Artikkelit

Cloudriven’s TrainEnage is taking part to Microsoft Turbopump

Cloudriven’s TrainEngage was selected to Microsoft Turbopump program for autumn 2017. The program aims in accelerating the growth of promising Finnish startup companies.

Paperinmakuinen käyttökokemus – voiko julkishallinnon sähköisistä asiointiprosesseista tehdä kiinnostavia?

Viimeisen vuoden aikana olen asioinut useampaan otteeseen muun muassa Verohallinnon, Patentti- ja rekisterihallituksen ja jopa poliisin kanssa – muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta yleensä sähköisesti. Julkishallinnon verkkopalvelut ovatkin kehittyneet huimasti sitten 2000-luvun alun kauhuvuosien. Yksi pyhä lehmä on kuitenkin vielä kaatamatta, eikä huomioni varmasti tule lukijalle yllätyksenä: viranomaiset rakastavat lomakkeita.

“Julkishallinnon prosessien digitalisointi” onkin lähes järjestään tarkoittanut paperilomakkeista tutun käyttöliittymän siirtämistä näyttöruudulle. Tässä ei ole sinänsä mitään väärää, koska verkkolomake on oikein suunniteltuna tehokas tapa kerätä tietoa. Ongelmia kuitenkin syntyy, kun käyttäjä ei ymmärrä, mihin lomakkeen eri kentissä kerättyä tietoa tarvitaan ja mitä tietoa ja millä tarkkuudella kenttiin pitää syöttää.

”Toimistosihteeri ei enää korjaa paperilomakkeisiin tehtyjä pilkkuvirheitä.”

Kun julkishallinto sähköistää prosessejaan ja “hallinnollisesta itsepalvelusta” tulee uusi normi, vastuu tiedon oikeellisuudesta siirtyy yhä enemmän lomakkeen täyttäjän harteille. Toimistosihteeri ei enää korjaa paperilomakkeisiin tehtyjä pilkkuvirheitä. Siksi lomakkeen täyttäjän täytyy entistäkin paremmin ymmärtää, miksi ja miten tämä(kin) verkkolomake pitää täyttää.

Johtaja Jukka Moisanen Energiavirastosta vieraili lokakuussa Cloudrivenin Kannustava intranet -seminaarissa kertomassa, kuinka he ovat sähköistäneet omia sisäisiä prosessejaan. Energiavirasto otti syksyllä käyttöön TrainEngage Embed -ratkaisun, jonka avulla he ovat lisänneet SharePoint-lomakkeisiinsa kontekstiin sidottuja ohjeita ja pelillisiä elementtejä, jotka vetoavat ihmisen uteliaisuuteen. Moisasen arvion mukaan nämä pienet muutokset ovat jo nyt säästäneet viraston työaikaa yhden henkilötyövuoden verran: prosessi on yksinkertaistunut, eikä kirjauksia enää tarvitse erikseen tarkistaa, koska käyttöliittymään upotetut ohjeet opastavat käyttäjää syöttämään lomakkeeseen oikeat tiedot.

Hauskoja ja viihdyttäviä viranomaislomakkeista ei saa eikä varmasti pidäkään tehdä, mutta pienillä peleistä tutuilla elementeillä voidaan käyttäjän kiinnostusta ja huomiota ohjata haluttuun suuntaan. Esimerkiksi kertomalla käyttäjälle, että olet löytänyt vasta 65 prosenttia lomakesivun salaisuuksista, herätetään uteliaisuus. “Oli jännä huomata, miten pelillistetty järjestelmä huijasi minutkin tutustumaan asioihin, joita en ollut vielä suorittanut”, Moisanen kertoi kokemuksistaan.

”Virheen tekemisen mahdollisuus kasvaa tai käyttäjällä menee sormi suuhun ja turhautuminen iskee”

Kattavien kirjallisten ohjeistusten laatiminen on työläs prosessi, jonka hyötysuhde on valitettavan huono: suurin osa käyttäjistä ei lue etukäteen ohjeita, jolloin virheen tekemisen mahdollisuus kasvaa tai käyttäjällä menee sormi suuhun ja turhautuminen iskee. Perinteiset luokkahuonekoulutukset eivät myöskään ole kovin kestävä ratkaisu, koska opitut asiat unohtuvat nopeasti, jos niitä ei ole sidottu käyttökontekstiin.

Ohjenivaskojen ja koulutuspäivien sijaan pitäisikin keskittyä siihen, että käyttäjä saa kaiken tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen prosessin aikana: mitä jos veroilmoituksen täyttäminen olisikin kiehtova oppimisprosessi, eikä jokavuotinen pakkopulla?

