajatellen. Saat todennäköisesti silti tyytyväisemmät työkaverit ja lukujen valossa kehittyvän bisneksen samalla. Autamme mielellämme.

Ilmoittaudu mukaan to 8.2. maksuttomaan webinaariin klo. 9:00

Helmikuun webinaarissamme vieraaksemme saapuvat digitaalisen oppimisen asiantuntija Petteri Kallio ja ”Asiantuntijuutta asenteella – kasvu- ja sparrausryhmän” perustaja Johanna Lehtonen. Webinaarin isäntänä toimii Uuden työn asiantuntija JP Wirta. Tässä webinaarissa uudistetaan formaaleja työelämän koulutusmalleja  ja tarkastellaan verkostojen voimaa oppimisessa. Liity siis mukaan keskusteluun!

 Webinaarissa vastataan muun muassa kysymyksiin:

  • Miten yrityksen tulee tukea asiantuntijoidensa kokonaisvaltaista oppimista?
  • Mistä muodostuu hyvä oppimiskokemus työpaikalla?
  • Mitkä ovat tuoreimmat trendit työelämän digi-oppimisessa?

Viimeisen vuoden aikana olen asioinut useampaan otteeseen muun muassa Verohallinnon, Patentti- ja rekisterihallituksen ja jopa poliisin kanssa – muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta yleensä sähköisesti. Julkishallinnon verkkopalvelut ovatkin kehittyneet huimasti sitten 2000-luvun alun kauhuvuosien. Yksi pyhä lehmä on kuitenkin vielä kaatamatta, eikä huomioni varmasti tule lukijalle yllätyksenä: viranomaiset rakastavat lomakkeita.

“Julkishallinnon prosessien digitalisointi” onkin lähes järjestään tarkoittanut paperilomakkeista tutun käyttöliittymän siirtämistä näyttöruudulle. Tässä ei ole sinänsä mitään väärää, koska verkkolomake on oikein suunniteltuna tehokas tapa kerätä tietoa. Ongelmia kuitenkin syntyy, kun käyttäjä ei ymmärrä, mihin lomakkeen eri kentissä kerättyä tietoa tarvitaan ja mitä tietoa ja millä tarkkuudella kenttiin pitää syöttää.

”Toimistosihteeri ei enää korjaa paperilomakkeisiin tehtyjä pilkkuvirheitä.”

Kun julkishallinto sähköistää prosessejaan ja “hallinnollisesta itsepalvelusta” tulee uusi normi, vastuu tiedon oikeellisuudesta siirtyy yhä enemmän lomakkeen täyttäjän harteille. Toimistosihteeri ei enää korjaa paperilomakkeisiin tehtyjä pilkkuvirheitä. Siksi lomakkeen täyttäjän täytyy entistäkin paremmin ymmärtää, miksi ja miten tämä(kin) verkkolomake pitää täyttää.

Johtaja Jukka Moisanen Energiavirastosta vieraili lokakuussa Cloudrivenin Kannustava intranet -seminaarissa kertomassa, kuinka he ovat sähköistäneet omia sisäisiä prosessejaan. Energiavirasto otti syksyllä käyttöön TrainEngage Embed -ratkaisun, jonka avulla he ovat lisänneet SharePoint-lomakkeisiinsa kontekstiin sidottuja ohjeita ja pelillisiä elementtejä, jotka vetoavat ihmisen uteliaisuuteen. Moisasen arvion mukaan nämä pienet muutokset ovat jo nyt säästäneet viraston työaikaa yhden henkilötyövuoden verran: prosessi on yksinkertaistunut, eikä kirjauksia enää tarvitse erikseen tarkistaa, koska käyttöliittymään upotetut ohjeet opastavat käyttäjää syöttämään lomakkeeseen oikeat tiedot.

Hauskoja ja viihdyttäviä viranomaislomakkeista ei saa eikä varmasti pidäkään tehdä, mutta pienillä peleistä tutuilla elementeillä voidaan käyttäjän kiinnostusta ja huomiota ohjata haluttuun suuntaan. Esimerkiksi kertomalla käyttäjälle, että olet löytänyt vasta 65 prosenttia lomakesivun salaisuuksista, herätetään uteliaisuus. “Oli jännä huomata, miten pelillistetty järjestelmä huijasi minutkin tutustumaan asioihin, joita en ollut vielä suorittanut”, Moisanen kertoi kokemuksistaan.

