Dynamics 365 - Kenttätyö

Yhdistä kenttätyö yrityksesi digitaalisiin prosesseihin Dynamics 365 Field Servicen ja Power Platformin avulla

Kenttätyön digitalisoinnilla pyritään liittämään kenttätyöntekijöiden, kuten huoltomiesten, kuljettajien ja asentajien, työprosessit osaksi yrityksen liiketoiminnallisia prosesseja. Olennainen tavoite on saada tieto liikkumaan molempiin suuntiin mahdollisimman reaaliaikaisesti, jotta digitaalinen seuranta ja yhteisten prosessien kehittäminen käyvät mahdolliseksi. Kenttätyön tuen ja joustavan ohjauksen edellytyksiä ovat muun muassa yhteiset taustajärjestelmät, mobiililaitteiden sujuva käyttö kenttätyössä, tuki töiden ja resursoinnin suunnittelulle, reititystoiminnot, sekä ylläpito- ja huoltosopimusten tehokas hallinta.

Tässä tekstissä pohdimme saumattoman kokonaisuuden rakentamista Microsoft Field Servicen ja Power Platformin kyvykkyyksiä hyödyntäen ja yhdistäen. Pohdimme myös erilaisia toteutusvaihtoehtoja erilaisten organisaatioiden tarpeisiin. Field Service tarjoaa erittäin kattavan paketin kansainvälisestikin toimiville organisaatioille. Pienemmille organisaatioille Power Platformin päälle rakennettu täsmäratkaisu saattaa olla riittävä ja kustannustehokkaampi ratkaisu.

Mikä on Dynamics 365 Field Service?

Dynamics 365 Field Service mahdollistaa kenttätyön ratkaisujen tehokkaan toimittamisen asiakkaan kenttätyötä vaativiin toimipaikkoihin, kuten tehtaisiin, varastoihin ja työmaille. Alla oleva kuva avaa Field Service -ratkaisun keskeisiä komponentteja.

Kuva 1: Field Service -sovelluksen keskeisiä kyvykkyyksiä.

Field Service tarjoaa suoraan paketista valmiiksi rakennetun konseptin, integroituvan tietomallin, joukon sovelluskomponentteja (selain- ja mobiilikäyttöön) ja automaatioita, jotka ovat Dataversen ja Azure-kyvykkyyksien kautta laajennettavissa ja mukautettavissa organisaation tarpeisiin soveltuvaksi. Myös itsepalveluportaalin rakentaminen on mahdollista, ja niiden toteutuksessa on mahdollista hyödyntää Microsoftin tarjoamia asiakas- ja kumppaniportaali -templateja. Field Service -template on tällä hetkellä preview-vaiheessa.

Keskeisimpiä Field Servicen tarjoamia mahdollisuuksia ovat:

  • Kenttätyön joustava ohjaus tehtyjen tilausten, vikailmoitusten, ja/tai sopimuksiin pohjautuvan tiedon pohjalta siten, että suunnittelu on dynaamista ja perustuu kulloiseenkin resurssi- ja työtilanteeseen yksittäisen työpäivän aikana.
  • Tuki kenttätyön tekemiselle ja tuelle mobiililaitteita hyödyntäen, esim. toimeksiannot reititettynä kartalla, tehtäviin liittyvät ohjeistukset / kuittaukset
  • Resurssien optimoinnin helpottuminen yhteisen alustan hyödyntämisen myötä. Tämä näkyy työajan tehostumisena ja hukkareissujen eliminointina.
  • Ylläpito- tai huoltosopimusten kannattavuusseurannan mahdollistaminen.
  • Toimeksiannon luonteeseen liittyvän tiedon rikastaminen esimerkiksi kuvien ja videokuvan avulla. Tämä tukee yhteistä oppimista ja parempia lopputuloksia.