Blogin julkaisi ensimmäisenä Microsoft 16.12.2016

TrainEngage Embed herätti kiinnostusta globaalissa Web Summitissa

Siniset keramiikkatalot, raitiovaunujen reitittämät kujat sekä kaduille aukeavat seafood-ravintolat saivat uutta elämää Lissabonissa, kun odotettu teknologia-alan tapahtuma Web Summit 2016 rantautui kaupunkiin viime viikoksi. Web Summit on Euroopan suurin teknologia-konferenssi ja tänä vuonna se keräsi yhteen yli 50 000 alan startuppilaista, yrityspäättäjää, investoijaa sekä poliittista vaikuttajaa. Myös meidän TrainEngage tiimi suuntasi kohti Portugalia. Halusin jakaa hiukan jälkitunnelmia kanssanne.

TrainEngage Embed valittiin tapahtumaan mukaan Alpha-yrityksenä tuhansien alkuvaiheessa olevien maailman potentiaalisimpien startupien joukosta. Kokemus ei todellakaan tuottanut pettymystä. Vaikka olemme teknologiayritys, on meillä Cloudrivenillä aina ollut keskeisenä painopisteenä ihminen. Teknologia on mahdollistaja, mutta sen käyttöönotto sekä ihmisten motivointi tulisi aina olla ensisijalla jokaisessa IT-hankkeessa. Kylmä totuus on, että huolimatta siitä, kuinka hyvin käyttöliittymä on suunniteltu, ovat monet järjestelmät kompleksisia tai ne päivittyvät nopealla tahdilla. Pahimmassa ja kovin useassa tilanteessa ei käyttäjä myöskään ole edes halukas ottamaan käyttöönsä uutta työkalua. Tuotekehitys tai loputon UI:n viilauskaan ei pysty tarjoamaan ratkaisua näihin haasteisiin.

Itse tapahtumassa oli melkoinen kuhina ja TrainEngage Embed sai osakseen suurta kiinnostusta asiakkaiden ja kumppaneiden keskuudessa SaaS-palveluiden osastolla. Tiimimme viimeaikaisen työskentelyn myötä TrainEngage valmennusratkaisu voidaan nyt upottaa yrityksen sovelluksiin, jolloin oppiminen mahdollistuu silloin kun henkilö todella kyseisiä tietoja ja taitoja tarvitsee. Motivointi hoidetaan pelillistämisen avulla. Lupauksenamme on tarjota nopeampi tapa kouluttaa ja sitouttaa henkilöstö yrityksen liiketoimintaprosesseihin sekä tehdä tämä huomattavasti edullisemmin kuin perinteisiä oppimismenetelmiä hyödyntäen. Loppujen lopuksi kyky uudistua ja omaksua tietoa nopeammin ovat yritykselle ratkaisevassa roolissa kilpailukyvyn säilyttämisessä digitaalisessa maailmassa.

Itselleni oli innostavaa keskustella muiden startup-kollegoiden sekä myös maailman johtavien organisaatioiden IT-päättäjien kanssa. Yksikään näistä henkilöistä ei myöskään väittänyt vastaan, etteikö uudet tavat kouluttaa henkilöstöä, kumppaneita tai asiakkaita ketterästi ja sen kokijaa aidosti hyödyttäen olisi tervetulleita yritysmaailmaamme. Web Summit ei siis jättänyt kylmäksi eikä Lissabon kaupunkinakaan ollut hullumpi paikka sitoa uusia verkostoja sekä nauttia siinä sivussa Etelä-Euroopan rennosta sykkeestä.

Cloudriven voittoon HPR:n 2016 paras SharePoint ja Office 365 demo-kisassa

Meillä Cloudrivenillä oli ilo päästä haastamaan kollegoita ja yleisöä maineikkaassa Paras SharePoint / Office 365 demo-kisassa – ja niinhän siinä kävi, että ”poika” tuli kotiin.

Pojoja ja palkintoja: pelillistetty palkitseminen työpaikalla – katso 25.5. webinaaritallenne!

Onko pelillistämisestä palkitsemismalliksi? Toukokuun TrainEngage Studio Webinaarissa aiheesta keskustelivat Pojopörssin kehittäjät Tuula Sillanpää ja Petri Tervevuori Fonectalta sekä Henkilöstöjohdon ryhmä – HENRY ry:n puheenjohtaja Wiki Wikström. Keskustelua isännöi Cloudrivenin toimitusjohtaja Jukka Koskenkanto.