”Virheen tekemisen mahdollisuus kasvaa tai käyttäjällä menee sormi suuhun ja turhautuminen iskee”

Kattavien kirjallisten ohjeistusten laatiminen on työläs prosessi, jonka hyötysuhde on valitettavan huono: suurin osa käyttäjistä ei lue etukäteen ohjeita, jolloin virheen tekemisen mahdollisuus kasvaa tai käyttäjällä menee sormi suuhun ja turhautuminen iskee. Perinteiset luokkahuonekoulutukset eivät myöskään ole kovin kestävä ratkaisu, koska opitut asiat unohtuvat nopeasti, jos niitä ei ole sidottu käyttökontekstiin.

Ohjenivaskojen ja koulutuspäivien sijaan pitäisikin keskittyä siihen, että käyttäjä saa kaiken tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen prosessin aikana: mitä jos veroilmoituksen täyttäminen olisikin kiehtova oppimisprosessi, eikä jokavuotinen pakkopulla?

Blogin julkaisi ensimmäisenä Microsoft 16.12.2016

Siniset keramiikkatalot, raitiovaunujen reitittämät kujat sekä kaduille aukeavat seafood-ravintolat saivat uutta elämää Lissabonissa, kun odotettu teknologia-alan tapahtuma Web Summit 2016 rantautui kaupunkiin viime viikoksi. Web Summit on Euroopan suurin teknologia-konferenssi ja tänä vuonna se keräsi yhteen yli 50 000 alan startuppilaista, yrityspäättäjää, investoijaa sekä poliittista vaikuttajaa. Myös meidän TrainEngage tiimi suuntasi kohti Portugalia. Halusin jakaa hiukan jälkitunnelmia kanssanne.

TrainEngage Embed valittiin tapahtumaan mukaan Alpha-yrityksenä tuhansien alkuvaiheessa olevien maailman potentiaalisimpien startupien joukosta. Kokemus ei todellakaan tuottanut pettymystä. Vaikka olemme teknologiayritys, on meillä Cloudrivenillä aina ollut keskeisenä painopisteenä ihminen. Teknologia on mahdollistaja, mutta sen käyttöönotto sekä ihmisten motivointi tulisi aina olla ensisijalla jokaisessa IT-hankkeessa. Kylmä totuus on, että huolimatta siitä, kuinka hyvin käyttöliittymä on suunniteltu, ovat monet järjestelmät kompleksisia tai ne päivittyvät nopealla tahdilla. Pahimmassa ja kovin useassa tilanteessa ei käyttäjä myöskään ole edes halukas ottamaan käyttöönsä uutta työkalua. Tuotekehitys tai loputon UI:n viilauskaan ei pysty tarjoamaan ratkaisua näihin haasteisiin.

Itse tapahtumassa oli melkoinen kuhina ja TrainEngage Embed sai osakseen suurta kiinnostusta asiakkaiden ja kumppaneiden keskuudessa SaaS-palveluiden osastolla. Tiimimme viimeaikaisen työskentelyn myötä TrainEngage valmennusratkaisu voidaan nyt upottaa yrityksen sovelluksiin, jolloin oppiminen mahdollistuu silloin kun henkilö todella kyseisiä tietoja ja taitoja tarvitsee. Motivointi hoidetaan pelillistämisen avulla. Lupauksenamme on tarjota nopeampi tapa kouluttaa ja sitouttaa henkilöstö yrityksen liiketoimintaprosesseihin sekä tehdä tämä huomattavasti edullisemmin kuin perinteisiä oppimismenetelmiä hyödyntäen. Loppujen lopuksi kyky uudistua ja omaksua tietoa nopeammin ovat yritykselle ratkaisevassa roolissa kilpailukyvyn säilyttämisessä digitaalisessa maailmassa.