Valmisratkaisut vastaavat harvoin sellaisenaan asiakaskohtaista tarvetta. Field Service -projekteissakin törmätään usein mukautustarpeisiin, liittyen esimerkiksi

  • Raportointiin – vakioraportit eivät välttämättä riitä toimeksiantojen statuksen seurantaan henkilökohtaisella ja/tai organisaation muilla tasoilla.
  • Helppokäyttöisyyteen – Vakiomuotoiset sovellukset eivät kaikilta osin aina täytä helppokäyttöisyysvaatimuksia, tai ne eivät esimerkiksi tuo riittävän selkeästi esille työn tekemisen tavoitteita ja/tai yhteisiä toimintatapoja. Nämä asiat saattavat aiheuttaa haasteita sovellusten käytön jalkautuksessa.
  • Dokumenttien hallintaan – Dynamics-sovellusten valmispiirteet eivät välttämättä aina palvele kokonaisuutta, jossa esimerkiksi sopimuksia halutaan luoda ja hallita tehokkaasti ja helppokäyttöisesti koko niiden elinkaaren ajan.

 

Miten näitä Field Service -ratkaisuja sitten mukautetaan asiakkaan tarpeisiin? No Power Platformin avulla tietysti!

 

Power Platformin avulla voit laajentaa Field Serviceä, tai toteuttaa pienemmän mittakaavan ratkaisun kokonaisuudessaan

Microsoft-ekosysteemin vahvuuksiin kuuluu se, että nykyinen Dynamics 365 Field Service on rakennettu Power Platform -teknologialla, Dataverse-tietovarastoa hyödyntäen. Näin ollen myöskin Field Servicen mobiilisovellus on Power Platform -sovellus.

Kuva 2: Field Service (Dynamics 365) -mobiilisovellus

Voimmekin hyödyntää Power Platform -teknologiaa mukauttaessamme Field Service -käyttöliittymiä ja ratkoessamme edellisessä kappaleessa kuvattuja haasteita.

Raportointitarpeita voimme taklata esimerkiksi Power Automate -työnkuluilla ja/tai Power BI -raporteilla, joilla voidaan joustavasti täydentää vakiomuotoisia Dynamics-koontinäyttöjä.

Helppokäyttöisyyttä voidaan parantaa Canvas-pohjaisten Power App -sovellusten avulla. Voimme esimerkiksi

  • Hyödyntää Cloudrivenin MVP Terho Antilan toteuttamaa aikataulun hallintaratkaisua osana Field Servicen skedulointinäkymää. Tällöin aikataulutettuihin elementteihin voidaan esimerkiksi koostaa dataa prosessin kannalta merkityksellisistä tauluista tai lähdejärjestelmistä, ja visualisoinnissa voidaan huomioida mahdolliset erityistarpeet.
  • Mukauttaa Field Servicen -mobiilisovellusta erilaisin keinoin, jotta esimerkiksi käyttäjän usein tarvitsemat toiminnot ja mittarit ovat helpommin saatavilla.

Dokumenttien hallintaan on mahdollista kehittää hyvin monimuotoisia ja helppokäyttöisiä ratkaisuja, yhdistämällä Power Platformin ja Office 365 -alustan piirteitä, kuten kirjoitimme aiemmassa sopimusten hallintaa käsittelevässä blogissamme

 

Power Platform -vetoinen kenttätyön ratkaisu

Pienelle organisaatiolle Field Service saattaa olla yksinkertaisesti liian laaja ja tarpeettoman kallis kokonaisuus. Jos tarve painottuu 5-10 prosenttiin Field Servicen sisältämästä toiminnallisuudesta, voi olla fiksumpaa rakentaa kevyt ja helppokäyttöinen kokonaisuus Power Platformin kehitystyökaluilla. Juuri tällaisen harjoituksen teimme viime marraskuussa Cloudrivenin omassa Hackathon -tilaisuudessa, jossa rakensimme kuvitteellisen firmamme kenttätyön tarpeisiin ketterän ratkaisurungon yhden kokonaisen työpäivän aikana.

Luit oikein, rakensimme kenttätyön ratkaisulle Power Platformin  avulla toimivan rungon yhden työpäivän aikana!