Itselleni oli innostavaa keskustella muiden startup-kollegoiden sekä myös maailman johtavien organisaatioiden IT-päättäjien kanssa. Yksikään näistä henkilöistä ei myöskään väittänyt vastaan, etteikö uudet tavat kouluttaa henkilöstöä, kumppaneita tai asiakkaita ketterästi ja sen kokijaa aidosti hyödyttäen olisi tervetulleita yritysmaailmaamme. Web Summit ei siis jättänyt kylmäksi eikä Lissabon kaupunkinakaan ollut hullumpi paikka sitoa uusia verkostoja sekä nauttia siinä sivussa Etelä-Euroopan rennosta sykkeestä.

Managers Should Play a Bigger Role in Workplace LearningLähes kaikki organisaatiot ovat valmiita satsaamaan henkilöstönsä koulutukseen, ja henkilöstö osaa myös vaatia koulutusta. Syntyvien kustannusten eli kurssimaksujen, matkojen, majoitusten sekä työstä poissa olemisen oletetaan maksavan itsensä takaisin tyytyväisempinä työntekijöinä sekä tehokkaampana työnä. Siksi onkin erikoista, että vain harva organisaatio mittaa millään tavalla opittua ja sen soveltamista työssä tai yrittää aktiivisesti johtaa oppimista.

Liian monet koulutukset koostuvat edelleen pelkistä koulutustapahtumista, mutta onneksi sentään enenevässä määrin alkaa olla tarjolla myös kursseja, joihin osallistuja valmistautuu ja joiden jälkeen harjoittelua jatketaan esimerkiksi verkko-oppimisympäristössä. Tämä ei kuitenkaan riitä. Usein kursseilla opittua ei osata soveltaa suoraan käytäntöön ja omaan työhön. Tässä kohtaa esimiehen pitäisi osata johtaa oppimista.

Tutkimusten mukaan

  • 55 prosenttia työntekijöistä kokee koulutuksen täytäntöönpanon puutteellisuuden useimpien johtajien heikkoudeksi,
  • henkilöstö tekee töitä 57 prosenttia tuottavammin omasta tahdostaan, kun he ovat tekemisissä johdon kanssa ja oppivat jatkuvasti sekä
  • myyntikoulutuksissa opitun asian muistaminen paranee 63 prosenttia, kun myyntipäälliköitä käytetään koulutuksen vahvistamiseen.

Esimiesten pitäisi siis osallistua alaisensa oppimisprosessiin ja ohjata sitä, jotta opitut tiedot ja taidot saadaan organisaation käyttöön. Jotta näin tapahtuisi, tarvitsee mielestäni selättää kolme ongelmaa:

1. Kuinka saadaan unohdettua vanha tapa toimia?
2. Kuinka saadaan opittu asia pysymään muistissa?
3. Kuinka saadaan opittu asia sovellettua käytäntöön?

Ensimmäiseen kohtaan Janne esitteli keinoja viimeisimmässä blogikirjoituksessaan. Tapa muodostuu kolmesta osasta: vihjeestä, rutiinista ja palkinnosta. Päästäkseen eroon vanhasta tavasta, pitää ymmärtää ja tiedostaa nämä kolme elementtiä ja pyrkiä muuttamaan jokin osa.

Asioiden muistissa pysymiseen otinkin jo kantaa aiemmassa blogikirjoituksessani kertauksen merkityksestä oppimisessa ja muistamisessa. Opittua on kerrattava tai muuten se unohtuu. Esimies voi omalla toiminnallaan edesauttaa ja varmistaa, että alainen varmasti muistaa kerrata asioita ja palauttaa opittuja mieleen. Asettamalla oppimiselle tavoitteet voidaan varmistaa se, että koulutuksen aikana henkilö keskittyy oikeaan asiaan, osaa yhdistää oppimansa käytännön työhön ja saavuttaa tavoitteensa.

Käytäntöön soveltamisessa esimies on ratkaisevassa roolissa. Jos hänellä ei ole aikaa istua työntekijän kanssa alas ja käydä yhdessä läpi hankalia kohtia ja alaisen työssään kohtaamia ongelmia, on muitakin mahdollisuuksia. Esimies voi järjestää vertaisryhmiä, joissa henkilöt käyvät läpi oppimaansa ja oppivat täten muilta. Tällöin keskustelu on todennäköisesti jopa vapaampaa kuin esimiehen kanssa kasvokkain. Kolmantena vaihtoehtona on kahden työntekijän asettaminen työskentelemään yhdessä. Tällöin molemmat voivat täydentää toistensa oppimista ja opettaa uusia työtapoja. Tämä on erityisen tehokasta, jos henkilöillä on erilaisia taitoja.

Oppimista ei siis pitäisi rajata vain erikseen järjestettyihin tilaisuuksiin, vaan esimiehet pitäisi saada mukaan kehittämään ja suunnittelemaan oppimisprosessia. Kun esimiehellä on näkemys siitä, mitä taitoja ja tietoja alainen tarvitsee, pystyy hän ohjaamaan kursseilla opitut tiedot käyttöön ja auttamaan muistamaan kurssilla opitut asiat.

Kertaus on opintojen äitiKouluttajana minulta kysytään koulutuspäivieni harjoitteluosuuksien aikana monesti neuvoa ja apua asioihin, jotka olen vasta hetki sitten opettanut. Se saa minut usein miettimään, eikö oppija kuunnellut minua, sillä eihän asia noin nopeasti voi unohtua. Näin voisi luulla, mutta Ebbinghausin määrittelemän unohtamiskäyrän (forgetting curve) mukaan melkein 60 prosenttia kuuntelemalla opituista uusista asioista unohtuu jo ensimmäisen tunnin aikana.

Jos opittua asiaa ei palauteta mieleen tai kerrata, se unohtuu. Ensimmäisen oppimiskerran jälkeen parin päivän välein tehtävät kertaukset sekä kuukauden ja kolmen kuukauden kuluttua tehtävät muistiin palauttamiset auttavat opitun tiedon säilymistä muistissa. Viidellä kertauksella saadaan opittu asia pysymään mielessä; tämä edellyttää tietysti panostuksia koulutukseen, mutta investointi kannattaa.

Yritän aina mahdollisuuksien mukaan muuttaa opetustani siten, että suurin osa opetustilanteista on 70:20:10-teorian mukaista harjoittelua. Olen myös kovasti yrittänyt puhua koulutusten tilaajille kertauksen merkityksestä, mutta aina se ei ole tuottanut tulosta. Tämä tuntuu tietysti oudolta, kun otetaan huomioon unohtamiskäyrä: olemme valmiita investoimaan henkilöstön koulutukseen, mutta emme pitämään sitä yllä.

Hermann Ebbinghausin unohtamiskäyrä

Hermann Ebbinghausin unohtamiskäyrä

Olin erityisen tyytyväinen, kun sain ensimmäistä kertaa pitää kaksipäiväisen kurssin siten, että ensimmäinen päivä oli toukokuussa ja toinen elokuussa. Välissä oli itsenäisen harjoittelun (ja unohtamisen) aikaa. Vastaavanlaisen kurssin vedin myös elokuun lopussa ja syyskuun alussa.

Käytin jälkimmäisestä päivästä puolet ensimmäisen päivän asioiden kertaamiseen, ja kokemuksen perusteella malli on erinomainen! Huomasin eron koulutettavissa, ja sain myös positiivista palautetta. Tahti ei ollut liian kova, eikä uutta opittavaa ollut liikaa, joten asiat olivat omaksuttavissa, ja harjoitteluaikaa jäi runsaasti. Samalla oli puhetta, josko pitäisimme vielä myöhemmin yhden kertauskurssin, jossa tulisi taas vähän lisää uutta asiaa.

Koulutussuunnittelijoiden ja HR-henkilöstön kannattaisi miettiä ratkaisua siihen, miten opiskeltavaa asiaa olisi mahdollista kerrata riittävän monta kertaa, jotta se jäisi varmemmin mieleen. Kertauskurssien pitäminen on yksi keino ja toisena keinona voin suositella erilaisia sähköisiä työkaluja, jotka tukevat opitun kertaamista. Esimerkiksi kehittämäämme Habit-valmennusympäristöön voi rakentaa viikkoja tai kuukausia kestävän koulutusohjelman, jota oppija seuraa, opiskelee materiaalia, tekee tehtäviä, vastaa kysymyksiin ja palauttaa näin opittavaa asiaa jatkuvasti mieleen.

Kokeile vaikka itse! Jätä sähköpostiosoitteesi ja lähetän sinulle ilmaiset tunnukset laatimaani OneNote-koulutukseen.

[contact-form-7 404 "Not Found"]