Tiivistetysti

  • Rakensimme yksinkertaisen (mutta ihan nätin) canvas-sovelluksen, jonka avulla voi kirjata havaintoja / korjaustarpeita.
  • Toteutimme sovelluksen, jolla havaintoja voi seurata , sekä kuitata niitä tehdyksi, hyödyntäen toimeksiannon metatietoihin mäppäytyviä ohjeita.
  • Konfiguroimme Dynamicsiin asiakaspalvelun toimintaa tukevan asiakaspalvelukokonaisuuden (kyllä, Dataverse on tämänkin ratkaisun tietovarasto)
  • Hyödynsimme Teamsia ja SharePointin elementtejä rakentaaksemme viestinnän ja dokumenttien hallinnan näkökulmasta sujuvan työskentelyprosessin.
  • Teimme kevyen Power BI -raportoinnin keskeisten seurantatarpeiden tueksi.

Kuva 3: Hackathonissa rakennettu korjaajan Power App -sovellus (jota on hieman visuaalisesti siistitty Hackathonin jälkeen).

Kun tehdään yllä kuvatun kaltainen ratkaisu, keskitytään olennaiseen ja pyritään rakentamaan toimivat työkalut täsmälleen prioriteettilistan kärjessä oleville tarpeille (MVP-versio, Minimum Viable Product). Tällöinkin on tietysti olennaista valita myös pitkässä juoksussa oikea polku, niin konseptin kuin arkkitehtuurin ja jatkokehitystarpeidenkin näkökulmasta. Eritoten kokonaisuuden linkittyminen muihin ydinprosesseihin ja data-arkkitehtuuriin on syytä puntaroida huolella. Mitä moniulotteisempi prosessin visio on (pitääkö huomioida resursointi, skedulointi, sopimukset, ennustaminenkin..?), sitä järkevämpää on lopulta hyödyntää valmisratkaisuja – kuten Field Serviceä, joka on vieläpä sujuvasti laajennettavissa.

 

Ja hei: yhdessä päivässä ei tuotantokäyttöön valmiin kenttähuollon kokonaisratkaisun tekeminen onnistu keneltäkään!

 

Me saimme kuitenkin yhdessä Hackathonissa, neljän tiimin voimin, aikaan toimivan POC-version, joka todisti ratkaisun toimivaksi ja mahdollisti koekäytön ja prosessin jatkovisioinnin. Tuloksellisen päivän mahdollisti etukäteen valmistellut skenaariot, ja sen taustalle muodostettu arkkitehtuurivisio ja tietomalli. Hackathonin jälkeen kokonaisuutta on edistetty pala palalta muun muassa ulkoasun ja erillisten toiminnallisuuksien osalta.

Kuinka edetä kenttätyön hankkeiden kanssa?

Ennen teknologiavalintaa on tärkeätä tunnistaa oman organisaation tarpeet niin liiketoiminnan, omien työntekijöiden, kuin myös asiakkaiden ja kumppaneiden näkökulmasta. Tästä kokonaisuudesta on mahdollista jatkojalostaa arkkitehtuurivisio ja fiksuja valintoja, jotka kantavat vuosien päähän.

Me autamme tässä tarpeen kiteytyksessä, kuten myös Field Service ja/tai Power Platform -vetoisten kenttätyön ratkaisujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Hackathon voi olla liikkeellelähdössä mainio eteenpäin vievä voima.

Olemme järjestämässä loppukevään aikana aiheeseen liittyvää aamiaistilaisuutta – tästä tiedotamme pian tarkemmin. Jos kiinnostuit, ota yhteyttä!

 

Kirjoittajat

  • Olen "kädet savessa"-prosessikehityskonsultti. Haluan, että työni tuloksena asiakkaani saavat saumattomampia prosesseja ja sujuvampaa työtä - fiksujen ja askel kerrallaan kehitettyjen teknologiaratkaisujen avulla. Työkalupakistani löytyy mm. Power Platform -teknologiaa, konsepteja, käyttäjälähtöisen kehityksen menetelmiä, jakoavain ja ruuvimeisseli.

  • Power Platform -teknologiaan keskittyvä konsultti, jolle erityisesti D365 Field Service on tullut tutuksi vuodesta 2017. Saumattomat prosessit ja sujuvampi arki - ovat työni tavoitteita.